高校人事管理信息化问题及对策浅析

王珊珊

摘要：高校人事管理信息化工作对提高工作效率、提升服务水平、优化人力资源配置、促进科学决策具有重要意义。近些年已有高校对此进行了探索，但在实际开展过程中难免会遇到问题。就这些问题进行剖析，提出相关对策，并就人事数据开发利用以及建设网上办事大厅提出一些思考。

关键词：高校人事管理；信息化；人事管理信息系统

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）30-0010-03

高校人事管理工作涵盖了教职工从入校、晋升、调动、离退休乃至去世的整个过程，是学校建设和发展的关键工作之一，在此过程中产生的人事数据也被视为其他各项工作的基础数据。人事管理信息化是依托先进的信息技术和现代化的管理理念，对传统人事管理工作模式加以改进，实现人事管理工作网络化、无纸化、规范化运行，提高人事工作效率，提升人事服务水平，促进人力资源优化配置，并为科学决策提供支持。在过去的二十多年里，许多高校陆续开展了人事管理信息化工作，也建立了自己的人事管理信息系统，但开展信息化的过程往往很难一帆风顺，难免遇到各种各样的问题。

一、高校人事管理信息化目前存在的问题

一项工作的成功开展，离不开各相关方面的支持，人事管理信息化工作亦是如此，对这项工作，可从信息系统外部支持和信息系统本身两个方面进行讨论。从信息系统外部来看，常遇到的困难来自人员、经费和制度；从信息系统自身角度来看，在规范性、共享性、准确性、信息开发利用、服务水平等方面仍有不足。

1.信息系统外部支持不够。信息系统外部支持不够主要体现在人员、经费和制度三个方面：

第一，在信息化团队中，人事专员和技术人员是各自领域的专家，但是在共事过程中，由于彼此缺乏对方领域的专业知识，易出现“沟通障碍”，人事专员难理解技术名词和技术细节，对技术实现难度把握不准，而技术人员则是对人事工作内容、政策、流程不熟悉，可能导致技术实现后的目标与人事专员的理解存在偏差，从而造成多次返工，延缓系统建设进程，提高系统建设成本。

第二，人事管理信息化工作是一个长期、持续的工作，这也意味着需要有长期、稳定、足额的经费支持，而在实际工作中，常遇到的情况是校方对此项工作重要性认识不够导致初始经费投入不够，难以建成一套完整的人事信息系统，抑或是在学校发展过程中将其经费改投到其他项目上，导致中途资金链断裂，信息系统后续维护困难。

第三，任何一项管理工作都需要有规范的制度做保障，信息化工作也不例外，常见问题是信息系统建成了，但是缺乏針对此系统的相关管理制度，导致信息系统在管理、维护等方面十分混乱，从而影响信息系统正常运行。

2.信息系统设计、管理、维护方面的问题。（1）系统设计规范性不够。这一点体现在字段设计上，易出现以下三个问题：分别是字段名称不够规范，同一字段在不同功能页面显示名称不同，字段取值范围与国标不一致，这些情况一方面易引起歧义，另一方面也难以与其他部门进行数据交换。（2）信息共享意愿不强。除了因为设计不够规范所带来的共享困难外，还存在各部门对数据共享的意愿不强，造成了很多基础数据各自维护各自的，也很容易导致数据的不一致，进而影响工作效率。（3）数据准确性不够。通常情况下，每位教职工的人事信息字段少则几十，多则上百，所以人事数据库是非常庞大的，同时人事信息经常出于各种原因发生变动，而人事部门人手有限，更新维护可能存在一定的滞后性，导致数据准确性不够。除此之外，因手工输入所造成的误差也会导致数据的不准确。（4）数据开发利用率低。人事系统统计分析功能设计较为简单，无法对人事数据进行深入分析，导致大量数据其实并未发挥真正作用，也难以为科学决策提供有力支持。（5）服务水平较差。人事部门常见的问题在于注重管理而忽视服务，在设计人事信息系统时更关注管理层而忽略了广大教职工的使用需求，导致很多教职工对人事部门“望而生畏”，对人事工作的满意度也较低。

