高校教学档案的数字化改革探索

胡伟 李洪均

摘  要 高校教学档案是高校教学活动的真实记录，在日常教学管理以及认证、评估中占有重要地位。随着信息化、网络化发展的不断深入，有效地利用数字教学档案，实现数字化管理，已然是新时期教学档案管理发展的方向。通过分析高校教学档案管理现状，架构数字化教学档案管理系统，探索高校教学档案的数字化改革。

关键词 高校教学档案;数字化管理;高等教育;数字化教学档案管理系统

中图分类号：G642.0    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2019）02-0038-03

1 引言

高校教学档案在高等学校教学、实践等日常教学活动中直接形成，是各项工作的痕迹化体现，具有很高的保存价值;主要由各种文字、图表、声像电子载体材料等组成，是高校各类日常教学活动的真实记录，也是反映教学工作和管理水平的标志性材料，在学校的日常教学管理、各级各类教学检查以及认证评估中占有重要地位[1-3]。各高校非常重视教学档案的收集、归档和保存，院系各级教务办公室也都设有库房，用于专门收集、保存大量的原始教学档案。但是，每当要使用到这些教学档案时，就需要从库房大量的纸质材料中抽出所需要的材料，费时费力，效率低下，越来越不适应现代办公自动化的新形势。

隨着信息技术和网络技术的发展，数字化的教学档案开始作为纸质教学档案的补充或备份出现，目前主要是以图片、表格、视频等形式存于移动硬盘，没有系统地进行分类，也并没有成熟的管理系统和备份机制。由于电子文件内容不够直观，大量调阅也体现不出数字资源的优越性，因此，目前的教学档案管理信息化水平不高，利用率低，还没有真正发挥出数字资源的优势。

2 教学档案的数字化管理系统需求分析

随着高等教育事业的蓬勃发展，深化教学改革更显重要，在大力开展教学评估、提高教育教学质量以及国际工程认证的大背景下，现有的教学档案管理滞后了迅速提高的高等教育管理水平。出于教学业务、教学管理工作以及科研的系统集成需求，亟待设计现代化的教学档案管理系统来提高教学档案管理水平和利用效率，信息技术、计算机网络技术以及扫描、存储设备和技术的发展，也为设计数字化教学档案管理系统提供了有力的支持，因此，教学档案的数字化管理是必然趋势[4-5]。

数字化教学档案管理系统的主要业务流程包括：数据的收集，这是教学档案归档工作的基础和重点，根据来源不同，收集方法也不同;数据整理，包括教学档案的类别、密级、部门、年度、归档日期、保存期限等信息;数据的管理，对教学档案的密级分级（分为普通、秘密、机密、绝密四种，其中普通级别的教学档案可以对所有人开放查询，有密级的文档需根据权限选择性开放查询），防伪、防篡改等安全性管理;数据利用，包括数字教学档案的查询、浏览、下载等。

数字教学档案的来源，一方面可以取自现有的办公系统、教务系统，通过有效的接口进行衔接，确保电子文件的及时归档;另一方面，对工作中形成的纸质档案进行扫描采集，对已有的数字声像档案进行文件级管理。日常教学档案多种多样，首先必须明确数字化教学档案的归档范围，根据目前实际教学管理工作中的需要，主要包括师资队伍建设方面、教学基本建设与教学改革相关、教学管理、教学评价和质量监控、学风建设这几大方面工作中形成的一系列的教学档案;其次，合理的分类和编号有利于管理的标准化、规范化和现代化，能够有效促进信息资源的开发利用。根据目前的需求，对这些教学档案进行分类、分级并合理编排结构化档案号，采用四层隶属编号方法，第一层为一级类目标识别，用三个简称字母表示;第二层、第三层分别为二、三级类目大号，分别用阿拉伯数字标识;第四层为序号。教学档案分类如表1所示。

3 教学档案的数字化管理系统架构

开发模式  主流的开发模式有C/S和B/S两种模式。C/S即客户端/服务器结构，是传统程序架构模式，由客户端软件和服务器主程序组成。客户端需要安装专门的软件，一般而言面向相对固定的用户群，对信息安全的控制能力强。B/S即浏览器/服务器结构模式，是基于网页的系统，适应范围广，系统维护小，面对不可知的用户群。综合考虑两种模式在硬件投入、安全性、系统维护量、操作系统平台以及用户体验等方面的比较，系统整体采用两种模式的有机结合，以充分发挥两种模式各自的优点。在内部工作人员中，使用客户端/服务器结构模式，使之具备较强的交互性、操作性和安全性;针对外部用户，采用浏览器/服务器结构，主要提供浏览和查询等服务。

