浅谈基层医院档案管理存在问题及对策

李峰

关键词：基层医院   档案管理   问题   对策

从理论上分析，医院档案是医院发展进程之中所形成的一系列文件，包括图片、文字、磁盘等，是医院后期决策以及管理的重要载体。在新时期，为进一步推动医院的创新发展，那么则需要对历史记录与所积累的数据信息管理加以重视，树立正确的医院档案管理意识，多角度分析，对问题加以研究，并针对性的制定完善的解决对策。笔者结合自身单位的实际情况，于下文中对其展开讨论与分析。

一、当前基层医院档案管理中所存在的问题

在基层医院的发展中，档案管理工作发挥了极其重要的作用，与医疗、科研、教学相互结合，但是当前在受到外部因素与内在环境的影响，其档案管理问题不断，笔者经过归纳与总结，将其概述为以下几点。

（一）缺乏对档案管理的重视

毋庸置疑，要想真正推动基层医院档案管理工作的可持续发展，则离不开领导者与管理者的重视，但是在受到传统因素的影响下，医院的部分管理者并没有从本质上认识到档案管理的重要性，甚至认为档案管理比较简单，无非便是收集收集资料，保存保存文件等，无法为医院的发展创造经济效益，正是这一错误的认知导致医院缺乏对档案管理进行考核，也没有针对性的制定各项制度，其执行力不足，无法推动档案管理的创新。

（二）缺乏完善的档案管理制度

就目前而言，当前在诸多基层医院已经纷纷构建了规章制度，包括医疗制度、护理制度等，但是对于档案管理制度而言却存在一定的缺陷，绝大多数医院没有在这一方面下功夫，而产生这一现象的原因则是缺乏对档案管理的认识，甚至有一部分基层医院放任档案管理自行发展，档案还会存在在多个部門，这种情况不仅导致医护人员查阅档案受到影响，并且也无法发挥出档案管理的作用与价值。同时，在档案借阅方面所构建的制度同样存在漏洞，借而不换的现象十分明显。

（三）基层医院档案内容界定不清晰

部分基层医院在档案管理方面存在管理不规范的现象，具有代表性的则是缺乏明确的管理职责，特别是在档案管理机构设置以及管理职能上存在漏洞，在医院档案管理中，所涉及到的内容比较多，比如文书档案、科技档案、基建档案、会计档案等均需要由综合档案室进行管理，对于医疗病历资料则需要由病案室加以管理，以此则形成了多种部门管理的职责，无法实现档案资源的共享。同时因为档案管理不当，所以档案的整体利用率比较低，特别是在诸多基层医院没有结合时代发展的要求构建信息检索系统，所以目前仍旧存在管大于用的现象。

（四）档案管理缺乏信息化

自迈入21世纪之后，社会已经发展成为了信息化社会，对于基层医院而言，在档案管理方面也需要融入信息化，但是根据笔者的调查与分析，现阶段仍旧有诸多基层医院未做到与时俱进，没有认识到信息化的作用，其档案管理还停留在传统纸质管理之上。严格意义上分析，纸质管理往往会受到空气以及其他因素的影响，无法保证其安全性。此外医护人员在查阅档案的时候可以通过计算机查阅，只需输入关键词便可以找到所需的档案资料，因此需要对档案管理信息化加以重视。

（五）档案管理人员素养过低

当前同样在受到传统因素的影响下，大多数档案管理人员素养过低，不符合档案管理的基本要求，比如年龄比较大的档案管理人员虽然工作经验丰富，但是却缺乏对信息化的认识，年龄比较小的档案管理人员虽然掌握丰富的信息化档案管理技能，但是却缺乏经验，除此之外，大多数档案管理者在受到不确定因素的干扰下，没有了解到档案管理的重要性，并且也没有在工作中遵循规章制度，而产生这一现象的原因则是档案管理人员素养过低，对此需要加以分析与研究。

