数字化档案管理的应用现状与未来发展思考

杨琨

摘 要：在信息技术全面快速发展的今天，档案管理信息化进程不断加快。数字化档案管理业已成为主要的发展趋势，并在社会发展实践中得到了广泛的应用。但由于主客观因素的影响，数字化档案管理在实际应用中还存在着比较明显的问题。为整体优化数字化档案管理成效，全面推进档案管理信息化进程，必须充分依托于数字化档案管理的特点，运用科学的档案管理对策，整体提升数字化档案管理的成效与质量。

关键词：数字化；档案管理；应用现状；发展思考

在信息技术全面快速发展的今天，档案管理的手段得到了全面的创新与优化。依托于信息化管理系统，档案管理实现了从传统的人工管理模式向信息管理转变。数字化档案管理能够在很大程度上优化档案管理的效率与质量，同时也能够整体优化档案的利用价值。传统的档案管理对于人、空间等需求比较大，需要耗费较大的人力物力财力。但数字化档案管理则实现了“人机结合”，依托于计算机系统，人可以快速实现对档案的各项处理，同时也能够整体提升档案的利用率。但数字化档案管理中还存在着较为突出的问题，直接影响档案管理的安全效益。因此，推动数字化档案管理的发展以及应用，应该采用科学的应对策略。

1 数字化档案管理的应用现状

在信息技术全面快速发展的今天，档案管理数字化进程不断加快。数字化档案管理是一种新型的档案管理方式，具有传统档案管理难以比拟的优势。尤其是在信息技术快速变革以及推陈出新的今天，数字化档案管理逐步取代了传统档案管理方式，成为档案管理的主要发展趋势。现阶段，各行各业对于数字化档案的利用水平逐步提升，利用程度逐步优化。如在地震局等部门，通过数字化档案管理，能够以信息介质来进行关键数据的储存与传递，同时还能够充分依托于信息技术手段来进行详实数据的汇总与分析，以此来为地震分析、研判、统计、推测等打下夯实的根基。相比传统的档案管理，数字化档案管理具有前者难以比拟的优势。但数字化档案管理对于信息技术的依赖性比较大，在实际应用过程中还存在着诸多的不足和缺陷。一方面，在数字化档案管理实践中，信息化系统的开发还存在着较为明显的问题。档案管理是一项非常专业且严谨的工作，需要依托于科学完善的信息化管理系统，只有这样才能真正提升档案管理的成效。但由于开发数字化管理系统不仅技术含量高，而且开发成本也比较高，这些都使得档案管理部门“望而却步”。另一方面，在数字化档案管理中，对于高素质档案管理人才的需求量也比较大。现阶段，在数字化档案管理中，部分档案管理人员仍沿用传统的档案管理方式，也没有更新档案管理的理念，对于档案管理系统的整体应用不足，在很大程度上制约着数字化档案管理的整体水平与效益。此外，在数字化档案管理实践中，由于档案管理的主要内容是信息化管理系统。信息技术的运用在提升档案管理效率的同时，也容易给档案管理造成一定的困难与挑战。尤其是网络漏洞或者信息安全等问题比较突出，这本身也会增加数字化档案的管理难度，若缺乏必要的维护管理，很容易造成部分关键档案的缺失。

2 提升数字化档案管理质量的策略

在信息技术全面快速发展的今天，数字化档案管理业已成为主要的发展趋势。整体优化数字化档案管理质量，科学提升档案管理水平，必须运用科学有效的档案管理对策，以此来整体提升档案管理成效。

2.1 创建数字化档案管理系统

在数字化档案管理快速发展以及广泛应用的过程中，整体优化档案管理效率，科学提升档案管理质量，必须结合实际需求以及档案管理工作实践等，科学构建数字化档案管理系统。比如地震局档案管理是非常核心的内容，在数字化背景下，地震局应该委托专业部门来构建符合自身特色的数字化档案管理系统，将各类关键信息或数据数字化、电子化，依托于档案管理系统来实现快速分享、传递、共享、利用。在数字化档案管理实践中，不同的部门应该充分结合自身档案管理的需求以及档案管理的特点，科学确定符合自身需求的档案管理数字化系统，统筹考量，整体设计。同时，在数字化档案管理系统的建构过程中，应该突出它的安全管理成效，依托于一系列技术手段来整体保证档案管理的安全效益，做好关键档案的加密以及备份管理。同时，在档案管理数字化系统的构建过程中，还应该着重设计安全管理系统，整体提升信息数据的安全等级。鉴于数字化档案管理属于新生事物，为优化档案管理效率，全面扩容档案信息，应该在数字化档案管理系统构建的同时，做好关键信息或者数据的及时快速录入，同时将已保存的文字版、纸质版档案数字化。此外，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。

2.2 优化数字化档案管理系统性能

相比传统的档案管理方式，数字化档案管理具有非常突出的优势。积极推动档案管理的信息化进程，需要依托于性能优良、功能丰富、系统稳定的管理系统，加强性能的测试，不断实现性能的改良与优化，积极维护信息化管理系统。一方面，在数字化档案管理实践中，应该定期进行档案系统性能的升级换代，应该对网络系统进行全面的了解与把握，在全面统筹它的基本性能的同时，本着性能优化和能力提升的目标和原则，全面改良数字化档案管理系统，有效扩容数字化管理系统的存储能力、分析能力以及实际应用能力等等。如可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量。另一方面，在数字化档案管理实践中，优化档案管理的质量，提升档案管理水平，还应该全面保障数字化档案管理系统的可靠性。伴随着信息技术的快速发展，数字化档案管理的发展速度越来越快。但在实践应用过程中，并不是技术越高级或者模块越丰富的数字化档案管理系统越能够发挥作用。诸如地震局等部门在档案管理过程中，必须基于实用性的原则，按照科学的标准来构建管理系统，优化升级它的性能，整体保障它的可靠性。

2.3 完善不同系统的科学衔接

数字化档案管理的核心与关键是网络技术以及数据技术，在依托于信息技术来优化档案管理水平的过程中，档案管理主体还应该积极实现档案管理数字化系统与其他系统的高度衔接，以此来实现高效的业务融合，全面提升信息传输质量，有效减少中间环节，同时着力优化数字档案的利用成效。比如作为地震信息管理主体的地震局应该运用信息技术手段来将数字化档案管理系统与办公自动化系统等有效衔接起来，便于人们及时通过网络来查询关键信息，着重提升数字化档案的利用率。同时，鉴于地震局部分档案的高度保密性，在衔接过程中还必须设计一定的访问权限，采用密钥等方式来保障关键档案的安全。

3 数字化档案管理的未来趋势

在信息技术全面快速发展的今天，数字化档案管理业已成为发展的主要趋势。数字化档案管理是信息技术快速发展的产物，伴随着信息技术更新换代以及推陈出新，数字化档案管理必定会迈上新的台阶。一方面，数字化档案管理在未来的发展过程中，其应用率会得到全面提升，同时极有可能会朝着信息化、网络化、市场化、综合服务性等方向发展。另一方面，在数字化档案管理全面应用的过程中，共享成为了全新的发展趋势。伴随着共享方式的多元化和丰富化、伴随着共享技术的快速发展，未来的数字化档案管理必定朝着网络服务与发展共享的方向发展。

4 结论

在信息技术全面快速发展的今天，数字化档案管理成为了全新的发展趋势。整体优化数字化档案管理的成效，科学提升数字化档案管理的应用水平，能够全面提升数字化档案管理质量。

参考文献

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