浅谈企业档案的开发利用

张会玲

中国石油天然气股份有限公司吉林油田分公司档案馆 吉林 松原 138000

引言

企业档案管理是记录企业建设发展历程的一项基础性工作,其有效的开发利用可以有力支撑企业各项工作的开展。

1 档案开发利用方式

1.1 实现档案信息系统的上线运行 档案信息系统采用的是企业档案管理较为常见的C/S(Client/Server)、B/S(Browser/Server)相结合的架构。C/S实现了档案数据的存储和调取,馆藏档案通过上传服务器和客户端构成了档案信息管理系统。B/S实现了档案数字资源通过浏览器在线利用,构成了档案资源共享平台,为档案的开发利用提供服务。借助此系统,员工可以进行在线档案查询和借阅,极大提高了工作效率。

1.2 实现档案信息系统与办公自动化系统的对接 企业发文与收文全部通过办公自动化系统(以下简称“OA 系统”)进行流转,这样在OA 系统上便形成了数量可观的电子文件,如何将这些电子文件直接转化成档案信息系统中的数字档案,成为档案开发利用工作的一个关键需求。可开发系统接口模块,打通了档案系统和OA 系统的连接。同时,持续进行纸质档案数字化,不断充实档案系统数字资源,用户从此可以在档案系统中直接浏览历年归档文件。

1.3 实现档案信息系统与所有信息系统的对接 随着企业信息化、智能化、智慧化水平的不断提升,信息资源开始从纸质走向电子,所有管理信息系统所产生的数据资源都是档案的一部分。让档案资源变得更加丰富和更加容易获取。

2 企业档案管理提升建议

2.1 把档案系统纳入整体信息化平台,建立企业的大数据 企业要着重加强自己的大数据建设,把档案工作纳入整体工作部署,对档案信息系统和业务系统、公文系统等进行系统整合、数据整合,把档案信息化建设作为企业整体信息化建设的重要组成部分,不断进行技术创新,将这些原本很难收集和应用的数据变得容易被利用,逐步为企业发展创造更多的价值。

2.2 科学合理利用相关技术手段 为了使电子文件能够和纸质文件有相同的法律效力和凭证作用,应科学合理运用相关技术手段。第一,签名技术的应用。目前,签名技术主要包括光笔签名和数字签名。对于电子文件中的签名,可以作为验证电子文件原创性、真实性、完整性和安全性的重要依据。二是防篡改技术的应用。如果数据设置为只读模式,则用户只能读取信息,在使用时不能修改,从而提高档案的信息安全性。第三,加密技术的应用。通过加密技术的合理应用,可以更好地保证某些涉密文件的保密属性,是避免数据泄露的一种非常有效的方法,应用该技术的目的是利用数字手段,促进涉密信息的伪装,以确保非法入侵者无法了解涉密信息的真实内容。加密技术的应用可以合理地控制用户的访问权限,限制用户在电子文件中的操作,使电子文件的管理达到理想的效果。

2.3 建立完善相关制度规则,重视信息安全 随着互联网的飞速发展,大数据背景下,企业档案管理的工作内容和管理对象都发生了不同程度的改变,待归档数据来源繁杂,种类多样,“如何归、怎么归、咋样用”都是我们急需面对的问题,企业应当建立、完善符合自己实际情况的相关制度规则,优化档案工作流程,以制度作保障来实现对数据的驾驭。要重视信息安全,要对信息进行监管,对于一些非常重要的档案数据,可以直接由上级进行把控,首要保证安全性。

3 档案开发利用的努力方向

3.1 推进企业隐性知识资源的收集 隐性档案资源深藏于隐性知识中,难以模仿,有利于形成核心竞争力。隐性知识的收集可以通过以下途径：一是扩大企业档案的收集范围,采用多种途径收集档案信息。例如,公司员工的各种建议、解决某个项目难题的成功经验、进行某项科研的研究手稿等。二是成立知识评审专家组。为避免扩大收集范围而带来的信息冗余,企业档案管理部门可以联系相关部门或领域的专家成立知识评审组,在一定周期内,将所收集的档案信息交给专家组进行评审,选出有价值的隐性知识。三是应当注意收集和保存好日常工作交流所形成的电子记录,并用于今后工作经验的总结。四是应当注意企业外部档案信息的收集,并形成数据库,如竞争对手档案、客户档案、市场环境档案等。

3.2 推进企业档案的宣传 企业档案管理部门应在企业内部各个部门及各个员工之间,利用各种高效的信息工具,更好地整理、组织和传播企业档案信息。特别是要加大对企业档案资源的宣传,加强企业档案信息检索的技巧培训,讲好档案开发利用故事,吸引更多的员工形成利用档案资源促进工作开展的意识,提升员工参与档案利用的积极性。

3.3 提高档案服务能力

3.3.1 积极转变档案信息服务能力 在企业档案服务模式当中,档案信息服务有着非常重要的作用。要想提高档案信息服务能力,就要积极开发档案信息资源,提前规划档案服务项目以及专题服务。在供给档案服务信息时,要搞清楚档案的背景信息,还需要确定准确的服务方向。要清楚自己企业的员工所需要的档案信息属于什么类型,而档案部门又能够提供怎样的档案信息,不仅要研究以上的种种内容,还要积极加工拓展档案信息资源,为各个企业提供高品质的档案数据信息,充分考虑内部员工的需求以及社会的需求,精心打造档案文化产品。

3.3.2 提高档案部门远程管理能力水平 为了适应现代企业的发展,对企业档案信息服务有更高的要求。所以,在创新档案服务模式时,可以巧妙运用信息技术,为实现档案信息服务提供帮助,打下坚实的基础。不仅如此,在建设档案信息资源时,也要科学运用信息技术,合理运用现代网络的优点,对于提升档案部门远程服务管理水平有着重要的意义。

结语

综上所述,企业开展档案工作应该着眼新的形势和任务,顺应历史潮流,适应社会发展,针对产生的新问题新变革,完善应对措施,落实安全保密和风险防控工作责任,要着力提升档案队伍的专业化水平,为加快企业的发展做出档案工作积极有效的贡献。