企业人事档案管理信息化建设探讨

季现英

【摘 要】多数企业未认识到人事档案管理信息化建设重要性，在进行档案管理的分析发现，其普遍是以照片或纸质等为主，很难符合各企业迅速发展要求。在企业的现代化建设中，对传统人事档案管理进行创新，加强信息化建设显得至关重要。本文首先进行企业人事档案管理信息化建设作用的分析，其次进行管理现存问题的阐述，最后研究其信息化建设对策，以便于促进各企业长远发展。

【关键词】企业；人事档案；管理；信息化建设

在企业持续发展下，人资管理逐渐成为企业主要工作内容，为了提升整体管理效率，确保人事信息有效管理，要求企业重点加强企业整体经济效益，将人事档案的信息化管理作为重点，通过对其管理转型，以实现企业信息化建设。然而，因企业人事档案信息化管理发展较晚，工作人员普遍缺少高度重视，使其建设过程存在不同程度问题，极易阻碍企业发展，所以，加强學习与创新能力，根据现存问题制定解决措施，可以促进人事档案的信息化管理。

一、企业人事档案管理信息化建设作用

（一）促进人事档案转型

在社会体制改革背景下，各企业随之迎来了新的改革政策，需要企业人事档案的管理落实相应转型，以此提升其整体管理效率。为了促进人事档案管理转型，除了需要进行传统纸质管理的改革之外，还应该利用科学技术手段，加强信息化管理建设，通过科学手段进行人员信息有效录入，以便于快速查询和实时更新等，确保人员信息准确性，从而发挥其在人资管理中的重要作用，保证数据提供更加准确、有效[1]。

（二）人力资源有效共享

信息逐渐成为各企业主要发展因素，企业应该加大重视力度，信息共享更是成为企业进步主要支撑，同时也是社会经济发展主要战略资源。因此，加强人力资源共享尤为重要，在对人员信息进行全面性、准确性掌握的基础上，为企业人事录用和变更等提供重要保障，防止人事档案的管理工作过于复杂化，以此提升人资管理效率，避免出现不必要人力资源浪费，保证各项工作可以顺利进行。

（三）实现先进化的管理模式

在人事档案的信息化管理中，除了保留传统纸质管理之外，还应利用科学网络相关媒体展开人事档案的管理工作，如档案信息的电脑录入，借助科技进行信息科学化管理，确保人事信息更加准确，可以随时进行信息内容的更新，避免出现信息数据丢失等问题[2]。除此之外，人事档案的管理过程，对于信息化建设，应该加强人事信息的交流，在实现信息资源共享的同时，保证工作人员及时获取相应资料，提升整体管理效率。

二、当前企业人事档案的信息建设现状

（一）发展现状

近几年，信息技术高速发展，使计算机与多媒体等得到有效运用，同时向人事档案管理的信息化建设提供相应发展机遇，即各企业应加强财力与物力等投入，通过信息技术支持等形式，促进人事档案的信息化发展，具体总结为以下几点：档案管理应配备先进设施装备；人事档案的整编质量应该提升；工作人员需要具备较强综合素质，提升整体业务水平；数据库的建设，尽可能符合人事档案的管理需求。

（二）建设问题

在企业进行人事档案管理时，信息化建设问题具体包括：第一，信息化建设水平偏低，人事档案管理制度尚未完善，且管理理念比较老旧，特别是在人事管理工作中，多数企业无法满足相应管理要求。企业档案内容无法实时更新，极易出现动态信息不能有效跟踪的情况，通常会直接阻碍人事档案的信息化建设。第二，专业人才比较匮乏，目前人事档案的管理人员整体素质偏低，缺少专业培训和教育，同时不具有较强信息资料的收集意识，无法展开档案全面规划。在档案整理和资料搜集等管理工作中，如果没有掌握新型技术使用等，会对信息化建设造成不利影响[3]。第三，信息系统管理尚未统一。企业进行人事档案的管理时，对于信息化系统创建，普遍缺少领导管理与总体规划，极易发生资源开发重复或浪费的情况。由于人事和档案等部门是以独立部门为主，在创建信息库时，均是按照各部门自身需求进行，使部门间缺少有效沟通，很难实现人事信息资源共享，不利于信息化建设发展。

三、企业人事档案管理信息化建设对策

（一）加强领导重视与宣传推广

为保证档案管理顺利进行，企业需要科学设立档案管理机构，如果情况允许需要创立管理领导团队，在领导小组的定期指导下，以实现档案管理有序进行，从而及时发现日常工作存在问题，以便于进行相应处理和解决。与此同时，采取有效措施对信息化建设进行推广，要求领导与负责人起到带头学习作用，尽可能对信息化建设内容进行普及，提高工作人员整体建设意识，在养成工作人员较强信息化能力的同时，使工作人员积极参与整个建设[4]。

（二）确保设施和人员配备完整性

人事档案管理部门需要获取企业相应支持，如基础硬件配备，实现阅档室和档案室等创建，适当增加数据处理系统和计算机等配备，对综合型办公系统进行积极引入，均符合当前时代发展需求。由于档案人员属于人事档案重要主体，提升人事档案人员综合素质，是保证档案管理整体质量关键，即企业持续发展下，掌握基础技能同时，还应该具备较强应用能力以及操作能力等，以发挥其在信息化建设中的重要作用。

（三）创建信息化建设机制

一方面，明确工作规范，因人事档案的管理工作主要包括档案采集和存储等环节，保证各项环节有序进行，是档案管理顺利进的关键，所以，档案管理果子应满足规范化要求，科学制定工作规范与流程，对其工作职责进行明确，严格按照档案管理流程展开各项工作，以促进各工作的有序进行。另一方面，制定工作标准，各企业为了实现信息化建设，需要重视工作标准与法律制度等，以促进人事档案管理工作。现阶段，人事档案相关法律依据包含《企业职工档案管理工作规定》等，严格按照规则制度进行，是提升整体工作效率的重要方式[5]。

（四）强化信息建设理念

首先，改变传统工作理念，人事档案管理人员需要转变原有工作理念，避免认为此项工作不具有重要作用，不对其予以过多关注的错误思想，而是需要加强档案管理重视，通过各项工作的有序进行，对新时期档案管理予以保护，以发挥工作人员独特价值。其次，管理方式的创新，工作人员需要通过新型管理方式的运用，提高自身建设意识，积极参与信息化知识内容，为投入建设奠定坚实基础。最后，提升工作人员专业素质，由于此项工作占据企业主要工作地位，具有较强责任心，贯彻落实专业培养显得尤为重要，以实现专业理论与实践的有效结合。

四、结束语

通过对企业人事档案管理分析发现，信息化建设可以实现人事档案的双规保存，利用动态管理方式，确保人事档案具有时效性和真实性特点，进而对人事部门与资源配置等提供有效数据，实现其工作效率的提升。与此同时，企业进行人事档案的管理工作时，加大信息化建设力度，采取加强人力和财力等投入方式，可以促进企业长远发展，选择有效策略推动人事档案的发展，使企业具备较强竞争优势。

【参考文献】

[1]凌敏.人事档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2017，20（9）：178-179.

[2]梁华.医院人事档案管理的信息化建设研究[J].企业改革与管理，2017（15）：86-86.

[3]印德亚.基于医院干部人事档案管理信息化建设的研究[J].信息记录材料，2017，18（8）：188-189.

[4]晏宇星，王俊.浅谈新形势下人事档案管理信息化建设[J].中国高新技术企业，2017（12）：310-311.

[5]李玮玲.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理，2018（3）：177-178.