机关档案管理存在的薄弱环节与解决对策

甄美清

摘 要：随着社会经济的不断发展，全球智能化浪潮促使人类社会由信息化社会向智慧社会加速转变。大数据成为社会关注的重要战略资源，并已成为大家争相抢夺的新焦点，而档案作为人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它的重要性越来越突出，越来越得到社会的重视。笔者从分析机关档案管理工作现状入手，深入剖析当前机关档案管理存在的问题，提出解决良策，以便更好地服务政府中心工作。

关键词：机关；档案管理；薄弱环节；对策

机关档案是国家档案事业的重要组成部分，作为机关公务活动中形成的历史记录，具有重要的不可替代的资政、参考、凭证作用。近年来，档案行政管理部门着力抓机关档案规范化管理，各机关单位档案意识不断增强，基础设施配备和档案信息化水平不断提升，机关档案管理工作逐步步入制度化、规范化、信息化轨道。但不可否认，县（区）级机关单位的档案管理工作还存在着不同程度的管理问题。

1 机关事业单位档案优化管理的重要性

机关事业单位是处理国家基本事务、直接与老百姓打交道的职能部门，是国家形象的窗口。同时档案管理部门是政府挖掘优秀人才的部门，大量的政府信息储存在这个部门。机关档案是对机关工作管理、服务客观性的记录，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的重要依据，它具有十分重要的指导作用、参考作用以及服务民生的作用，它为今后政策制定、工作方法指明了方向。因此，机关档案管理工作在机关工作中起到了推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平等举足轻重的作用，为机关各项事业的发展打下了坚实的基础。然而，机关档案管理工作随着信息技术的迅猛发展，成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中，一些新的问题又凸显出来。在机关档案管理部门，档案管理的质量直接反映了员工的工作态度和素质。社会的快速发展，国家的基本职能单位也越来越多，档案管理的工作也越来越繁杂。新时代对于档案管理的要求越来越高，信息技术也越来越多地应用到机关事业单位档案管理工作，所以需要在保留传统方法的基础上对管理技术进行完善，档案管理工作才能更加规范。

2 档案管理工作中存在的问题

1）档案信息资源共享渠道不畅。档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本质是以网络为媒介平台，以用户为中心，以开放档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理模式。但是当前机关单位受一些自我封闭、观念保守、重藏轻用、本位主义等传统思想观念的束缚，过分强调档案的政治性和保密性，极大地制约了档案信息资源的共享。加之信息技术还不够完善，网上安全漏洞多，档案经费投入不足等问题，致使我市尚未构建网上档案信息资源共享渠道。甚至线下档案资源共享也做得不到位。

2）部分单位对档案工作的地位和作用认识不到位。有相当一部分单位认为档案工作可有可无，无足轻重。个别单位档案工作制度形同虚设，档案工作多年停滞不前，年复一年，毫无进展。有的单位业务档案散存在各个业务科室个人手中，没有专人负责整理，没有形成向单位档案室移交的习惯，不符合档案集中统一归档的要求，也不利于安全保管和查阅利用。

3）现有档案管理体系落后。目前，许多地方的档案管理系统仍然延续着传统的档案管理体制，档案管理趋于纸质管理，档案管理人员受时间、地点等的影响比较大，无法有效开展服务。当利用者需要查看某个文件时，档案管理员需要逐个排除，从接受请求到提交文件的过程需要短则几个小时多则几天，对工作效率造成严重影响。与时同时，纸质档案存放仍使用传统五节档案箱柜存放档案，使用民用空调进行温湿度调控等管理措施现象普遍，需要大量的空间、人力、财力去支持档案工作的正常开展，造成社会资源的严重浪费，违背了当前社会经济发展的原则。

4）档案管理缺乏专业性和规范性。据调查，在大多数基层单位，档案管理人员变动频繁，且大多为兼职人员，其中档案管理专业人员更是少之又少，档案管理工作基本上依靠口口相传来进行，上一位档案管理人员怎么整理归档，继任者就怎么整理归档，这就造成了档案管理工作缺乏专业性和规范性，整体上缺乏系统性。

3 提高机关档案管理水平的措施

1）档案实现现代化管理。档案现代化管理是现时代大势所趋，可从各个方面实现档案管理的现代化。首先是档案基础设施的现代化建设，把现代化管理系统运用到档案馆（室），利用现代信息技术及计算机自动化等技术实现档案的自动化管理。另外需要在档案室安装24小时监控系统，对档案室可能出现的安全隐患实施监控，比如温度、湿度、盗窃等。另外就是开展档案数字化，机关单位要大力推行电子档案的运用。相对传统的纸质档案，电子档案优势明显，它更易于保存、节能、传递方便、节省空间等，当有档案需要被查询时，可以在档案管理信息系统输入关键词进行检索和利用申请、下载查看等。构建档案信息化共享平台，档案信息互联互通，跨地区查阅利用将是新时代档案管理工作的重要举措。当今，纸质档案存量大，情况各异，整个档案数字化工作量十分庞大。但是，这些新技术、新设备的出现，给以后档案管理工作的发展带来很大的提升空间。

2）加强指导，强化队伍。市（区）档案局要加大对各个基层机关单位的监督指导力度，通过举办培训班、召开会议、开展活动、进行年检、执法检查、开展档案知识竞赛活动等方式提高机关单位对档案工作的重视程度，不断提高档案管理人员的基本素质和专业技能。要针对档案管理人员“老人经验丰富、新知识不足，新人知识面广、工作经验不够”的问题，采取得力措施加以解决。同时，要加大档案监督执法检查力度，做到有法必依、执法必严、违法必究，将档案违法行为消灭在萌芽状态，促进档案工作步入可持续发展法制轨道。

3）规范档案业务培训。一是根据档案管理人员不同工作性质和行业特点形成的不同培训需求，采取小班教学的方式，进行有针对性的培训，努力做到培训与使用相一致，不断提高档案管理人员的工作能力；二是建设“大型综合档案馆”的同时建设档案培训、实习基地，配套档案培训及实习所需的设备设施，逐步建立完善的档案培训体系，增强档案管理人员的实际动手能力；三是建立健全培训效果评价机制，既要采取有效的方式方法对参训档案管理人员所学的知识、技能进行测验衡量，还要通过问卷等方式对培训教师进行评价，以便提高培训教师的教学质量。

4）完善机关档案规范化制度体系。结合政策要求，建立完善档案管理网络，进一步完善机关档案规范化制度体系，并加强过程监督。一方面要加强领导重视，加大资金投入，确保有专项经费开展档案规范化建设。同时，提高档案规范化建设重视程度，将档案管理工作纳入到单位议事日程，结合单位管理基础工作的重要组成部分进行科学部署和安排，统筹推进。结合政策要求，制定完善的档案管理制度体系，落实领导分管，明确具体目标、时限、要求、标准等，分解任务，分步实施，严格责任分工落实，确保执行到位。另一方面，要加强档案规范化管理过程监督，对可能存在的问题和薄弱环节等进行分析，并重点监督，多人监督，确保档案规范化建设进程不受影响。

4 结语

為了实现档案管理优化的目标，有必要加强档案管理软硬件建设，优化档案管理概念，提高档案管理人员的业务水平。在机关档案管理优化过程中，应不断总结经验，优化程序，以加快机关档案管理改革的进程，全面提高机关档案管理水平。

参考文献

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