大数据时代背景下的档案管理工作研究

谭丽娟

黑龙江省佳木斯市排水公司 黑龙江 佳木斯 154002

档案管理工作是国家稳定、社会进步的一个重大因素,它关乎着我们民生的健康发展。对于不动产档案管理工作,更是档案管理工作的重中之重,它关乎着老百姓的日常生活。在大数据发展的背景下,对于档案管理的工作起着重要的促进作用,大数据能有效提高档案管理的工作水平,同时,大数据的发展也不可避免的为档案管理工作带来许多的问题与困难,如何提高档案管理工作的工作效率以及如何解决现今大数据对档案管理工作带来的影响,是我们要深思和改进的地方。

一、大数据对档案管理工作是一种促进

(一)相比较于传统档案保存方法,大数据对档案管理质量有很大提高。传统的档案管理无非就是将资料保存于纸质的档案上,需要非常严苛的保存环境和较大的保存空间,而且这种方法的抗逆性非常的有限。倘若遇到一些不可逆因素,如重大水灾、火灾等情况,这会对纸质档案带来损坏或缺失,这将是对档案保存工作的打击是致命的。而且,一般像不动产这些需要长时间保存的档案,保存于纸质上有着先天的缺陷。一般的纸质档案的纸张会随时间的增长慢慢的老化,从而会出现有的地方会出现字迹不清、缺页漏液等现象,这势必会对查阅质量造成影响,但大数据技术就能很好的解决这方面的问题。档案通过大数据技术处理将资料传输到大数据平台上,大数据平台将数据进行保存,长时间存放也不会对档案内容造成影响,这就很好的解决了档案管理的质量问题。同时,大数据的保存可以很好的解决档案保存的空间问题。

(二)大数据背景下的档案保存将会更便捷、效率更高。传统的档案存放空间的成本较高,而且需要定期进行人工维护,这就加大了档案管理的成本。随着时代的发展,不动产的档案管理会随之增长,对纸张的需求会不断加大,这很大制约了档案管理的工作。而大数据可以通过平台进行有效且高效的信息处理,通过智能设备对信息进行分析、整理,大大节约了人力、物力成本,节约存放的空间并节省信息载体的成本,从而能大大提高档案管理工作效率,使得档案管理工作更加的便捷。

二、档案数字化管理面临的问题

(一)档案保存的信息安全性不足。随着时代的发展,数字化的档案管理已经逐步取代传统的纸质保存手段,大数据化的普及使得档案管理工作效率更高而且档案所保存的信息更加的全面,但是数字化的档案还是会存在一定的安全风险。例如,在大数据平台出现网络黑客攻击的事件,使大数据网络平台瘫痪,这势必会造成相关信息出现泄漏,国家机密将会泄漏于众,使得数字化档案的安全性严重不足,这对大数据时代档案管理的工作是一种极大的挑战,也会对社会的稳定造成重大的影响。

(二)档案管理工作人员的综合素质不高、综合能力不强。在档案大数据化的今天,信息的安全性显得格外重要,信息的保密性需要有很大的保障。所以,从事相关档案管理工作人员的需要有极高的综合素质来保障档案信息的安全。假如从事相关工作的工作人员对档案上的信息对外进行泄漏或者违规修改,这会为大数据化的档案管理工作带来挑战,也会对社会造成危害。

档案数据化需要对相关从业人员有极大的综合能力要求,由于我国从事档案管理工作人员的专业知识不够完善、专业能力水平有限,这对我国档案管理事业的发展是极大的制约。档案管理工作普遍缺乏趣味性,对人才的吸引不足,所以我国从事档案管理工作者的年龄普遍偏大,他们接受新事物的接受能力普遍偏低,多年的工作经验是他们很难接受新的工作方式,但是大数据下的档案数据管理是以多种创新与改革所驱动的,但人员创新能力不足使得大数据化的档案管理工作得不到有效利用,发挥不了实际作用。并且,大数据背景下的档案管理采用专业化、信息化、多元化通过计算机进行数据的分析、上传、总结等相关复杂的操作,这就使得相关从业人员由于技术原因操作不熟练而降低了档案管理的工作效率。这极大程度的限制我国档案管理事业的发展,档案管理工作在大数据发展的背景下显得十分突兀。

三、结合大数据背景提升档案管理工作质量的措施

(一)加强大数据化档案管理工作信息的保护。大数据背景下的档案管理工作首要解决的任务就是要增强信息的保密性、安全性。通过对信息的加密和网络技术的改造可以为档案管理部门提供更加安全可靠的数据,使得档案的信息不易被泄漏和篡改,档案的安全性得到有效的保障。其次,就是要培养档案管理人员的综合素养,在对档案管理人员的招聘时,要格外重视他们的道德素养与人格品质。在对他们的工作培训过程中,要加强他们对档案管理工作安全性的教育,保证档案资料不轻易被泄密,同时也要对工作人员的流动性进行严格的控制。在档案数据的传输过程中要建立安全网,防止各种病毒入侵计算机,充分保障数据传输的安全性、可靠性。在数据传输完成后,要建立数据的备份,以防数据的丢失。档案管理系统要进行不定时的安全测试以及系统更新,一次充分保障计算机网络的安全性。档案管理工作者要对档案管理工作起到应尽的工作义务,使档案管理工作能得到有效保护。

(二)建立完善的工作管理机制。大数据背景下的档案管理工作有着极大的发展空间,这得益于大数据的便捷性与可靠性。大数据下的档案管理改革了它的工作形式,也对相关人员的管理工作也存在许多相比较于传统方式的不同。建立健全档案管理工作体制可以有效提高档案管理的工作效率,对档案管理的工作也是一种促进。

管理部门要充分了解大数据的特点,依据进行工作分配、责任分配制度的建立,建立健全信息准入准则,相关从业人员要明确信息安全的重要性以及保证信息的可靠性。相关准则是对管理人员行为的约束,同时也能有效降低工作者出现管理工作混乱出现的现象。还可以在问题出现之后找到当事人进行问责,减少管理人员出现“越线”行为,能有效保障数据的可靠性以及有效提高工作效率。

(三)加大对管理人员的素质培养。社会各行各业的发展都离不开人力的驱动,高素质的人才对于整个行业的发展起着重要的作用。同样,在档案管理领域的工作也需要高素质的专业人才进行开展。档案管理部门在招聘时期就应重视引入专业高素质人才。年轻人有着很好接受新事物的能力,因此要不断壮大档案管理人员队伍,加强对年轻人的培养。管理部门要建立奖励机制来激发工作人员的工作热情,同时聘请专业人士对人才进行培养,增强人才的专业知识水平和专业技能。要加强对人才队伍的创新意识培养,充分挖掘每个人身上的个人专业技能和潜在能力,管理部门要重视专业素养的发展,有效落实制度的改革,因地制宜,建设处一支适合当地发展的人才队伍。

结语

在大数据化背景下,档案管理工作机遇与挑战并存。大数据对于档案管理工作起着极大的创新作用,多种新技术的出能极大的提高档案管理工作效率,同时能很大程度上降低这类工作的成本,对档案管理工作是极大的促进。同时,数字化的档案管理工作也存在着许多的风险,例如,它的安全性和可靠性需要不断地完善。因此,相关从事人员要充分保障它的安全性和可靠性,对实际问题进行分析,提高它的安全系数,提升档案管理工作的工作效率,促进我国档案管理工作事业的发展。