卫生计生监督机构档案管理工作的创新发展思路探索

李岩

摘 要：随着我国经济的快速发展，公共卫生系统发生了巨大的变化，传统的档案管理已不能满足卫生监督机构的需要。目前，卫生监督机构的工作已经有了新的发展，档案管理也开始进入新的发展阶段。然而，根据卫生监督档案管理机构的实际情况，由于缺乏对管理意识形态有先进认识的档案管理人员，以及不能及时处理档案管理工作出现的问题，导致档案管理进展缓慢，影响卫生监督机构的功能。如何做好卫生监督机构档案管理工作，使档案管理工作规范化、严谨化，已成为许多科研人员面临的问题。

关键词：计生；监督；档案管理；创新

卫生监督档案管理主要内容是各种案例研究的原始数据记录和有关部门的安全运行状态，它可以直接反映出卫生监督部门工作的系统性和完整性，数据资源和与科学研究活动的数据同样重要。我国目前正处于快速发展经济的阶段，国家医疗体制的改革，也对卫生监督机构的档案管理带来了新的挑战，如何应用新的技术，新的手段，使卫生档案监督档案机构能够走向信息化、规范化和科学化管理，已成为卫生计生机构管理的重点。

1 卫生监督档案的概念及作用

生监督的档案管理在卫生督查以及卫生抽检的过程中是一项重要的信息来源，也是制定奖惩措施，保证公平的重要来源。是一系列的卫生监督机构的管理活动记录，这些数据文件的实用价值和保存价值非常高，还可以督促卫生监督机构不断提高工作质量水平。卫生监督档案在卫生监督管理中的作用主要体现在以下几个方面。

1.1 为执法管理人员提供工作上的依据

卫生监督管理的发展与广大人民群众的生命健康息息相关。他可以体现在公共场所的卫生保健、传染病和消毒管理监督与人们的日常生活中，在市场运作的过程中，如果伤害人们的卫生权利，执法人员将需要在法律的基础上去调查问题，在市场监督和监控的条件下去操作，处理违法行为和惩罚，保障人民健康权益。

1.2 为领导阶层的决策提供依据

近年来，卫生执法力度不断加强，并提出了一系列行之有效的措施。这些措施的提出有赖于大量卫生监督信息的参考。只有及时、深入地研究和分析这些信息档案，才能找到解决问题的正确途径，真正加强监督执法。

1.3 为修改卫生法律、法规提供数据依据

现代化社会的快速发展对卫生监督档案管理领域的发展带来了变革，原有的卫生律法以及法规需要不断完善，为了跟上时代的步伐，有必要在原有的基础上进行科学的修改。

2 卫生监督档案管理工作中存在的问题

2.1 卫生监督档案管理人员素质不高

我国的卫生监督和管理人员仍然无法认识到档案管理的重要性，一些当地的卫生监督管理部门甚至雇佣一些业余人员实现档案管理，这些人无法清楚地理解档案管理的重要性，没有及时保存档案，档案管理模式已经滞后了。此外，许多档案管理人员自身知识体系不健全，并主要有以下问题：对待档案管理的不正确思维和态度，没有形成档案管理的意识，不能合理判断档案管理的价值，从而导致许多档案管理收集和安排过程中存在问题。此外，虽然有些地方已经采用了电子管理，由于自身水平较低，无法熟练掌握数字电子技术，在实际管理中经常出现各种各样的问题，这直接影响文件管理的效率。

2.2 档案管理意识淡薄， 档案利用效率低

近年来，虽然各级卫生监督机构通过《档案法》进行宣传，建立并完善各级网络的文件管理，但相关人员，特别是一些领导干部档案管理意识薄弱，认为档案工作可有可无的，仍然存在“阳奉阴违”的思想，未从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和相关人员的必要性，随意将档案资料存放在自己办公室抽屉内，导致档案资料丢失或损坏。此外，由于缺乏关注档案的相关领导，工作标准的实施不到位，档案信息资源开发不足，导致低效率的档案利用率，因此影响档案工作的发展，影响了档案的标准化的改进。

2.3 卫生监督管理流程不完善

在档案的入库初期缺乏有效的监督管理。因为对于相关的文件绑定和安排，没有对特殊档案进行系统的分类，在使用档案的输出环节，缺乏有效的记录和管理。假如有人转移阅读相关档案时，缺乏及时的登记和记录，导致咨询人随意浏览档案，甚至随意拿走、流通阅读、丢弃，更多的不能爱护档案，无法满足及时归还的要求。这些现象会导致档案的丢失，影响档案的完整性，直接导致档案中的信息不对称、信息遗漏和缺失的现象。

3 卫生监督档案管理的完善策略

3.1 提高卫生监督档案管理的工作水平

在特定的卫生监督档案管理工作过程中，相关记录管理人员需要对工作有足够的重视，全面了解卫生监督档案使用价值，根据本单位实际情况，建立了一个特殊的文件管理办公室，同时通过一个特殊的文件管理器负责本单位文件数据收集、整理和归档工作。此外，还需要进一步明确相关管理制度，细化，使管理人员可以明确自己工作的职责，实现责任化的管理模，实现不同类别的统一和卫生监督档案管理的统一，管理人员主要负责收集、整理、档案保存工作等等，还包括检索软件系统的建立和档案利用服务等。这些卫生监督的实施过程中包括文件管理的基本工作，除了一个文件有足够的专业技术人员，还需要注意是确保文件数据收集的及时性和全面性，文件应该还需要注重保持的安全性，严格的管理可以防止文件的保密内容泄露，所以应当加强档案管理的安全性。

3.2 完善卫生监督机构档案管理制度

由于卫生监督机构的档案来源众多，涉及的部门和人员也非常广泛，在这样的环境下，很容易让管理杂乱起来。在此基础上，建立科学合理的档案管理体系就显得尤为重要。如果没有一组完美的规章制度来管理和规范卫生监督机构的档案，后期将很难确保档案收集到的信息的完整性，它可能会导致数据资源的损失，这将给档案管理带来巨大困难。因此，卫生监督机构必须充分结合自身的档案管理情况，制定符合自身发展的管理制度。在制定管理体系的阶段，应当根据实际需要创建一个特殊的文件管理部门，每个人的管理工作都落实到责任制，这是非常有用的文件管理内容。

3.3 加快档案信息化建设步伐， 提高档案现代化管理水平

加强档案现代化管理，充分发挥档案信息的功能，是促进卫生监督可持续发展的基本措施。加大資金投入，要按照国家有关档案室建设标准和档案行业标准规范，配备完善的档案软硬件设施，大力引进现代技术设备，充分利用计算机管理，实现档案管理自动化、现代化。档案信息的充分发挥整体功能，各级卫生监督机构应实现高质量的服务，档案信息资源网络规划、设计、管理和运行到卫生监督机构信息技术总体规划，统一安排和实施，重点加强档案信息的电子和网络建设，利用档案信息的方法，扩大档案信息的使用空间，提高档案信息的使用效率。

4 结束语

卫生监督机构负责的主要是公众健康、疾病防治、以及保障环境卫生等方面的工作，而且其每年的档案信息都要更新很大的数量，对于监督、录入档案工作都是较大的挑战。为了方便存储，提高工作效率，卫生监督档案工作需要不断的完善技术以及制度和管理办法，根据实际的业务需求，探索合理的监督制度，使其能够适应时代的高速发展，为卫生监督事业的规范化、标准化以及长期发展贡献自己的力量，是卫生监督机构的工作质量不断提升。

参考文献

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