信息时代档案管理工作面临的问题

刘峰峰 青岛市城阳区档案馆

近年来，我国大大小小的企业发展迅速，经济交流也日渐密切，各行各业的发展都少不了计算机网络的辅助，建筑行业利用信息技术测算施工精度；教育行业利用信息技术设计课件辅助教学；异地企业利用信息技术实现贸易互通等等，要想在信息交流频繁的基础上进行数据的记录，档案管理工作就必不可少。档案管理工作实际应用中虽然因为信息时代的影响变得更加方便快捷，但也却因此面临着一些负面问题，严重情况下甚至会对企业的经济效益造成不利影响。以下就对这些问题进行探讨，分析解决方案，促进档案管理工作随着时代的发展而更好地进步。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）安全性问题

信息时代的档案管理工作大多依靠网络技术来实现，用电子档案的模式来对相关数据进行记录。记录的地点也不像原来的方式一样纸质材料统一保管在一个地方，而是在电脑上建立一个数据库，以此来进行数据的存储。但是网络有着安全方面的威胁，一旦操作有误在电脑中无意中植入了病毒，或是技术原因出现系统故障现象，都会导致存放档案的数据库受到损害，即使后期进行了恢复，也无法保障数据得到有效还原，给企业造成一定的经济损失。

（二）保密性问题

安全性一旦受到不利影响，直接就会造成档案的保密性出现问题。当前电子档案的管理普遍是专业人员通过账户密码进行系统登录，有相应的权限去进行操作，虽然电脑系统操作更为便捷，但是一旦登录系统被人恶意攻破，就会使得档案面临着被泄露的威胁，如果不法分子利用这些盗取的信息做违法事情，就不仅仅是信息泄露的问题，将会对信息所有者带来巨大的麻烦。如果不加强档案管理的保密性，势必会因为大量信息的泄露而造成全社会的恐慌，使人们失去对档案管理的信任感。

（三）管理问题

电子档案管理的优势就在于可以利用网络系统将复杂的数据统一化，方便使用者更好地查找信息或是有序的保存信息。但由于我国档案管理工作的信息化水平发展较晚，管理水平跟不上社会的需要，档案管理不标准，自动化较低的问题。不利于信息共享的需求，严重阻碍档案管理工作的发展。

（四）人员问题

虽然信息时代下的档案管理工作主要依靠网络而进行的，但是信息的录入还需要工作人员去操作，一旦人员素质不高，或是不细心导致管理出现问题，将会对档案的存储造成不利影响。这就需要档案管理人员有极高的和职业道德，严格按照规章制度去进行档案的管理。然而当前我国档案管理人员虽然有较强的管理意识，但软件操作水平较低，无法高效的完成电子档案管理工作。

二、信息时代档案管理工作的优化措施

（一）提高数据库质量

相关管理人员要意识到当今档案管理工作是依靠网络系统来运行的。因此就需要提高数据库的质量，最大程度地保障安全性。质量的提高还在于系统的设计应用，要满足人们的阅读习惯，尽量简洁明了的让使用者和操作者进行无障碍阅读和使用。除此之外，还需要重视对档案管理系统的后期维护，安排专业的技术人员定期对系统进行检查，成立信息技术部门，出现系统风险就及时进行维护，以此来保障档案信息的安全。

（二）改进管理制度

为了解决管理不规范这一问题，就需要建立健全管理体系，制定明确的管理制度，学习先进企业良好的档案管理技术，将不同类型的档案进行分类保存。有关部门也要积极制定相关的标准，明确管理的标准，为档案管理工作提供制度上的支持，使档案管理工作更加规范。

（三）完善信息保障制度

在当今信息时代，档案信息对于个人来说是必不可少也是相当重要的，对于企业来说甚至可能有关企业未来的发展，因此档案信息的安全性就尤为重要。完善信息保障制度也已经成为了档案管理工作的重中之重，需要管理人员加强对电子档案的整理记录，出现与原有格式不符的档案就需要重点调查是否是恶意信息；在日常大量的档案收发工作中要进行明确分类，保证档案管理的规范性；在有条件的基础上可以将档案数据库设置为内网，除内部人员外他人无法使用，也防止信息流出，保障档案的安全性；同时还需要做好备份，一旦系统出现故障档案丢失，也能保证有备用文件使用。

（四）提高人员素质

相关企业要对档案管理人员进行先进技术方面的培训，在提高管理人员管理技术的基础上加强对其思想素质的教育，以此来防止内部人员恶意扰乱管理秩序的行为。加强对技术水平的提升，学习相关的存储系统操作流程、编目标引的自动化技术等来使工作人员能够发挥先进系统的最大作用，简化工作量，提高工作效率。

结语：综上所述，当前信息时代下档案管理工作虽有了较大的提高，但受发展落后和技术水平的影响，在实际工作中仍然存在着安全问题、保密问题、管理问题和人员问题等。在当前科技的发展带来机遇的同时，也要认识到其中的挑战所在。就需要在档案管理工作中提高数据库质量、完善管理制度和信息保障制度，并且要提高人员素质，综合方面实现档案管理工作的改善，以此来使档案管理工作满足社会发展的需求，使之工作更加规范、标准、高效。