关于文化艺术档案信息资源共享的探讨

金艳萍

摘要：本文从档案实际出发，着重探讨了这一领域中档案信息及档案信息资源等有关概念以及以市级、区县级文化馆为主体实施构建的档案信息资源共享模式：档案信息咨询共享模式和网络档案信息资源共享模式的实施和所需的运行机制。以期对文化艺术档案信息资源共享理论与实践的发展有所促进。

关键词：档案信息资源;共享模式;运行机制

档案作为一种信息资源，现在通过计算机输入，扫描，电子文档生成等多种方式可以使档案信息脱离纸质等实物载体而以电子信息的形式存在，这样就可以通过计算机对档案信息进行存储和检索，通过网络对信息进行传递，大大提高了档案信息的利用效率。目前，各单位、部门都在进行档案信息化工作，但相对独立，分散，如何更好的利用档案信息资源呢？档案信息资源共享就是一种有效的解决方法。下面将以文化馆为研究对象，探讨市级、区级文化馆的档案资源信息共享模式及运行机制。

一、档案信息资源及档案信息资源共享的描述

1.档案信息资源的描述

档案信息主要来自于档案数字化后形成的电子信息，也可以是直接由计算机软件生成的电子文档。结合实际情况，档案信息主要有以下几种形式：档案目录信息、档案专题信息、档案全文信息。按照信息的开放程度，可以将它分为：公开档案信息、非公开档案信息。

2.档案信息资源建设

对于文化馆来说就是要整理、完善档案资料。做好档案资源的数字化工作，生成档案信息资源。建立规范的数据格式标准，使得数据可以转化和导入，从而避免了重新输入。

3.檔案信息资源共享的描述

档案资源共享系统可以细化描述为一个以档案利用需求中心，以信息技术为基础，以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段，以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。

4.档案信息资源共享的意义

①整合档案信息资源，方便统计、编研等工作开展。整合了各文化馆的目录信息，全文信息（整合的标准、技术问题这里暂不讨论）将有助于市文化馆进行档案统计，编研等工作。

②加强馆际交流与合作。通过档案信息资源共享系统各区县档案馆将可以开展跨区的档案交流与合作。

③为今后建设档案信息资源网奠定基础。可以依据档案信息资源共享系统逐步建设档案信息资源网络，提高档案利用效率，增强利用者的档案利用需求，形成档案利用的良好循环。

二、档案信息资源及共享的现状

据了解，上海市文化艺术档案馆根据艺术生产的自身规律和收集保管的特点，通过对艺术档案材料进行实体管理和数据库管理的两种不同形式，形成了对各文化艺术单位艺术档案科学管理的网络。为满足社会各界对艺术档案的利用需要。据调查，宁波市文化馆间的档案信息资源相对独立，交流较少。

三、档案信息资源共享模式

1.档案信息咨询共享模式

这种共享模式主要是档案馆工作人员通过电话，电子邮件等方式向其他档案馆发布档案查询申请，由档案馆员查询后给出答复，从而达到档案信息共享利用的目的。这种方式构建简单，能够较快的定位所需档案的存储位置，得到所需的信息数据，但是功能比较单一，适合于那些只需了解相关少量档案信息，而不需要提供档案凭证的档案需求。

2.网络档案信息资源共享模式

这种共享模式主要是通过构建网络平台，将档案馆的档案信息资源在网络上整合发布或分别提供利用，达到档案资源共享的目的。档案信息包括全文信息都能够存储在数据库中提供查询利用，并利用网络进行传送。这种方式无疑能更好的促进档案信息资源的共享，更好的开发利用档案信息资源。这个网络平台是以网站为外在表现形式，其后台的数据库包括了相关的档案信息资源数据，利用者可以通过网站的检索界面检索相关的档案信息资源信息，并通过这种形式来达到共享档案信息资源的目的。

3.文化艺术网络档案信息资源共享模式。共享模式主要是指由市文化馆确定档案信息资源整合的项目，由各个区县档案馆分别将本馆掌握的这部分档案信息资源数据库上传市文化馆，由市文化馆有关部门将数据整合后在市文化馆网站上设立查询界面提供利用。

①网络档案信息资源共享模式运行流程。各区县文化馆进行档案信息资源调查分析，了解馆藏档案信息资源及数字化情况，然后分类上报市文化馆汇总。以后可以定期上报档案信息资源变化和利用的情况。

②上报档案数据库，整合数据。依照规定的数据格式，各区县文化馆将确定共享的档案信息资源数据库上报市文化馆，由市文化馆统一整合数据，建立相应的网络数据库。

③档案信息资源数据发布，提供检索利用。市文化馆将整合完毕的档案数据上网，提供相应的档案信息资源信息检索界面。各档案单位可以根据权限来访问档案信息内网档案信息资源。如果档案信息资源可以向公众开放的，则通过市文化馆网站统一提供检索。

四、档案信息资源共享模式运行机制

1.依法调控机制

档案信息资源共享是一个系统工程，所涉及的档案信息管理领域也是一个较新的领域，还有很多问题需要解决，如档案信息资源的查阅权限，档案信息的数据类型等，所以，档案信息资源共享模式的实现就必须依靠相关的法规、标准来统一，协调内部关系。

2.档案信息需求调查机制

档案存在的目的是为了利用，是为了满足档案利用者的需要。档案信息服务要更好的发挥作用，就必须及时了解掌握公众的档案利用需求。

3.有序的组织领导机制

各级领导重视档案信息资源共享工作、关心和支持档案信息工作，才能在队伍建设和硬件配备上给予加强和支持，为档案信息资源共享工作打下一个良好的工作基础。

4.档案信息资源建设、协调机制

各个档案馆掌握的档案资源不同，开发的档案信息资源的程度也各不相同。为此需要市文化馆制定相关的协调机制，督促各个文化馆将相关档案信息资源建设列入工作计划.另外在开发新的档案信息资源时，可以将档案馆以及专业的文化艺术档案馆好的做法，经验加以推广。

参考文献：

[1]孙婧.浅谈艺术档案的电子信息化趋势[J].戏剧之家，2014 （09）：347.

[2]毛军华.加强艺术档案管理的若干思考[J].浙江档案，2018 （11）：63.