新时代关于城建档案信息化建设的思考

摘 要：城建档案是具有保存价值的历史记录。城建档案的记录方式和载体多种多样，在信息化时代，城建档案也需要与时俱进，将原始的档案记录进行数字化转换和信息化管理，提升档案的利用率和安全性。本文就城建档案的发展情况进行了介绍，同时对城建档案信息化建设中出现的问题进行了分析，并提出了提升城建档案信息化建设科学化水平的对策措施。

关键词：信息化时代；城建档案；信息化建设；思考

城建档案工作是城市建设、发展和管理的一项基础性信息工作。[1]如今，我国已全面进入信息化时代，互联网的飞速发展与新媒体技术的迅速崛起使得信息资源的数量不断丰富，获取信息资源的来源渠道也在不断拓宽。城建档案资源作为档案管理的重要组成部分，网络化的发展是必然趋势，城建档案的信息化建设与数字化管理能够进一步提升档案管理的综合水平，加强档案的利用率。

1 城建档案的发展情况

1）城建档案与信息化建设。根据我国住建部颁布的《城市建设档案管理规定》，城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。[2]

城建档案的信息化建设，就是将以往的城建档案进行数字化处理，利用互联网媒介将城建档案信息化[3]，以便于档案的调取、查阅、共享，提升城建档案管理的规范化、制度化。

2）城建档案信息化的发展历史。通过文献研究，可以发现，城建档案的信息化发展过程大致分为三个阶段。第一阶段是1985-1990年，在这一阶段，计算机网络技术开始发展起来，城建档案与网络技术的结合仍属于初级阶段。第二阶段是1990-2000年，在这10年间，由于网络技术的飞速发展，城建档案在管理中也运用到了网络技术，两者之间的融合不断加深。而第三阶段则是从2001年至今，在这一阶段中，我国迎来了“互联网+”的时代，网络信息技术的发展速度更加惊人，与城建档案的结合度也越来越高。21世纪是信息化的时代，城建档案信息化建设是档案管理发展的必然趋势。

2 城建档案信息化建设面临的问题

1）城建档案信息化管理意识有待提升。虽然城建档案的重要性不言而喻，但在实际工作中，城建档案的管理经常被忽视，对城建档案的信息化建设的重视程度并没有上升到一定高度，甚至部分单位对城建档案的信息化建设存在表面化、走形式的情况，这十分不利于档案管理的长远可持续发展。同时，部分人员认为城建档案的保存并不是很重要，档案管理意识薄弱，因此在工作中对城建档案的留存整理和数字化转换等不重视，导致档案信息化水平一直提升较慢。

2）对城建档案信息化建设的投入有待提升。相关部门对城建档案信息化建设投入的力度不够。首先表现为基础设施建设不足。档案管理部门的硬件设备，如计算机、打印机、网络设备等都没有进行及时更新，导致档案信息化的速度无法提升。而在软件方面，则表现为构建数字档案的管理平台和信息系统的软件没有更新到高版本， 使得数据录入、加工、管理和输出的流程缓慢，并未与资源数据库系统相融合，形成一个有机整体。[4]

3）城建档案信息化管理的科学化水平有待提升。在制度方面，部分单位缺乏对城建档案信息化管理的制度体系建设。哪些档案需要进行信息化建设，应该如何管理信息化档案，如何应用信息化管理平台来管理城建档案，等等，这都需要相应的制度完善来使城建档案在信息化建设中处于相对安全的环境下，同时能够确保档案管理和数字化转换过程的规范性和科学性，使得信息化建设流程制度化和程序化。

4）城建档案信息化管理队伍水平有待提升。由于对档案管理的错误认识，导致现有的档案管理人员通常学历较低、年两较大，他们不仅不具备档案管理的专业知识，同时也不具备计算机网络技术。这就为城建档案信息化建设水平的提升形成了阻碍。

3 新时代提升档案信息化建设的对策措施

1）增强档案管理意识，加大信息化建设投入。首先，从领导层面上就要加强对城建档案管理的重视程度。要把城建档案信息化建设纳入到年度重点工作中，培育单位全体人员的档案管理意识，养成在工作中随时保存规范的城建档案的习惯。其次，要进一步加大对基础设施的投入力度以进行建设与维护。在硬件配备上要选择与自身预算与实际工作相匹配的产品，软件上则是要做好定期的更新维护，使城建档案的信息管理系统始终处于最佳状态之下。

2）加强档案信息化建设的过程管理与监督。（1）提升城建档案信息技术处理水平。一方面，城建档案的管理部门可以与高校或科研机构合作，通过研究开发新的档案信息管理系统，弥补之前系统不完善的地方，兼容更多的档案内容，使现行的档案信息的整理、分类、著录实现流水线顺畅作业，提升城建档案管理的科学化水平。另一方面，可以借鉴发达国家的城建档案管理方法或我国其他地方城建档案管理的成功经验，在档案数字化、信息化过程中提升效率，提高安全性和保密性。（2）完善档案信息化建设相关制度。首先，要完善城建档案信息化建设的流程管理。要根据我国的《宪法》和《城市建设档案管理规定》对原有的管理制度进行调整，使其符合现在的时代和形势，并在信息管理实践中形成规范化的管理体系。其次，要完善城建档案信息化建设的安全与风险防控制度。对进行信息化建设的档案进行分类整理，不同档案应用不同的转换流程，最大限度保持年代久远的陈年档案的原貌，同时保证这些档案的完整性和安全性。（3）建立城建档案数字资源数据库。可以与周边的或同一区域内的其他兄弟单位进行战略合作，共同建立城建档案数字资源数据库，并与档案管理信息系统相链接。在公共服务区域设置查询服务平台，方便广大人民群众进行城建档案的查询、阅览。同时，可以在共建数字资源数据库的基础上成立战略联盟，保持多方的可持续合作发展。

3）组建档案信息化建设专业团队。城建档案信息化建设关键在人。[1]处理城建档案的工作人员除了需要具备城市建设相关的专业知识背景外，还应熟练掌握计算机和网络的使用技巧，明确档案信息化建设的步骤、流程、环节，选择恰当的方式方法处理各种各样的城建档案。同时，要注重对档案管理团队的培训和继续教育，不断增强档案管理人员的专业素质和职业能力，特别是要加强对其进行现代化信息技术方面的培训，使其能够更加高效、规范地完成信息化建设任务。此外，还要适时扩大档案信息化建设团队，将有志于进行档案研究的人员纳入团队之中，增加团队新鲜力量。

4 结束语

由于互联网技术的高速发展，城建档案的信息化建设也应该摆在更重要的位置上。利用互联网技术，城建档案应持续加强信息化建设的过程管理和全面监督，通过建立资源共享联盟和组建专业的优秀人才队伍不断推动档案管理领域的发展和社会经济水平的发展。

参考文献

[1]何雯雯.城建档案信息化建设的相关问题及对策探析[J].城建档案，2017（02）：18-20.

[2]中华人民共和国建设部令.建设部关于修改《城市建设档案管理规定》的决定[EB/OL].（2001-07-04）.http：//www.gov.cn/gongbao/content/2002/content_61378.htm.

[3]阿比娅斯，刘鑫，陈丽娜.基于城建档案信息化建设的理论思考[J].城建档案，2018（08）：13-15.

[4]陈秀芬.城建档案数字信息化建设[J].城建档案，2015（02）：25-27.

作者简介

宁翔（1971-），男，漢族，湖南株洲，大专，馆员，研究方向：档案管理。