电力工程项目档案管理的难点及对策

刘伟

摘 要：档案对于一个企业有着重要的意义，其中涵盖的内容广泛。档案管理工作就是负责对档案的收集、整理、分类、保存以及提供利用、档案开发编研等，是一个重要又繁琐的工作。当前电力工程建设发展迅速，电力工程档案管理也随之发挥着越来越不可忽视的作用。作为一项专业性强、内容复杂的工作，电力工程档案管理工作需要不断提高管理人员的综合专业素质和专业技能水平。为了让电力工程管理工作更加规范化，本文对电力工程档案管理工作中的一些问题提出建议，旨在抛砖引玉，共同促进电力企业改革，加快电力工程行业发展。

关键词：电力工程项目；档案管理；难点；对策

随着电力体制不断改革，电力工程档案信息管理的准确性和完整性日趋重要。作为工程项目的重要组成部分，电力工程档案不仅记录了企业自建业以来的工程建设成果及荣誉，还记录了电力工程企业的发展历程，表现出企业档案管理水平和企业施工水平。因此，做好档案管理工作，是当前工程建设工作中不可忽略的部分，直接影响到电力工程建设完工质量，甚至是企业经济效益。

1 档案管理概念

档案是反映党和国家及各级地方组织，以及企事业单位的真实面貌的工具，它同时也是科学技术、经济建设等活动历史面貌的原始记录，档案管理工作是一项集专业技术性、科学管理性与服务性的工作，需要按照一定原则科学地进行管理，为科研、生产、基建等服务。具体的内容包括档案的收集整理、分类编目、保管、鉴定、统计、利用等工作，归档前科技文件材料形成、积累的指导工作，归档后对档案的更改、补充以及监督检查等。

2 当前电力工程项目档案管理中存在的不足

2.1 电力工程项目档案工作不规范

首先，在电力工程项目档案制度上存在缺失，原有的制度残缺陈旧，无法适应新时期电力工程项目档案的需要，而制度的缺失使得档案管理脱节现象严重，各部门的档案不能实现统一管理，且归档方式不一，这种分散、独立的保管方式使得档案丢失、残缺的现象严重，同时也制约了各部门之间对档案信息的充分利用，影响了档案管理的经济效益。其次，电力企业发展中形成的电力档案数量会越来越多，这为电力实务提供了丰富的参考资料，是一笔重要的财富。但是目前档案管理工作的理论研究和电力实务没有充分结合在一起，使得电力工程项目档案与新时期的业务脱轨，制约了电力档案充分发挥自身价值，影响了经济效益的实现。

2.2 档案管理人员职业素质低

由于电力工程档案管理部门建设历史时间较短，其管理人员有的是从其他部门临时调用过来，大多没有受过专业系统培训，无法将档案管理工作系统科学、合理有序地展开。同时，由于没有专业固定人员从事此专项工作，档案管理工作相关人员在岗位上从事时间短且其综合素质不高，不能有效顺利开展工作，甚至出现消极懈怠现象。此外，在档案管理工作中，鉴于环境等外在因素，档案管理人员在工作中缺少检查核对环节，无法验证上报文件材料真实性，甚至导致档案信息源丢失。

2.3 档案信息化管理水平较低

在信息时代，实现电力档案的信息化、数字化管理是必然趋势，目前大多数电力企业都实施了电力档案信息化管理模式，但普遍投入力度较小，面临资金短缺的情况，基础设施无法成套配置，甚至只是配备了几台计算机而已。缺乏健全完善的档案管理信息系统以及相关管理制度，导致档案信息化建设进程缓慢，并未使档案信息资源得到充分利用。即便是有些电力企业构建了电力工程项目档案ARIS电力工程项目档案流程管理平台，但也由于工作人员信息素养较低，操作不熟练而无法充分发挥平台的作用。另外，电力企业已经建成的其他信息管理系统与档案信息管理没有充分结合起来，给档案信息化管理带来一定的难度。

3 电力工程档案管理工作建议

3.1 规范电力工程项目档案工作

首先，对现有的电力工程项目档案制度进行改进完善，保留符合当前电力工程项目档案需求的内容，删除已经落后过时的内容，并重新添加具有现代档案管理特点的相关制度。同时，根据国家档案局颁布的《企业档案工作规范》，结合电力企业档案的实际特点，制定新的档案信息化管理制度，使电力档案信息化管理有章可循、有据可依，提高档案的信息化管理水平。其次，在规范电力工程项目档案制度的基础上，实行部门立卷责任制和责任分工制，将电力工程项目档案落实到各个岗位，加强对档案的过程管理，将档案管理融入电力企业的工作流程中。要求各个部门做好辅助工作，促使电力档案管理走向规范化管理道路。值得一提的是，完善后的制度必须要确保能够在实践中落实。最后，电力工程项目档案工作不能闭门造车，而是要从档案室中走出去，参与到电力企业的生产经营中，为其提供重要的信息资源，促进电力工程项目档案工作与电力企业同步发展，积极掌握企业发展的核心信息，并将为企业发展服务作为电力工程项目档案工作的宗旨，构建企业信息资料库，将有助于提升企业经济效益的所有信息进行筛选分类，帮助企业领导做出正确决策，提高企业生产经营的经济效益。

3.2 提高管理人员素质

首先，电力企业在选择聘用档案管理人员时，应选择经过系统培训的专业人员，能够运用专业理论进行档案信息筛选归档，从而帮助电力企业单位建立起规范科学的档案管理体系。同时，在正式开展工作前，企业单位还应集合新进人员进行短期岗前培训，针对本单位具体情况进行系统学习，从而让档案管理人员能够结合实情开展工作，避免出现一刀切解决问题的情况。其次，在工作管理中，档案管理部门应定期开展培训交流会，总结当前档案管理工作中存在问题并进行有效研讨，根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法，并形成规范文件在部门内浏览传达，从而利于档案管理工作系统性、延续性。

3.3 信息化管理电力档案

信息化建设有利于推动企业档案管理工作，促进电力工程有序化发展。因此，在电力工程建设中，必须要结合现代信息技术，促进电力工程档案资料管理工作开展。一方面，在档案管理中，企业应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面，企业还应加强档案管理系统安全性，做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，电力企业单位应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，且利于保护档案资料信息安全，不易造成信息遗失。

4 结语

总之，在现代电力企业的发展进程中，电力档案有着重大的经济价值，但却由于被忽视而无法充分发挥作用。在今后的发展中，电力企业应当在电网升级优化的同时完善电力工程项目档案工作，加强信息化建设，规范电力工程项目档案制度，尽快将电力档案编研成果转化为可增加企业经济效益的生产力，实现电力档案管理工作的经济效益最大化。

参考文献

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