浅谈档案移交工作应当注意的几个问题

宋林静

摘要：随着档案作为文创产业资源开发越来越成熟，档案工作法律地位不断提升，随着国家机构改革的深入，新设立档案馆、室数量增多，档案开发交流利用广泛，档案移交数量增加，几率增多，档案完整性、安全性风险可能凸显。特别是在国家机构改革中，档案移交工作在档案管理组织机构初建，相关人员业务和工作精神状态明显不足，场所环境变迁，信息化系统装备更新，日常入库和职能性移交等诸多不利因素交织的条件下，档案完整性风险可能更加突出。必须引起高度重视，采取有效措施，精心组织，抓住关键环节，防范突发事件的发生，扎实有序做好档案移交工作。

关键词：档案馆室;档案移交;非专业化培训

新形势下，随着国家机构改革的不断深入，党政机关、事业单位新设档案馆室骤然增多，档案资料的开发利用，导致档案移交频繁，数量增大，档案完整性风险突出，做好档案移交工作，确保档案准确、完整、安全移交到位，需要档案管理和人事组织部门工作人员的共同努力，做到精细严实，依法办事，保证档案移交工作顺利开展。为了实现这一工作目标，本文就档案移交工作中应当注意的几个问题进行分析阐述，希望能对档案移交工作有所裨益。

一、确立档案移交主体责任。明确单位负责人和档案馆室负责人的主体责任。贯彻落实国家档案局关于档案移交工作的相关要求，召开档案移交工作专题会，成立专门组织，加强领导监督。针对档案移交工作中存在的问题提出明确要求，对档案移交工作作出部署。严格依法履职，层层传导做好档案移交工作的重要性和必要性，确保国家集体资源的安全转移。精准安排工期计划，结合移交档案数量和质量的实际情况，明确档案移交的具体时间。精心组织、责任到组到人，落实各项工作;要严格标准，层层把关，严办手续，确保质量。

二、面对档案移交所面临复杂局面，认真做好档案细化和分类。在国家机构改革中，档案转移工作数量大，种类复杂，包括：职能划转档案移交，职业专业档案（库）移交，文件存档入库移交，换岗移交，档案地址移动移交，交接等等。另外在单位聘期调整、人员变岗、职责变化时，也存在档案工作的交接被忽略现象，把档案、档案工作与业务工作严重割裂开来。只有认真做好细化分类，在源头理顺相应关系，才能保证移交给在有条不紊，顺利进行。

三、必须依规章办事。档案法和档案管理条例等法律规章明确确立了档案馆室法人地位和资格。上级档案行政主管部门和人力资源部门，党委编制部门确立的三定方案，进一步明确了单位案馆室机构的法律地位，职权范围，职能义务。确立了其收纳归档、库管保密、编目阅览、档案服务的主体地位和功能。档案室内部要明确管理者的职责和人员分工，以及功能区的设立。制定专业规章制度。如档案管理工作人员管理规定，档案工作委员会工作条例，档案管理保密制度，档案鉴定销毁制度，档案库房管理制度，文件材料立卷归档办法，档案移交交接制度等等。档案管理要严格依照规章制度办事，特别是在档案移交过程中，遵守管理制度，坚持原则依法依仗办事。

四、认真准确填写档案交接文据。档案移交交接是档案管理一项严肃又经常性的工作，贯穿了档案管理的全过程，档案管理法规明确规定，档案移交交接必须认真填写交接文据，按照规范文据范本准确填写。交接过程包括交接单位、负责人、经办人，交接时间、印章、地点;交接性质，包括馆对馆移交、寄存，征购或收购、捐赠等;交换交接格式，包括有明确身份，种类，移除说明，交接意见等内容。都要认真、准确、全部填写。以此明确档案或者是档案形成的过程资料，在交接、送传、传递过程中的档案完整性的法律责任，保证档案交接中的完整性。

五、把档案安全放在首位，及时把握前置条件。档案馆之间交接，一般是有专业身份或使相对专业管理人员进行专业化较强的交接。同时，在档案开发利用中，会出现合同约定的档案移动、运输和档案外出进行电子化处理、用于交流、展出等这些业务的具体交接，在处理这类业务的交接中，要对合同规定的档案保管条件严格审查。涉及展览、交流、外租、外展等活动的档案交接，要使用并填写标准的交接文据。属于合同约定的或者是运输加工的，应该以合同约定来进行办理相关交接手续，明确责任。重点要在约定之前，充分考慮档案安全问题及其承接能力，审查保管条件是否符合档案的管理要求的保存环境，全面考察交流、展出承办单位的现场，能力、经验、团队和现场具体施工人员资质，保密包括现场的设施和环境等等。另外在单位职能划分整合时。划分以后，全宗卷需要拆分或重新建立新职能全宗卷，一定要保存好各类交接的记录，确保档案交接的安全。

六、切实做好非专业人员管理培训。档案移交工作关键在人。要加强培训、提高素养。档案管理服务的最高境界是全民参与文创产业发展，通过时代风貌的展示，挖掘推动人类的文明进步。国民档案素养越来越被认为是知识的基础知识，所以，从事知识工作的人员都需要普及一下档案相关知识技能法规。针对这个行业潜在工作人员多，大部分为兼职，档案素养参差不齐，岗位任务跨度大、一岗多职、事务繁的特点，有计划的开展业务培训、明确教程教材，强化岗位训练，重在操练实训，重点对机关工作人员进行档案基本管理知识培训，使其掌握基本档案收集、整理、电子文件的制作、生成、存档技能，胜任单位档案管理工作，打造专兼职结合的档案管理队伍，做好档案管理和移交工作。

参考文献：

[1]档案管理违法违纪行为处分规定（监察部、人力资源社会保障部、国家档案局第30号令，2013年2月22日公布施行）

[2]李明华在全国档案局长馆长会议上的讲话（2019年3月29日）

[3]马媛媛.探析破解城市建设档案馆档案接收难题之策[J].北京档案2019年3期

[4]胡鸿杰.社会与组织：档案职业辨析[J].档案学通讯2016年第5期