新形势下干部人事档案工作的思考

何江丽

摘 要：现如今，随着信息技术的不断发展与创新，全世界都在发生着翻天覆地的变化。在这样的大环境下，干部的人事管理工作也要顺应时代发展作出创新，建立全新的管理模式，引进和利用现代信息化管理技术，最大化发挥互联网的作用。干部人事档案管理对象工作的参与性与积极性会直接受到管理水平的影响，所以必须要全力创新和完善干部人事档案管理工作。本文就干部人事档案工作的现状和问题进行了分析，并提出了相关解决办法。

关键词：干部人事档案；现状；策略

1 干部人事档案管理现状

我国政治经济体制改革的不断深入，干部变动范围和用人制度的不断扩大，出现了干部人事档案管理与新形势不相适应的问题。在以前的干部人事档案管理中单位不够重视，认为档案管理就是资料的裁剪、装订和保管，因此对任职员工和机构设置的配备不完善，让人事档案管理工作变得默默无闻，认为能应付干部调动和查档工作就行。而人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展和进行人才建设工作。据调查，从事干部人事档案管理的工作人员大部分都是兼职人员，缺少专业知识，对业务流程不熟悉，频繁的更换档案管理人员，经常造成工作搁浅。存在档案收集不完整、鉴别不准确、材料缺失的现象，使档案不能及时整理装订等等问题。这些不规范的情况无法满足干部任免考察的要求，不能准确的为组织提供参考依据。大部分人对档案管理没有正确的认识，制度与设施的不完善导致档案管理工作水平和质量不高，与新形势下对干部人事档案管理的工作要求有一定的差距，存在思想上的认识不足。

2 干部档案管理工作的问题

1）欠缺规范性的管理模式。各个工作单位都会涉及到干部人事档案管理工作，管理工作模式也呈现出显著的多元化趋势，但其实并没有得到充分的重视，没有明确的分类管理和统一的规范要求，干部人事档案与其他多种档案混杂在一起，致使干部人事档案管理效率降低。人事档案管理工作是技术性较强的工作，需要管理人员认真、细致，人事档案规范化的基本前提是将个人材料归档成册，但部分单位对档案材料不能及时整理、严格把关，导致已经立卷成册却没有分类处理，为档案的使用带来不便。缺少达到档案安全管理要求的库房，借阅档案的手续不完善，很多人没有进行借阅登记，经常出现擅自转借他人和逾期归还的问题，库房缺少防潮、防火、防虫功能，达不到档案保管要求。

2）信息化水平较低。虽然我国已经进入了信息化大数据的时代，但是一些干部人事档案管理部门依然存在保守陈旧的管理观念。在一些經济水平发展不高的地区，仍然在采用传统的人工操作，将档案管理工作范围局限在简单的录入和统计范围之内，部门只有接收、保管、归档等职能。传统的管理模式在借阅使用档案时，查找工作量大，利用率不高，信息化的档案管理有准确、高效、及时的特点，大大提高干部人事档案管理的工作效率。

3）管理工作及时性不高。档案管理是一项高要求、高标准的工作，其中档案的分类会涉及到很多如履历材料、奖励处分材料、考核考察材料等细节性资料。这些是变动概率很大的资料，会随时更改档案材料，比如在干部工作的变动和职位晋升等，但是很多人会因为对档案的不及时更新和上交到保管部门，造成档案资料与个人实际工作经历产生很大出入，时间也无法对应，给相关工作的进行带来困难。

3 新形势下提高干部人事档案管理效率的措施

1）强化干部人事档案管理的责任意识。干部人事档案反映了组织对干部的基本评价，记录了干部的基本信息。考核选拔任用干部时，需要全面考察干部的个人情况，借助人事档案历史的、全面地掌握干部的所有经历过程，在群众范围内针对干部的表现进行民主测评。因此，干部人事档案是衡量干部德、能、勤、绩的重要依据，体现了干部的基本诚信。要经常对人事档案管理人员进行责任意识和法制意识教育，保证干部人事档案的真实性、可靠性、权威性，严格秉承“谁负责、谁管理、谁审核、谁把关”的原则，严格遵循干部管理权限。干部人事档案部门要做好业务把关，干部人选部门做好审核，干部监督部门做好核查，做到各司其职、各尽其职、层层传导。总的来说，干部人事档案管理工作一定要严格把控，认真执行，坚决不弄虚作假、蒙混过关，要敢于担当、敢于碰硬。

