大数据对档案管理方法的变革

临沧市农业学校 云南 临沧 677099

在大数据技术驱动下,档案管理的传统业务正朝着数据分析、数据挖掘方向前行,档案海量资源的分析与处理必将成为当下乃至未来一段时期内的主流业务。档案管理依托于大数据技术的语义分析、人工智能、机器学习、知识图谱等功能,开启了关联服务、精准服务、跟踪服务崭新管理格局,档案管理方法也由“需求型服务”向“供给型服务”转变。

一、大数据在档案管理中体现的正向价值

(一)缩小存储空间,规避存储风险。传统的档案管理模式主要以纸质化管理为主,因此,对存储环境的要求较高,档案的防潮、防火、防盗、防蛀等硬件设施必须一应俱全,否则,纸质档案的存储期限必将受到影响。尤其对于密级较高的档案资料,一旦存储环境突变,纸质档案极易发生质变,导致字迹不清、纸张受损严重等情况,档案的利用价值也严重缩水。而利用大数据技术,以往的纸质档案全部转化为数字存储模式,档案信息被存储在容量巨大的数据库当中,不但节省了存储空间,同时,也降低了存储风险[1]。

(二)提升管理效率,节省管理费用。过去,档案查询、信息录入、资料收集整理等工作需要大量的人力资源,而且人为错误率较高。同时,档案借阅、归还、存储等工作环节较为繁琐,不但浪费了档案借阅人的时间,而且严重影响了档案管理人员的工作效率。在大数据技术背景下,档案管理由人工操作转变为智能化操控,海量信息资源的获取以及归档、借阅等事宜完全可以通过大数据技术的分析与筛选功能实现,节省了大量人力资源成本,而档案信息数据库可以存储海量信息资源,一些纸质化档案完全转变为电子档案,节约了大量纸张,这也减少了档案管理机构的费用支出。

(三)档案资源共享,推进工作进程。大数据技术在档案管理中的实际应用,使档案资源实现了内部局域网络共享,档案管理人员可以根据档案密级以及需求部门领导级别,设置档案资源查看权限,只有符合登录权限等级的用户才有权登录后台系统,查询相关的档案信息。在这种管理格局之下,档案资源为其它职能部门提供了便捷服务。

二、大数据对档案管理方法的变革与创新

(一)变革存储方法,创新备份机制。档案是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源,参考价值极高。当大数据技术出现后,档案的存储方法发生质的转变,由实体空间转向虚拟现实空间,档案的海量数据资源全部纳入到系统数据库当中,纸质化档案通过扫描仪等电子设备,转变为图片格式的电子信息资源,并且每一项档案资源都建立了电子查询目录,为档案管理人员带来了诸多便利。此外,当计算机系统遭受病毒攻击时,为有效避免档案信息丢失或者被盗,大数据技术中的云备份功能能够第一时间对数据库中的所有档案资源进行备份,无形当中,提升了档案管理的安全性。

以中职学校的档案管理为例,由于中职学校档案不仅涉及到学生的个人信息,也包括一些学术研讨、科研成果、教育教学成果等高密级档案资料,如果利用大数据技术的云备份功能,这些高价值的档案资源发生被窃取和丢失的可能性几乎为零。

(二)变革服务方法,创新服务理念。基于大数据背景,档案管理由过去的“需求型服务”模式转变为现在的“供给型服务”模式,即由被动式服务向主动式服务过渡。档案管理结合大数据技术中的云计算服务、智能推送服务,满足了档案资源需求者的个性化需求。在中职学校的档案管理中,借助于大数据技术,能够精准定位用户群体的主观需求。比如各专业任课教师需要调取历年来的专业教学档案,大数据系统的数据分析功能可以针对任课教师的所教授的科目,将价值利用率最高的档案资源筛选出来,任课教师只需要通过权限审批就可以远程调取所需的档案资源[2]。如果需要打印出纸质参考资料,任课教师可以在审批权限范围内对资源信息进行打印,而无需通过档案室的实体服务流程,既节省了大量宝贵时间,同时,也保证了档案内容的精准性。

此外,大数据技术的智能推送功能可以将最近更新的档案资源信息公布在管理系统的操作界面,档案资源需求人员只需要登录档案数据库,就能够在访问权限范围内浏览到最新的档案动态信息,档案需求者足不出户就能享受到个性化推送服务,为各项工作的顺利展开提供了重要的信息支持。

(三)变革收集方法,创新结构模式。据调查统计表明,文档、表格、网页、音频、图像以及视频等半结构与非结构化数据已占据全球网络数据量的80%以上,类型多样的大数据资源给档案信息的收集整理工作提供了诸多便捷服务,因此,档案管理也迎来了黄金发展期。在这一利好形势下,档案资源的收集渠道逐步拓宽,由过去单一的人工资源获取模式转变为互联网模式下的多元化获取模式。尤其对于中职学校来说,档案资源不仅仅包括校内的教学与科研资源,同样包括一些社会教育资源,这就需要档案管理人员利用大数据技术以及互联网技术,网络更多的利用价值高的档案资源,以充实学校的档案数据库。在收集档案信息时,档案管理人员应注意甄别资源的可用性、时效性以及资源发布机构的权威性,防止一些虚假资源、恶意资源混淆视听,误导档案资源需求者,而影响各项工作的正常开展。

结束语

随着大数据技术的日渐纯熟,档案管理方法也一步步得到优化和变革,自大数据技术在档案管理中推广应用以来,档案数据信息成倍增长,档案信息类型呈现出多样化态势,档案过程服务与终端服务模式发生重大转变,档案需求者的满意度也日渐提升,在全新的时代背景下,档案管理与大数据技术的高度契合将推进各项工作的发展进程,档案本身的参考价值、人文价值、社会价值也必将突显出来。