关于做好农场社保局档案管理工作的探讨

高旭东

社保档案管理是促进社会保障体系全面发展的基础性工作，经过多年的积累，社保档案收录和保存了数量庞大的有价值的信息资料，其中包括文字、声像、图片等。社保档案管理工作作为社会保障工作的重要组成部分，必须得到进一步加强。本文就如何做好农场社保局的档案管理工作进行了有益的探讨。

1、加强组织领导和制度建设

①健全领导机构

必须高度重视档案管理工作，主要领导要亲自过问、关心重视档案管理工作。为切实加强对档案管理工件重视和领导，要成立或调整档案管理工作领导小组，由主要领导任组长，分管领导任副组长，成员由各业务部门负责人组成，领导小组全面负责组织和领导档案管理工作。档案室设置专职管理人员，各业务部门有兼职人员负责档案工作，努力形成以主要领导挂帅、局办公室分管、档案室具体负责、各业务部门协助抓的四级档案管理体系，为做好档案管理工作提供了强有力的组织保证。

②加强制度建设

制度是做好一切工作的前提和保证，档案管理工作同样离不开制度建设。可根据工作实际需要和上级的有关规定，从档案保管、使用、保密、材料归档等方面，制定相应的管理制度，不仅要明确档案管理的职责、任务，还应具体对借阅、查寻手续、保密措施及档案材料归档等方面的工作进行规定，使档案管理工作有章可循，有规可依。还应针对档案管理人员制定专门的岗位责任制度，明确考核和奖惩的标准，以调动档案管理人员的工作积极性。

2、努力改善档案管理设施，达到档案管理规范化要求

①改善基础设施

应根据现存档案规模和未来发展需要，建设专用的面积合理的档案保管库房，并配置标准的满足数量需要的档案柜、档案盒和先进的信息化电子管理设备，配齐打印机、复印机等办公设备以及空调和消防器材等保障设施。库房要保持环境整洁，有卫生清扫工具，如吸尘器、自来水等。档案柜要整齐排列，并在柜门贴上醒目的索引标签，方便管理和查寻。为档案管理人员设立专门的办公场所，办公室应做到与库房分开设置，不允许人与档案资料混杂。通过一定的资金投入，进一步加强和改善基础设施建设，可为做好档案管理工作创造有利的条件。

②重视引进计算机技术

在利用库房保存实物档案的同时，经过信息化处理后，录入计算机进行存储，采用专门设计的档案管理软件进行自动化管理，为使用者查找、阅读档案提供快捷和方便，不仅显著降低了管理成本，还使工作效率得到了提高。利用计算机存储和管理档案，还能减少档案空间占用，方便信息保存，档案的保密性也会得到加强。因此，应充分利用计算机对档案进行管理，促进档案管理的科学化和现代化。

3、加强培训，提高档案管理人员的整体素质

①档案管理人员应该具备的素质

要有较高的专业知识水平、优秀的职业道德水准、强烈的责任心和组织纪律性等素质。档案管理的专业知识包括有价值的档案资料的收集、整理、保管、登记、查寻、使用、鉴定等，是一门专业的学科。在实际工作中，还应努力掌握计算机和网络技術等信息化方面的知识，能熟练使用配备的办公自动化设备。所谓优良的职业道德，就是不为名利、勤奋工作、热心服务的工作态度;尊重历史，维护档案原貌，绝不篡改档案内容;遵守法律，自觉执行规章制度;保守秘密，不泄露保密信息等。

②做好档案管理人员的教育培训工作

一是要加强档案管理人员的思想教育。要通过对党的政治理论、习近平同志的系列重要讲话和有关法律法规的学习，提高他们的政治思想觉悟、遵纪守法能力和职业道德水准，以及对档案管理工作重要性的认识。二是要加强档案管理人员的业务能力培训。业务培训内容可根据工作实际需要进行安排，使培训内容与实际工作有机结合。可通过办班、自学、请进来走出去等多种方式，进行专业理论知识及实践能力的培训学习，还应设置计算机知识、网络知识等学习内容，以更好地适应信息化时代对档案管理工作的基本要求。三是有条件的话可以对档案人员进行继续教育，因为档案管理人员的继续教育水平往往决定着档案管理工作的水平。通过教育培训，将会为档案管理工作提供人才和智力保证，能有力地促进档案管理工作的发展。

4、发挥档案功能，规范归档和利用

按照档案管理相关制度要求，做好档案的归档工作。各业务部门每年都要按规定整理案卷，然后移交到档案室，做到一案一卷，认真登记，严格按程序办理移交手续，使归档资料完整、准确、及时，做到应归档的全部归档。要坚持标准，确保归档材料标准统一，格式规范，分类装订，有序排号，符合档案保管的要求。在档案管理的实际工作中，要做到每年年终对保管的档案进行一次整理，定期对保管质量进行检查，防止尘污、霉变及虫蛀鼠咬等问题的发生。并按规定对实物档案进行利用，体现档案的价值，发挥档案的功能性作用。借鉴保存的档案内容，进行年鉴和史志的编纂。在社保局具有纪念意义的日子里或者举办相关活动时，利用实物档案的图片和音像资料，制作成橱窗、画册、拍摄纪录片等，使档案得到充分的利用。

总之，社保档案管理的目标是：为经济发展服务，为社会民生服务。因此，应不断夯实档案管理的基础建设，强化工作力度，努力发挥档案的功能作用，促进档案管理工作的发展。

（作者单位：152443黑龙江省柳河农场社会保险事业管理局）