事业单位档案数字化建设的路径选择分析

侯 莉

山东省济宁市文化和旅游路旅游公共服务中心 山东 济宁 272000

引言

信息技术的快速发展,为档案数字化的实现提供了支撑。事业单位应当加快档案数字化建设进程,全面提升档案管理水平,使档案的价值得以最大限度地发挥,这对于促进事业单位的持续发展具有重要的现实意义

1 事业单位档案数字化管理的意义

1.1 提高档案运行效率 新时期做好事业单位的档案数字化管理工作,可以提高档案管理工作的效率,有效解决传统纸质档案管理方式的弊端,辅助构建一个优化档案管理系统,实现了档案管理设备、档案人力资源与档案建设战略的优化配置,对于促进档案事业的发展,从而有效应对越来越庞大的档案信息量有重要意义。采用数字化的档案管理工作方式可以提高基层档案管理人员的工作效率,有助于降低档案管理成本,能够形成优质的档案运行体系,对于促进事业单位与上级行政机构、社会公益服务对象保持良好的档案数据信息联系有重要价值,进一步满足了新时期各级机关和人民群众对档案的使用需求,真正减轻了档案管理工作人员的压力,全面提高档案管理的有效性,达到促进档案事业高速运转的目标。

1.2 满足档案使用需要 数字化管理方式借助有效的信息系统进行档案管理,可以把信息化、网络化、智能化、个性化理念融入档案管理当中,可以进一步借助大数据与云计算平台进行档案数据信息处理,从而满足各方面对事业单位档案资源使用的需要。随着我国事业单位分类改革的深入实施,档案管理工作也从传统的档案保管向着档案资源开放性体系建设方向发展。档案管理应当注重形成完善的管理体系,强调发挥事业单位档案资源的使用价值,注重满足各类企事业单位和大众调阅使用公共信息的需要。

2 档案数字化建设实施路径

2.1 完善档案管理系统 提高事业单位档案数字化管理质量,应当建立完善的档案数字化管理系统。注重加强事业单位档案数字化管理规划,建立事业单位数字化管理发展规划。首先,在上级档案行政部门的主持下,开发符合事业单位性质特征、符合行业档案资源需要的档案管理工作系统,实现珍贵档案资源的有效管理。其次,完善事业单位档案数字化资源的收集机制,优化档案管理工作体系,丰富数字化档案资源的开发方式。

2.2 全面提高行政事业单位档案管理工作人员的专业素质 在信息技术日渐发达的当下,越来越多的先进技术手段被应用在档案管理工作中,这就对档案管理人员提出了新的要求,不仅要掌握熟练的档案管理知识、计算机操作技术、数据录入等基本技能,更要将已有的档案资源转化为有用的资源。档案管理人员不仅要对档案管理工作充满热情,更应该树立先进的管理理念,以及强烈的责任感及使命感。因此,提高档案管理人员的综合素质,实现档案的科学化、信息化管理,离不开专业的信息技术人才。单位领导层应重视人才的挖掘、培养,加强对档案管理人员的培训,使他们与时俱进,掌握先进的管理手段,努力打造一支高素质、信息化、规范化的综合型档案管理人才。

2.3 对原有纸质档案的处理 在事业单位实现档案管理数字化以后,将会面临原有纸质档案该如何处理的问题,在这一问题上,依然可以分三个阶段进行处理：第一阶段是要将原来分散于各部门的纸质档案进行统一收集,整合之后重新梳理编辑目录,并纳入到事业单位的档案管理统一体系中,实现对其统筹管理。第二阶段是在事业单位已经上线并运行电子档案管理系统后,可以将原先的纸质档案统一外包给第三方机构进行托管,如果事业单位现存的纸质档案数量较多,则可以从中选择比较重要,并且实际利用率较高的档案优先进行托管。第三阶段是可以对已经扫描过的档案进行认真的梳理和查判,将其中已经确认没有必要进行保存的纸质档案分批次销毁,而对于有必要进行保存的,则可以基础留存或者委托托管。

2.4 利用数字化手段处理档案管理信息资源 在促进档案管理信息化建设的过程中,应该联系现实情况对档案管理展开全面分析,并建立健全档案管理信息化体系,保证不同形式的档案能够实现灵活转化,进一步完善档案管理数字化模式。在对事业单位档案进行数字化处理时,应该对档案数字资源进行展开分析与管理,并凸显出管理的重点内容,确保档案管理工作的质量。

2.5V规范档案著录与分类号 事业单位档案管理规范化标准化建设必然离不开对应的标准、规范,档案管理工作才会有条不紊地进行。负责档案管理的相关领导一定要深刻认识到档案管理工作的重要性,严抓狠管档案管理工作。制定有关档案管理方面的制度,定期对档案管理工作进行督查。检查中一旦发现问题,要及时进行整改。还应该对组织档案管理工作人员学习档案管理方面的法律知识,并对档案管理人员实施考核,让档案管理工作者知道自己需要履行的职责。档案管理中,对档案管理人员的培训工作不容忽视,经费问题和网络设备问题也十分重要,计算的时候要将这些费用加入预算当中,这样可以让管理水平以及工作效率得到相应的提升。

结语

信息化是社会不断进步的产物,也是时代的发展趋势。档案管理工作的信息化作为医院工作的核心所在,是医院实现科学、高效管理的必经之路,也是对医院实现现代化进程提出的挑战。因此,医院档案人员要顺应时代发展的要求,不断学习进步,使档案信息化管理工作更好地发挥其应有的作用,为医院的进步提供源源不断的动力。