系统架构  系统框架分三层体系，包括表现层、业务逻辑层、数据持久化层：表示层，即用户操作界面;业务逻辑层是系统的核心层，接收来自用户操作界面中的各项指令，处理各种教学档案的归档立卷、维护、查询使用以及系统管理等任务，调用数据层中的数据，并将结果返回至用户操作界面;数据层主要是数据的存储以及备份。三层体系将界面表示、业务逻辑处理、数据库持久化访问框架明确规范起来，实现用户与管理系统表示层、业务逻辑层、数据层之间的交互式操作。客户端/浏览器，提供用户与系统的友好访问;应用服务器，实现业务逻辑;数据服务器，负责数据信息的存储、访问、优化。三层框架结构设计使得系统结构简单，逻辑清晰，便于开发，如图1所示。

4 数据库的选择与数据采集

数据库选择  数字化的教学档案主要包括：纸质教学档案的数字化形式的各类副本，扫描件;电子文档、电子表格、图片，影音等;对网页的抓取，如一些网站公示页面等具有价值的特殊凭证;等等。数字化教学档案的文件类型主要有：各类文件扫描件、副本，PDF格式;图片、照片，JPEG格式;视频，MP4格式;表格，Excel;文档，Word格式等。

数据库的设计应考虑普遍适用性原则，根据系统实际运行需求建立相关的信息管理数据表;应尽可能减少数据冗余，建立合理、方便、全面的数据索引，以提高查询速度，降低程序的复杂度。依据数据库选型的稳定可靠性、可扩展性、安全性，丰富的开发工具以及服务质量等原则，并通过充分考虑实际的网络运行环境、系统部署成本等因素，拟采用SQL Server数据库。它可扩展，高性能，以结构化数据和关系型数据存储，并提供更加安全可靠的存储功能，同时集成BI数据分析挖掘引擎等功能。SQL Server 在Microsoft的数据平台上发布，可以组织管理任何数据，可以将结构化、半结构化和非结构化文档的数据直接存储到数据库中，对数据进行查询、搜索、同步、报告和分析。

数据采集与备份  按教学档案的分类目录扫描存贮，保证图像的完整、端正，并参照有关电子档案的相关标准，形成图像存贮文件（PDF、JPEG、TIF）、索引信息格式文件（XML）;通过设定归档策略，将扫描的文件以及办公系统、教务管理系统中现有的电子文档归档。为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，需将数据集复制到其他存储介质。在与主数据库所在机器相分离的备份机上建立主数据库的一个拷贝，并充分考虑数据恢复问题，这些措施能够在系统发生故障后进行系统恢复。

5 系统管理与系统安全设计

系统管理包括用户管理、权限管理、操作记录管理等。其中，用户管理用于增加、修改和删除教学档案管理人员及普通用户;权限管理根据教学档案密级对各类用户设置访问权限，提高系统的可控性和安全性;档案管理人员的操作以及用户对于档案的所有使用、调阅、下载及打印，都将由系统生成日志记录，形成操作记录。

数字化程度的提高，随之而来的是信息系统安全问题。拟从系统级安全、网络级安全、传输级安全和应用级安全等方面进行考虑。物理层硬件的选用和操作平台的选择是整个管理系统安全性的基础。数据库系统是整个管理系统的核心，数据的安全显得尤为重要。要充分考虑数据存储的安全，以防止数字教学档案的丢失、隐私泄露、篡改以及恶意使用。建立数据库的备份和恢复机制，对数据库管理人员进行权限设置和层级管理并记录操作日志。对系统合理划分功能模块，设置分级权限、系统的用户和权限分配、用户密码管理以及全面的日志记录机制。通过多方面的保障，确保管理系统的安全性问题。

6 结语

随着信息化时代的到來，各方面技术的迅速发展，为高校教学档案的数字化管理提供了多元化技术，同时对高校教学档案的管理水平提出更高的要求。先进的技术和设备、数字化存储理念以及管理系统的构建，将有利于教学档案的管理和利用效率。本文提出一些关于数字化教学档案管理系统的探索性思想，通过应用数字化技术，以先进的教学档案管理系统理念为指导，提升教学档案的管理水平，并通过进一步的细化，努力实现目前数字化教学档案管理的需求，进而提升整个高校的教学管理水平，使之与高等教育的国际化发展趋势相适应。

参考文献

[1]陈海燕，闫旭.高等院校教学档案管理现状与模式创新探索[J].教育教学论坛，2018（7）：6-7.

[2]邹凡.高校档案管理新思维[J].管理观察，2018（8）：120-121.

[3]刘健鸿.浅议学校档案的教育功能[J].中国教育技术装备，2013（17）：67-68.

[4]马媛媛.当前高校教学档案管理存在的问题及对策[J].文学教育，2018（4）：124-125.

[5]李晓芬.新时期高校教学档案管理的基本功能、现实思考与发展趋势[J].高教研究与实践，2010，29（4）：45-48.