2）实现信息化管理。在现代化时代，干部人事档案信息化进入实施阶段。为实现档案信息利用最大化，有条件的单位要建立根部档案信息系统，实现信息的实时、准确查询，改变传统人事档案的纸质管理方式，创造社会监督条件。档案管理信息化将档案材料的收集、查询、台账管理的基本流程系统化，大大提高档案管理工作的效率和质量，将被动的档案管理转变为主动管理，能及时更新干部档案信息，为组织任用干部提供依据。干部人事档案信息化就是通过计算机技术，将纸质的档案材料转化成数据源存放于电子档案库和互联网里，建立全文数据库和多媒体数据库，对数字化档案资源进行整理、分类、提取、分析，并且与干部的项目管理、绩效评价、职称评价、薪酬管理连接起来，实现资源共享，为项目管理工作、绩效考核和人力资源调配提供信息依据。利用扫描仪和记算机等现代化技术设备，输入干部档案资料，通过技术处理，将图片与声像资料转换为数据资料，完成干部档案的信息化、数据化，微机化的进行档案的查阅、借阅、归档和统计。通过干部个人电子档的设立，有效地减少少弃档和无档现象，减少管理员的工作量和纸质档案的毁坏，有效实施档案自动化管理。在前期规范档案管理流程和档案数据化的基础上，要逐渐完善干部人事档案管理信息系统，制定上传电子档案-档案管理员审核、档案管理员修改、盖章、分发-归档的统一操作步骤。除此之外，单位可以设立档案检索功能，做到实时快速查阅，减少人工成本和时间成本，实现远程互联网访问，发挥信息化的最大作用。

3）规范档案管理流程。每个单位的档案管理都会制定审批流程，在档案管理信息化后，还要规范其管理流程。要清理以前的管理流程并将其规范化，结合“计划-执行-检查-纠正”的循环流程制定角色分配、工作流定义和审批权限工作，保证各项档案管理工作的有序进行，不断改进，最后确立完善、规范的档案管理流程。此外，还要进行动态管理和分级管理模式。人事档案数据通过扫描仪、计算机等现代设备转换成数据资料，微机化操作档案管理的日常工作，建立好数据系统后，干部的基本信息管理变化时，可以随时录入、改正，保证干部档案资料的实效性、真实性和准确性，实现动态管理，出了反映干部的基本情况、履历等固定信息，还能全面反映干部工资、职级和岗位变动等动态信息，对此要设立规范的流程进行动态管理。设立干部人事档案网络化管理体系，实施干部人事档案的分级管理，通过局域网的互相联结，逐层建立干部人事档案局域网，建立干部人事档案网络化管理系统实现网络化管理，可以实行分级管理模式，解决好管理权和使用权的问题。县级以上由各级主管部门负责，县级以下由县统一管理，通过身份和密码确认，提供所需的档案，严格执行管理权限。干部人事档案的日常管理和修改维护工作的网络化管理系统有主管部门负责，可以保证各级领导干部随时调动阅览档案资料，密码和身份确认的使用可以有效对干部人事档案进行保密，同时提高信息的利用率。

4 结语

综上，新形势下，信息化建设推进了干部人事档案管理工作地开展，为人事档案管理的改革和创新带来了机遇。我们要抓住时机，从观念上和制度上更新，采取有效措施积极探索干部人事档案的现代化管理模式，加强档案管理，提高档案质量，为人事档案资源的最大化利用而作出不懈努力。

参考文献

[1]罗岚浅谈干部人事档案工作的规范化建设[J].人才资源开发，2015，（3）.

[2]陈龙民.新形势下干部人事档案管理工作的实践与思考[J].城建档案，2013（9）：67-68.

[3]陈瑛，沈根梅.新形势下做好干部人事档案工作的几点思考[J].中国高新技术企业，2008（9）：271-271.