卫生计生监督档案管理现状与改进的建议探讨

李洁

摘 要：卫生监督档案管理活动是卫生监督机构履行管理功能而进行的全面记录，完成文件规范化管理将促进卫生监督机构业务活动顺利进行，卫生监督档案有一定的社会特征，它的内容非常广泛，当今卫生监督档案管理仍然存在一些缺点。本文对卫生监督档案管理进行了探讨，并提出了一些管理改进策略，希望对提高卫生监督档案管理的水平有所帮助。

关键词：卫生计生；监督；档案；改进

在日常的工作之中，卫生档案管理的主要内容就是采集各种卫生系统的工作信息，并记录入库，这些信息就成为了卫生系统运行的日记，记录下了卫生系统运行的真实情况。不仅如此，这些档案更是卫生系统的宝贵财产，可以为管理人员深入了解卫生系统作为重要的参考，为提高系统的工作率打下坚实的基础。想要做好卫生档案的管理工作，要从两个方面同时入手，即“硬件方面”和“软件方面”，在日常的工作之中，要敢于使用新的想法，新的制度，解决健康问题以及在工作文件管理上的困难，并严格按照有关法律法规，加强档案工作的制度建设。

1 卫生计生局档案室管理的模式

档案管理的模式与许多大大小小的单位管理性质相同，都是有很多的模式，很多的机构，每个人有自己的分工，从现有的管理视角来看，主要有以下几个方式：

一是卫生计生监督机构有自己独立的单位，独立的管理房间，专职的档案管理员以及档案可以存放的仓库，用来存储信息保护信息的安全。二是卫生监督机构只设立单独的库房用于存储档案，管理人员的办公室设置在库房之中，办公存储一体化，行政人员即是工作人员，也是监督人员。

2 卫生监督档案的收集途径

上级下发的各类信息资料，如重大自然灾害、疫情等突发事件的资料，应按标准要求及时重新归档。这些材料可以在领导决策过程中提供必要的参考，同时，卫生技术人员也可以在实际工作中使用这些材料作为参考，使之有章可循，有章可循。为了在第一时间获得有价值的信息，卫生监督部门不仅要进行正常的业务监督，还要积极参与各种社会活动，如每年举办的健康主题宣传日活动、在社区和工厂举办的专题讲座等。通过这些不同类型的社会实践活动的开展，可以获得第一手资料，进行汇总和归档，使卫生监督档案更加充实和完整。

3 卫生档案管理工作中存在的问题

卫生监督档案管理内容和职责包括积极参与制定的单位的管理规章制度，各部门人员的人事档案卫生系统和其他类型的文件材料的收集、整理、归档，文档和使用，同时还需要做好移交的档案工作，充分利用现有人力资源，物质资源，不断提高档案管理的水平。除此之外还要积极地开发新的计算机技术，利用数字化的手段提高档案管理的水平。然而目前的卫生系统并没有高效率的运行，除了有效的管理手段的缺乏，还体现在以下的几个方面：

3.1 计生卫生监督管理人员素质存在问题

卫生监督档案的管理不是一件简单的工作，繁琐以及复杂的档案需要一定耐心以及体力，更需要具有一定专业化知识的人员来做。而基层人员大都利用空余时间来进行档案的管理工作，这就导致无法提供有效、正确的档案。造成这种情况的原因有二：首先，作为一个基层结构，其年支出较少，主要用于其他主要工作，档案管理的年费较少，导致实际的工作效果不理想；第二，在基层的档案管理人员主要是中老年人，年轻人比较少，老年人往往难以承受工作压力，导致档案管理效率低下、管理松散等，影响了档案管理工作。

3.2 档案管理人员调整過于频繁

由于社会和经济发展，过于单调乏味的工作内容和待遇低，以及不断进步的国家“卫计整合”和规划整合工作，基层管理人员的计划生育管理站有一个很大的变化，尤其是村村级管理人员的变化非常频繁。作为一种管理工作，并有很强的职业精神和连续性的政策，频繁的人事变动对计划生育医学档案的管理有很大的影响，其工作的顺利有效的发展由于频繁的人事调动大大降低了档案管理的工作效率和速度。同时，频繁更换工作人员很难进行有效而又全面的交接工作，而且很容易出现数据丢失等情况，对档案管理的顺利进行有非常消极的影响，导致大多数工作不能顺利进行。

3.3 设备落后，缺少信息化管理

目前，大部分卫生系统的文件管理工作依靠手工操作，包括文件的收集、整理、输入等，都是以档案的形式进行的，使用手工查找速度缓慢。这就导致了档案的保存受到了很大的限制，不仅缺乏足够的储存空间，也没有充裕的时间进行保存管理，档案的检索也没有办法高效率的进行。卫生系统的管理工作没有适应现代数字化的发展，缺乏计算机的辅助，仅仅依靠人工是没有办法跟得上现代化的大量的工作需求。管理人员缺乏信息化的技术，也缺乏对卫生系统的了解，这就严重的阻碍了卫生档案管理的现代化数字化进程。此外，一些科室盲目的进行投资，将经费的重点放在制度的建立以及文化的建设，而对实用性的基础设施置若罔闻，这就导致了经费的浪费，设备的更新换代缓慢。纸质的档案极其容易丢失，不利于保存，如果档案一旦丢失或者泄露，这就会给卫生机构带来很多的不变。现今对于卫生机构档案管理工作，重点是如何利用信息化，来保障档案的安全。

4 改进卫生计生监督档案管理工作的措施

4.1 完善制度建设，强化执行实效

在新时代的环境之下，卫生和计划生育委员会的档案管理工作想要实现质的突破，要实现科学发展、可持续发展，这要求我们必须遵守管理制度，建立健全的机制和管理体系，以便卫生和计划生育委员会档案管理系统是完善的，能够高效的运行。

4.2 提高管理站相关人员的档案管理意识

计划生育工作的监督管理是一种直接向公众和服务群众的基层工作，文件管理监督是非常重要而且必要的计划生育管理工作内容，因此应当不断提高相关工作人员的管理意识，使他们了解在计划生育管理工作和监督管理中档案管理的重要性。提高防范意识，一方面，需要在计划生育相关管理部门的监督管理进行相关的专业培训课程管理，安排相关人员进行必要的培训，定期安排专业人员工作任务的管理，同时可以进行相应的检查工作，定期确保员工能更深入、清晰地了解档案管理工作。同时，根据相关文件和政策，安排管理人员学习和理解，分发书籍、光盘和其他学习材料，以确保他们可以充分和有效地学习相关内容，提高对档案管理的理解和认识，增强他们的责任感。

4.3 促进卫生监督档案管理的信息化发展

利用先进的信息网络技术对卫生监督档案进行管理，信息化的发展不仅可以及时有效地对各类档案进行编号，编号工作虽然比较繁琐，但是对于提高卫生系统的检索以及利用效率的提升有划时代的意义，传统档案逐渐向电子档案转变；在存储文件时应选择容量大的存储设备，还应做好数据备份工作。通过智能管理软件实现对档案的实时访问，并按照档案标准的要求，建立完善的专业信息平台，使档案的检索、编纂和研究能够实现网络化的发展。

5 结束语

随着档案管理模式改革和实践的发展，社会对于卫生机构的档案管理模式有着不同于以往的关注，然而，现今的卫生机构的档案管理还存在一定的局限性，对信息化的理解不够导致难以适应现代化社会信息暴增的需求，因此，档案管理模式的改革还有很长的路要走，我相信，随着时间的推移，档案工作将能够发挥其更大的优势。

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