二、高校人事管理信息化对策分析

人事管理信息化的实施可归纳为宏观上设定清晰具体可操作的目标，例如建设一个高效率、智能化、服务型、共享型的人事管理信息系统，在微观上可据此设计详细需求，并根据实际情况随时修改需求，维护更新信息系统。对于信息化工作而言，信息系统之外的支持非常重要，主要包括三方面，分别是人员、经费、制度。在人员方面，要让人事专员和技术人员“说上话”，可以对人事专员和技术团队分别就信息技术和人事工作进行必要的培训，或考虑让具有信息技术背景的人事专员参与到信息化项目中。在经费上，人事管理信息化的发展离不开必要的经费投入，人事部门要努力争取足够的经费以支持该项目的建设，尤其对于信息系统而言，不是一锤子买卖，后续还需要实时维护更新系统，并及时根据政策、业务变化调整信息系统。在制度建设上，需要结合当前人事部门工作的规章制度、业务流程以及信息系统的特点，制定具有针对性的信息化管理制度，可以从信息系统的使用规范、操作程序、权限分配、共享办法、保密须知等方面做出规定，从而在制度上约束个体行为，最大限度保障信息系统的安全稳定运行。

1.信息系统建设要以安全性为基础。人事信息对安全性和保密性要求极高，在实现人事管理信息化的过程中也要特别注意人事信息管理系统的安全性，例如可以在权限设置时设置不同角色，对不同角色的权限分别处理，使用者按需申请角色权限，经批准后方可使用，同时，系统使用人员还应注意保管好自己的账号密码，尽可能使用动态口令的方式登录系统，并需对系统中查询到的信息保密。除此以外，安装杀毒软件、不点击非法链接等方式也是保障信息系统安全的有效办法。

2.字段设计需规范化。字段设计上，要考虑字段名称的规范和一致，同时在取值范围上有现行国家通用标准的，例如学历、学位、职称等，也应以国标为准，以便于未来与其他部门（如教务部门、科研部门）交换数据。

3.信息应主动共享。大数据时代充分体现了数据的价值，数据价值的发挥需要数据集合大而全，这就需要各部门以全局为重，主动共享基础数据，例如教务、科研、工会、房产等部门经常需要教职工的人事信息，因此可以将人事管理信息系统中的人员信息实时推送到其他信息系统中，让其他部门也能及时掌握教职工信息的变化，这样既减少了工作量，也可以降低因各部门掌握人员信息的不一致所存在的潜在风险。

4.多方参与促进信息准确。人事信息准确性非常重要，需要多方参与共同确保信息准确。首先对人事部门而言，需要以人员档案为参照，核对、录入初始信息；其次，在后续维护上，也应在人员信息发生变动时及时将变化体现在系统中，例如人员内部调动、职称职务晋升、学历学位更新等等，同时，由于需要变动的信息数量非常庞大，而人事部门人手却有限，可以考虑将部分权限开放给相关职能部门或二级院系，例如可请组织部维护党员信息，统战部维护非党员信息，二级单位维护考勤信息等；同时，对于个人而言，还有一些可能随时发生变化但是人事部门并不掌握也无须审核的信息，这部分信息则可以请教职工本人自行维护，例如邮箱、通讯地址、联系方式、研究领域等。

5.挖掘数据的潜在价值。很多高校的人事管理信息系统还处于最基础的数据收集和查询阶段，大量有价值的信息还未能充分挖掘利用，这就要求管理者对数据分析有一定的经验，一方面清楚哪些数据可以分析，另一方面也要明白需要从这些信息中分析出哪些结果。对于高校而言，人才是核心和关键所在，而如何建设一支优秀的人才队伍也是各高校人事部门的重点工作。

6.建设教职工网上办事大厅。高校人事部门具备管理和服务双重职能，而只有服务好每一位教职工，解决他们的实际需求，才能称得上是好的管理。好的服务不仅仅是态度上的亲切，更应该让教职工感受到办事效率提高，办事更加容易，为此，可以建设网上办事大厅，实现线上操作或自助打印，例如现在也有很多高校开发了校内门户，教职工用自己的账户登录校内门户，就可以办理多种人事业务，如开具在职证明、申报职称等等，既方便了教职工辦事，也提高了人事工作的效率。

参考文献：

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