二、基层医院档案管理的发展策略

诚如上文所言，现阶段在基层医院的发展中，其档案管理存在众多的问题，如不加以改善则严重制约医院的发展，对此可以从以下几点出发。

（一）加强对基层医院档案管理的重视

加强对基层医院档案管理的重视是实现档案管理可持续发展的关键所在，在新时期需要多角度分析与探究，尤其是需要将档案管理积极提到日程之上，可以在医院医疗业务建设同规划与同发展的基础上适当的给予财力的倾斜。同时还需要做好基层医院档案管理工作的宣传工作，从领导到科室成员都要从本质上认识到档案管理的现实意义，这样才能为日后档案管理奠定基础。

（二）构建完善的基层医院档案管理制度

制度决定了一切，切实有效的规章制度是提高医院发展的关键所在，所以在档案管理中需要根据实际的发展情况，针对性的构建完善的档案管理制度，其中医院需要成立档案工作领导小组，构建工作岗位责任、考核评分标准与考核办法、档案管理制度。其中需要注意的一点是所构建的档案管理制度需要满足三点，第一是要从医院档案管理的现状出发，进一步体现出规章制度的科学性与合理性;第二是要具有可操作性，能够将制度的指导作用充分发挥出来;第三则是要利用制度对员工与领导加以约束。除此之外，还需要完善档案的手机、利用以及归档制度，可以将档案管理人员积极纳入到医院的绩效考核之中，且还需制定档案管理责任制，尽可能的将责任落实到个人，在潜移默化中提高工作人员的责任意识。

（三）采用先进的档案管理方法

为从根本上解决当前基层医院档案管理所存在的问题，笔者建议需要从以下几点出发，第一是要做好档案的几种统一管理，要应用科学且合理的方法进行档案的收集、归档以及登记，这样能够从源头上控制档案质量。此外还需要进行全过程控制，简而言之便是在档案形成之后可以选派相应的监控小组对档案的形成以及整理过程加以监控。第二是要实现档案管理方法的标准化，可以加强对信息化的应用，比如应用数据库的方式对医学影像资料加以管理。第三是采取信息化管理方式，因时代不断发展，社会不断进步，在当前的发展背景下，信息化已经成为了主流趋势，对于基层医院而言需要加大资金的投入，进行信息化建设，购买计算机、扫描仪等硬件设备，并且还需要做好档案电子文件的技术处理，这样才能在后期医护人员查询过程中提高其简便性，还能够弥补传统纸质档案管理所产生的影响。

（四）提高档案管理人员的素养

在档案管理中档案管理人员占据了重要的比例，扮演了重要的角色，对档案管理的质量有着一定的影响，但是当前部分档案管理人员素养过低，对此医院则需要配备专门的档案管理人员，并且要针对档案管理人员加以培训与教育。其一是需要抓好人才准入关，在招聘档案管理人员上需要选择政治素质高、作风正派、责任心强的档案人员，提高准入门槛，減少裙带关系。其二是要把握好人才的质量关，需要不断提高档案管理人员的专业技能与综合水平，其中医院可以根据档案管理人员的特点制定完善的培训与教育，使其掌握当前最新的档案管理理论知识，并且还可以从现实出发，实现理论与实践的相互整合。当然医院还可以聘请专家进行讲座，或者派遣优秀的档案人员去其他医院学习，真正落实好走出去与引进来的政策。其三则是为进一步提高档案管理人员的积极性，则需要构建竞争激励机制，其中可以通过评优评先或者调整福利待遇的方式，在无形之中提高档案人员的主观能动性。

三、结语

综上所述，在人们的生活中，医院是保障，基层医院与人们的生活有着密切的联系，在新医改的背景下看病难、看病贵的现象有所改善，对于医院而言，在当前的发展趋势下需要多角度分析与研究，针对性的制定完善的管理机制，特别是要做好基层医院档案管理，分析现阶段基层医院档案管理中所存在的问题，从现实出发解决其问题，提高管理意识，制定管理制度，实现管理的信息化，这样才能推动医院朝着更好更快目标发展与进步。

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（作者单位：山东省济宁市泗水县星村镇卫生院）