零配件“大数据”审计方法案例分析

于保森

摘 要：制造业零配件的采购、领用和库存环节的管理，存在机型复杂、种类繁多、数据量巨大的特点。基于此，剖析零配件“大数据”，总结分析和挖掘的思路，以期洞察零配件“大数据”的规律，优化零配件管理。

关键词：零配件;大数据;分析;挖掘;思路

中图分类号：F239        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2019）06-0116-01

对于工厂来说，零配件的供应在保障设备正常生产方面起到举足轻重的重要作用，设备由于零配件的延误导致不能按时生产将造成大量的浪费。零配件存在机型复杂、种类繁多，数量巨大的特点，面对这些巨量数据，如何更加有效地提高零配件的管理，也是一个大的难题。

年内芜湖卷烟厂审计科开展了《设备配件管理系统》中六年“大数据”的审计，借助Excel表中的数据透视表功能，在极短的时间内完成审计报告，主要得益于事先谋划，借助大数据处理加快了进程，审计发现更加具有数据上的说服力。

一、采购绩效的审计

对于采购部门来说，“降本增效”是其重要职能之一，用数字“说话”评定其绩效更加客观有效，同时加强数据上的分析能够发现采购流程上可能产生的细节缺陷，洞察工作中可能产生的客观失误，达到进一步优化流程，减少工作失误的目的，即通过结果导向反证和优化过程。

1.降本增效的成果界定。方法是当年采购数据与历史采购数据进行对比，引用可比性分析的方法，确定降本增效产生的价值量。对比时，会产生两种数据：一种是不可比数据（表现为有现行价格信息无历史价格信息和无现行价格信息有历史价格信息），该类信息无可比性，应过滤。另一种是可比数据，即既有历史价格信息又有现行价格信息。这种数据又分三个方向，一是价格没变动，二是价格提升，三是价格下降。总体绩效是可比数据总体产生的节约价值作为采购绩效的价值量。

2.价格提升的对策分析。可比价格中应单独分析价格提升的原因，方法是价格增长的倍率分析。一方面，查找最近采购记录的痕迹化记录，是否符合流程要求，从中总结价格上涨的因素，分析其合理性;我们在实务中发现，还存在录入数据时产生的错误疏漏，需及时予以纠正。另一方面，针對价格上涨倍率较高的记录，首先查阅历史记录单价，寻求原供应商原价供货，其次若确属市场自然上涨因素，从谨慎性角度考虑，应重新组织竞价采购。

3.价格下降对绩效影响的规律分析。价格下降对总体绩效的影响主要是对其规律进行研究分析，分析绩效比重较大的数据的特点、规律、原因。这样在工作中，可以将符合这些特征的数据筛选出来，有的放矢地采取措施，实现“巧干”和“放大”绩效的效果。

二、闲置库存的审计

闲置库存具有高风险性，是零配件流动性管理的难点之一。这个责任一般确定为领导责任、管理者责任、使用者责任和保管者责任，表现为过度保障、“牛鞭效应”和生产停机责任追究等方面的片面性，缺乏责任共担的系统性的有效机制。

1.三年、六年、多年以上未动用的库存分析。方法是将三年、六年、多年内未产生领用的配件筛选出来，对比分析、沉淀资金的增长趋势，坚定消除闲置备件影响的决心。企业领导者一定要高度重视闲置库存的高风险性，落实管理者和使用者在闲置配件上的责任，问责一次胜于说教十次。一定要把主责落实到使用者头上，避免“牛鞭效应”的放大。

2.消除闲置的对策。一是将设备更新、设备改造后不适用的零配件梳理出来，在公司内部5家烟厂共享使用，都没有的机型行文报废;二是对时间长的橡胶件进行质量鉴定，对变形变软等不适合使用的配件行文报废;三是属于寄售的应积极与供应商协商退货，并建立更有效的寄售机制，定期和不定期梳理长期库存;四是对于机型淘汰的电器、机械配件，应建立与生产机型生命周期同步的报废机制，把长期不用的备件作为稀缺资源加强库存保养，尽力保障在设备生产中的使用。长期闲置配件应建立使用者责任考核机制，列入使用部门年度绩效考核，优先使用长期闲置配件。新增长期闲置配件同样列使用者责任考核，促进形成不新增闲置沉淀的机制，这也是采购部门绩效的一个重要方面。

三、采购和领用频次分析

采购和领用的频次反映配件使用的流量，频次越高说明其作为易损件的使用程度越高，保障了易损件的采购，就能极大限度地保障设备生产。

库存量和采购量是否能与消耗量匹配？方法是以几年的“大数据”为研究对象，统计消耗的最大值、平均值、最小值、标准差，分析其离散程度，通过这种数据模型确认出消耗量的安全范围。再通过与已有安全库存上下限的设置比较，提出优化安全库存上下限的方案，征求使用部门的意见最终确定安全库存上下限。该工作应定期结合新数据的产生进行适时分析，才能不断提升管理水平，优化采购和安全库存的管理。

大数据（big data，mega data），指的是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的信息资产。如果我们不具备一定的数据处理能力，“大数据”就不是信息资产，而是静态的存储数据反而是一种负累。芜湖卷烟厂对零配件的管理初步按“大数据”的处理模式进行了部分分析，笔者认为，相较以前的流程审计和对大数据的无能为力，起到了一定的积极的作用，起到了优化流程、提高决策、检查失误的作用。

[责任编辑 刘兆峰]