谈强化人事档案管理的措施

王心俐

摘 要：随着社会主义市场经济的发展及我国人事干部制度的变革，人事档案管理过程中出现了许多不适应社会发展的新问题，要做到开发人才、使用新人才、进行人才预测，提升组织工作水平，就应该做好人事档案的管理工作。

关键词：人事档案;措施

市场经济的发展导致人力资源流动市场的开发壮大，流动人员越来越多，给我国人事档案管理带来了挑战。人才竞争加剧，“弃档、擅自建档、造档”现象层出不穷;人事档案真实性难以保证，档案可信度降低;归档材料信息不完整，转递归档制度不完善;个人档案公民缺乏知情权等等。这些问题有愈演愈烈之势。

一、完善人事档案管理体系 强化人事档案管理

从新中国成立至今，在这几十年的时间里，党和国家制订了一系列的条例、规章和办法，对人事档案的收集、归档、整理、转递、利用作出了严格的规定，可以说我国人事档案的管理制度体系已经具备了初级的层次，即有国家、地方、行业、部门的制度等。即使这样，目前我国的人事档案制度还相应存在一些问题，如封闭式的人事档案管理制度缺乏必要的“人性关怀”，忽视其相对人的合法权益，如知情权、申诉权、隐私权等，管理过程中也出现了以系列问题，如“人档分离”问题、个人携档问题、擅自建档问题等。因此要在社会主义市场经济发展的大背景下，完善人事档案管理制度体系，只有建立严密、科学、合理的人事档案管理制度，才是确保人事档案管理工作正常进行的根本保证。

二、淡化人事档案的“凭证功能”，强化信息服务功能

就我国目前人事档案的内容来看，存在着内容贫乏，个性信息缺乏问题，尤其是个性反应不够具体，动态业绩记录较少，忽视了个人的变革创新精神的记载和评价，很难满足当今信息社会的发展要求，因此要创新人事档案的内容。创新人事档案的服务内容就要改变人事档案“千人一面”的状况，要根据人员的多元化，对人事档案实行不同的档案内容收集和管理标准，在人事档案中增加反映个人综合能力、素质、业绩的材料，把人事档案建设与建立市场经济条件下的个人信用联系起来，以凭证部分、职业生涯、职业能力和个人信用记录作为人事档案的主要内容。

三、加强档案教育，提高人事档案管理人员的专业水平

目前社会上对档案人员的专业培训名目繁多，大都是短期的理论培训，不能真正提高专业能力。许多国家在员工培训方面都采用“教育休假制”来实施作为终身教育战略的回归教育，以便使员工的知识技能得到不断更新。我们认为，这样的制度可以引入我国档案行业中来，结合我国档案工作和档案工作人员的实际情况，建立健全针对档案人员教育培训的一套规章制度。一方面，可以保障档案工作人员接受继续教育的基本权利，为个人发展提供一定的空间，满足个人发展的需要;另一方面可以使档案部门人力资源的质量得到不断提升，推动档案工作更好的发展。

四、加强档案行政管理部门在人事档案管理中的作用

我国的人事档案管理主要依据《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》和其他人事管理制度进行规范和管理的。档案行政管理部门在档案管理中的地位是“国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调”和“同级档案行政管理部门的监督、指导”。人事档案的所有权归国家，档案行政管理部门应依法使其管理职责，从保护档案国家所有权的高度充分重视对人事档案的管理。档案行政管理部门可以从行政监督和行政执法两个途径来加强对人事档案的管理。行政监督就是档案行政管理部门要发挥其行政监督功能，如在人事档案管理方面涉及领导干部有严重违法乱纪行为时，档案行政管理部门要行驶其监督权力;行政执法就是对人事档案管理领域中的违法行为，档案行政管理部门可以通过设立的执法监督检查机构或检查员进行行政执法，可以签发《档案执法监督检查通知书》或《违法行为处理通知书》，督促对其所属的且对违法行为有直接负责的主管人员或者其他责任人员给予行政处分，这是目前档案行政管理机关在人事档案管理中发挥作用的有效途径。

五、建立信息社会化、开放式的人事档案管理模式

一是加快人事档案数据库建设，实现人事档案的信息化管理。建立人事档案信息数据库，包括文字和多媒体信息数据库。文字数据库要涵盖人员各方面的综合信息，如个人自然情况、工作情况、职称职务情况、工资情况、学历教育情况等。多媒体数据库包括图像和视频数据库，从数据源的采集到后期制作，都能将文字图片、声像资料转化为档案材料，实现人事档案查找、借阅、归档、统计等日常工作的自动化处理。

二是加快网络化管理体系建设，实现人才资源共享。要達到信息共享就要建立统一的信息系统和标准规范的人事档案管理软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级无法沟通和共享。以地市级建立局域网效果最佳，市与各县、区主管局和基层相连，形成网络系统，实现人才信息的大面积资源共享。

三是在建立人事档案数据库和网络管理系统的基础上，构建国家人事档案中心。构建人事档案中心是根据“统一领导，分级管理”的原则，在一定的区域内（省或县）设立各级国家人事档案中心，集中管理该地区的人事档案;各单位、组织、团体等人事档案由该地区的国家人事档案中心统一管理;人事档案在各级国家人事档案中心流动、传递;各用人单位按期把要归档的人事档案材料按国家规定递交各级国家人事档案中心，由人事档案中心按一定标准统一管理，并为各单位提供人事信息和人事材料凭证。

参考文献

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