Excle控件在财务工作中的巧用

王景珊

关键词：表单控件   ActiveX控件   动态图表   命令按钮

Excel软件大家都很熟悉，它具有强大的数据处理、数据分析功能，而且使用方便。

随着计算机技术的发展，财务工作实现了电算化，许多单位购买财务软件处理日常工作，但有些小型企业不一定会投资购买财务软件，财务工作人员，在没有财务软件且没有软件开发能力的情况下，电算化如何实现;另外，企业购买了财务软件，有时也无法满足个性化的需要。其实利用Excel内置的数学、财务、统计等多种函数，及数据管理与分析等多种方法和工具，就可以完成财务中日常工作需要，例如，编制会计科目、编制记账凭证、编制财务报表、编制现金流量表、固定资产、财务分析等。

我们学校的会计专业开设了《Excel在财务中的应用》课程，事实证明，这门课程的开设是非常有必要，不少已经毕业走向财务工作岗位的同学，学以致用，用Excel处理日常的工作，当他们在工作中遇到了一些疑难问题的时候，也会与我交流探讨，寻求用Excel解决实际问题的方法。

从事这门课程教学多年，总结分析出一些Excel在财务工作的方法和技巧，发现有些不常用却又实用的功能及方法，本文就Excel控件在财务工作中的应用，浅谈自己的体会。Excel控件功能强大，使用它可以做出一些意想不到的效果。

一、Excel控件类型

Excel控件是放置于窗体上的一些图形对象，可用来显示或输入数据，这些对象包括文本框、列表框、选项按钮、命令按钮等。

从图1-1可以Excel控件有两大类，表单控件和ActiveX控件。Excel控件在“开发工具”菜单中，第一次使用时，需要从选项中添加“开发工具”，具体方法见2.1步骤3.

利用这两类控件有些时候可以做出相同的效果，但它们还是很多不同的地方，表单控件只能放在工作表中添加和使用，可以通过设置控件格式或者指定宏来使用，可以和单元格关联，只有一个click事件;ActiveX控件可以在工作表中使用，也可以在用户窗体中使用，可以设置许多的属性和事件，可以修改单元格的值。下面以动态图表和凭证查询为例，讲解这两种控件在财务中的使用。

二、表单控件制作动态交互式图表

在财务工作中常常会对数据进行分析，Excel图表能够直观的对数据进行分析，是一种常用的数据分析方法。Excel图表又分为静态图表和动态交互图表，大多数人使用的是静态图表，制作简单，图表数据固定不变。若工作中，需要对多组有着相同字段的数据进行分析比较，我们就需要制作多个静态图表，这样图表占用太多空间，导致界面烦琐，费时费力，这个时候我们可以尝试使用表单控件制作动态交互式的图表，达到我们的目的。

从图1-1中，我们可以看出，表单控件种类有很多，组合框、单选按钮、复选按钮等，现在以表单控件组合框，结合Excel函数，制作动态交互图表。

（一）以“税收统计表”为例制作动态交互图表

步骤1：建立原始数据A1：H8

步骤2：建辅助链接区域A11：H12，链接单元格B10。输入数字1，作初始参数，在A11，A12分别输入公式，A11单元格输入公式：=A2，A12单元格输入公式：=index（A3：A8，$B$10）——选中A11，A12，使用填充柄向右复制直到到H11，H12。

步骤3：创建并设置组合框控件。

（1）加载“开发工具”：选项——自定义功能区——把“开发工具”勾选上

（2）添加表单控件：开发工具——设计模式——插入——表单控件——组合框控件——合适位置拖出大小合适的控件按钮——设置控件格式

（3）设置控件格式：右击控件——设置控件格式——设置对话框各项内容——确定。

具体设置见图2-2.

步骤4：绘制动态图表。选取图表区域B11：G12——插入饼图——分离型三维饼图——数据标签——设置数据标签格式显示类别名称、百分比、显示引导线——组合框选择所要的年份——查看动态饼图动态图表制作完成之后，我们在做数据分析时想查看哪年的数据都可以，方便简单。

（二）动态交互图表实现的原理

根据以上步骤2中的公式我们知道，图表数据区域B11：G12与单元格B10有关联，而根据图2-1组合框控件的设置也与单元格B10有关联，所以当组合框选取了不同的年份的时候，B10就会发生变化，B10变化了，B11：G12的数据也随之变化，这样饼图会产生动态数据。

以上是表单组合框控件制作动态饼图的方法，在实际工作中，可以根据不同的要求，选择恰当的图表类型。可以把组合框的更换为其它的表单控件，创建及设置方法大致相同，只是控件格式设置时会有些不同，需要时，认真分析查阅相关设置的方法。

三、ActiveX控件制作命令按钮

如果有一些编程基础的话，那我们可以尝试用Excel制作一个适合自己工作需求的个性化软件。与表单控件相比较，ActiveX控件的属性要强大的多，现在以ActiveX控件命令按钮，结合VBA代码制作记账凭证查询。

步骤1：制作记账凭证空表格（下图是运行后的界面）

步骤2：假若会计分录数据已经放在工作表“本期发生”，凭证号也放在“本期发生”工作表中，并已经定义名称“凭证号”。

（1）在I5设置数据的有效性，数据来源“凭证号”，I7输入公式：=if（I5<>""，I5，""）

（2）C9，C10，E7分别输入公式，C10：=IF（C9=""，""，C9）

C9：=IF（$I$5<>""，VLOOKUP（$I$5，本期發生！$A$3：C30，3，FALSE），""）

E7： =IF（$I$5<>""，VLOOKUP（$I$5，本期发生！$A$3：B30，2，FALSE），""）

步骤3：创建并设置ActiveX控件命令按钮控件

（1）加载“开发工具”：选项——自定义功能区——把“开发工具”勾选上

（2）添加控件：开发工具——设计模式——插入——ActiveX控件——命令按钮——合適位置拖出大小合适的控件按钮

（3）修改命令按钮属性：进入设计模式——右击命令按钮——属性——修改Caption为“选择凭证号后单击此按钮”、设置Font为黑体、设置Shadow为True

（4）添加VBA代码：进入设计模式，双击命令按钮进入VBA程序设计界面添加代码

Private Sub CommandButton1_Click（）

for m = 9 To 14

Cells（m， 4） = " "

Cells（m， 5） = " "

Cells（m， 6） = " "

Cells（m， 7） = " "

Cells（m， 8） = " "

Cells（m， 9） = " "

next

n = 0

for m = 1 To 30

If Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 1）.Value = [I5] Then

t = n + 9

Cells（t， 4） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 4）

Cells（t， 5） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 5）

Cells（t， 6） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 6）

Cells（t， 7） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 7）

Cells（t， 8） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 8）

Cells（t， 9） = Sheets（"本期发生"）.Cells（m， 9）

n = n + 1

end If

next

end Sub

当记账凭证查询界面，嵌入了命令按钮后，我们只需单击这个按钮，就会完美的填写相关内容，自动化程度更高。

在以后的工作和教学中，不断的将理论和实践有机的结合在一起，总结出更多方便且实用的方法和技巧，提高日常工作效率。

参考文献：

[1]张键.Excel财务办公技巧与实践应用[M].北京：北京科海电子出版社，2009.

[2]胡春秀.Excel在财务中的应用[M].北京：交通大学出版社，2015.

[3]凌弓创作室.Excel会计日常工作与财务管理[M].北京：科学出版社，2011.

（作者单位：景德镇学院）