文书档案的办公自动化应用

赵颖

摘要：现阶段，随着经济以及科学技术的不断发展，事业单位的文书档案管理工作已经办公自动化，以此提高了文书档案的管理效率。事业单位以前都是使用纸质文书档案进行归档，以备查询或者其他用途使用。但是纸质的不便于保存，同时也耗费了事业单位大量的人力去管理，不利于提高事业单位的工作效率。事业单位应当追随时代的脚步将办公自动化应用于文书档案管理的工作中，这样可以便于保存并且条理清晰，同时节省了人力，提高了事业单位的工作效率。本文从文书档案办公自动化的优势以及其应用进行了深刻的分析，以期能够为事业单位的文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。

关键词：文书档案;办公;自动化;应用

中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）015-083-01

以前事业单位的文书档案大部分都是依靠纸质版进行归档、管理，但是纸质版并不利于其保存，时代久远之后纸质的文件纸张磨损严重或者字迹因为年代久远而模糊不清，并且事业单位的文书档案管理人员需要倾注大量的人力以及精力去整理所有的文书，同时纸质版的文书档案需要占据较大的空间去存放，因此纸质的文书档案不利于保存。事业单位的文书档案管理人员应当借助现代化的办公自动化进行文书档案的管理，这样便于保存与查看，并且不占用办公场所的空间，同时也提高了事业单位的工作效率。本文从文书档案自动化的优势与其应用进行了深刻的分析，以及能够为事业单位文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。

一、文书档案办公自动化的优势

1.相对于纸质文件更利于保存

纸质文件由于其自身的局限性，导致不能经过较长时间而不被磨损或者丢失，事业单位的文书档案管理人员虽然在存放时较为认真或者进行了妥善的保管，但是文书档案经过其他工作人员因为公事被授权借阅后，借阅人员如果不能完好的保存纸质文书，导致文书档案磨损、毁坏、丢失等后果，都会给事业单位造成不可挽回的损失，还有些文书档案的内容是涉及保密信息，这将对事业单位造成较为严重的后果。而文书档案办公自动化相对于纸质文件更利于保存，并且不占用空间，事业单位文书管理人员不需要担心其磨损、毁坏、丢失等情况，从而有利于文书档案的管理，提高工作效率。

2.提高工作效率

在文书档案没有办公自动化之前，事业单位的文书管理人员在整理时往往面对的是较大的整理、分类的工作量，管理人员需要分门别类的进行存放以便进行归档与查询，在面对其他人员借阅时，往往需要去翻阅每一类别的文书从中寻找文书档案的材料，这样增加了人力物力，不利于提高工作效率。而文书档案办公自动化可以避免管理人员在整理时或者其他人员借阅时进行大量的人工整理或者翻阅的工作，将文书档案办公自动化后，管理人员将会直接利用高效率的办公软件或者其他应用进行归档或者查询工作，这样便可以提高事业单位文书管理人员的工作效率。

3.信息分享更加便利

之前事业单位的文书档案管理人员在其他人员借阅时往往需要领导同意后方可借阅，这样不利于其他人员进行信息分享，而文书档案办公自动化后事业单位员工均可以方便、快捷的查询文书档案资料，以便了解事业单位的工作模式以及工作内容，也便于个人明确岗位职责，使信息分享更加便利，从而更好的为事业单位服务。

二、文书档案办公自动化的应用

1.文书档案办公自动化制度的建立与完善

事业单位依据科学技术的发展以及现实的办公需要，为了提高办公效率应当建立健全文书档案办公自动化的制度，让文书档案办公自动化代替之前文书档案的纸质文件的管理，这样可以减少人力物力，减少纸质文件占用的空间等，事业单位通过建立健全完善文书档案办公自动化制度来使文书档案管理更加便捷化，同时也是文书档案办公自动化应用的开端。

2.加强对于文书档案管理人员的培训，提高其综合素质

事业单位的文书档案人员管理水平、知识技能等参差不齐，在日常管理活动中，应当注重培养文书档案管理人员的综合素质，在实践中让文书档案管理人员学习日常生活中可能会应用到的办公软件或者办公自动化的技巧，让计算机讲师对文书档案管理人员进行培训，在培训中多讲解文书档案办公自动化管理方面的知识与技巧，让文书档案管理人员学习文书档案办公自动化管理的相关知识，以此提高文书档案管理人员办公自动化的整体水平，从而更快地提高文书档案管理人员的综合素质以及办事效率。

3.规划方向，统一管理

事业单位的领导或者文书管理人员应当针对文书档案办公自动化应用进行充分的讨论，在讨论中应当立足于事业单位的性质以及自身现实情况，为文书档案办公自动化的方向进行规划，决定单位中关于办公自动化的发展方向以及模式，从而使文书档案管理人员依据规划的方向进行日常文书档案的管理，并且在制定了规划方向之后便于事业单位进行统一管理，这样可以提高文书档案管理的效率，从而使事业单位更好的履行其职责。

4.事业单位对于涉密性文件的管理

事业单位在日常工作中涉及的保密性文件档案较多，事业单位对于涉密性文件应当进行严格管理。而事业单位可以借助文书档案办公自动化更好的进行涉密性文件的管理，文书档案管理人员在保存涉密性文件时应当在其电脑或者其他载体上设置较为复杂的密码以及密保问题进行保护，密码以及密码问题尽量让为数较少的档案管理人员知晓方可，方便管理人员进行管理或者查询，也可以通过加强其安全系统并且加强其防火墙来对于涉密性文件进一步的保护，这样可以有效避免其他人员盗取涉密文件信息，也可以方便文书档案管理人员进行有效管理。

三、结语

事业单位以前的文书档案管理方式已经不完全适用于经济以及科学技术飞速发展的要求，纸质文书档案浪费了人力物力，占用了较大的办公空间。事业单位应当进行文书档案办公自动化的改革，根据实际情况将文书管理档案管理办公自动化。这样可以节省人力物力，提高工作效率，从而促进事业单位更好的履行其职责。本文从文书档案自动化的优势以及其应用进行了深刻的分析，以期能够为事業单位的文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。