留学生档案管理内容的采集与利用

摘要：留学生档案管理内容的采集与如何更好的利用留学生档案内容尤其重要。这对于加强国际校际交流，提高中国高校知名度，传播中国文化，进一步扩大招生市场有着极为重要的意义。

关键词：留学生   档案   采集   利用

我国2010年颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出“进一步扩大外国留学生规模。增加中国政府奖学金数量，重点资助发展中国家学生，优化来华留学人员结构。”[1]在国家政策的推动下，大量的留学生涌入中国，且人数逐年递增，给中国高校带来前所未有的空前压力与挑战。那么如何对留学生进行管理，尤其是反映其家庭背景、文化、生活习惯、个性特征、学习情况、学习过程的详实记录的档案管理内容非常重要。其中如何进行留学生档案管理内容的采集与如何更好的利用留学生档案内容尤其重要。这对于加强国际校际交流，提高中国高校知名度，传播中国文化，进一步扩大招生市场有着极为重要的意义。

一、留学生档案管理的内容

留学生档案管理的内容按照其保存方式来分，可以分成纸质档案和电子档案。纸质档案包括学生登记卡、承诺书和学籍变动申请。电子档案包括：登记照、护照复印件、签证复印件、通知书复印件、JW表复印件、最高学历证书复印件、成绩单复印件、健康证明复印件、奖惩信息。

留学生档案管理的内容还可以按照其留学的过程与阶段来分：可以分为入学前材料、入学后材料。入学前的材料包括：入学申请表、护照、居住证件、录取通知书、外国留学人员来华签证申请表（JW201＼202表）、学位学历证书、成绩单、推荐信、获奖证书、语言水平证书、其他材料（转学证明、学习计划、科研成果、体检、工作学习经历）。入学后的材料包括：学生卡片、成绩单、学生照片、奖惩材料、学籍异动材料（转专业、留级、休学、复学、转学、退学）、校友信息表、离校通知单、其他材料（科研成果、毕业论文、实习报告、校外住宿、就业信息）。

二、留学生档案管理内容的采集

（一）各部门明确分工，各司其责，按要求采集留学生档案

国际文化交流学院综合办公室在学生入学时通过来华留学生管理信息平台采集学生基本信息。学生在学院报到时填写纸质档案，学院在教学、学生管理过程中采集学生档案。档案部门派专人对各学院负责留学生档案的教师进行培训指导，将需留存在档案馆的留学生档案材料滤清打印出清单，指导教师们平时留存并整理好移交档案馆。

（二）不断完善留学生档案管理内容

留学生档案管理内容入学前多为身份证明、入学相关证书、语言水平证书以及学习经历与成果。入学后多为学生学习成绩与成果材料、奖惩材料与学籍异动材料。其中缺少学生的宗教信仰、性格习惯、生活习惯、心理检测、思想动态、品行评价等材料，这些材料不太容易搜集，这需要学生本人、同学、班主任、任课教师、宿管阿姨通力合作，共同完成每个留学生这些个人材料的采集，不断完善留学生档案管理内容。争取做到采集细化到点，由点带面的全面管理。

（三）档案馆需不断完善留学生档案管理内容的保存内容和保存方式

本校档案馆留存的为：学生个人成绩单、学生个人签证申请表、硕士研究生毕业证书和学位证书、学生HSK成绩、留学生新生名册、毕业生名单、学生卡片、奖学金获得者名单、学生退学及处分的决定等。保存的内容仍不够完善，诸如学生在校期间的奖惩材料、学籍登记表、科研成果、学位论文以及毕业后的就业信息应该纳入保存的范围。因留学生分为学历生和非学历生，还有语言生、短期研修生，他们档案的保存方式也有所不同。学历生的与学习有关的成绩、学位、论文、科研成果以及录取、毕业名册应该永久保存，其余可以列入长期保存范围。而学历生之外的其他种类的学生的成绩及科研成果应该长期保存，其余的可以酌情选择保存。

（四）有效增补留学生留学阶段档案内容的采集

留学生档案内容应该反映留学生从入校到毕业后整个留学过程的内容，所以就我们本校而言，我们应该在留学生入学档案材料的后面增补留学生离校材料的内容。增补留学生留校后的工作去向以及有效联系方式，并追踪记录留学生毕业后在工作中所取得重大成就及成果。

（五）不断完善留学生档案管理系统的采集功能

现有来华留学生管理信息平台，留学生从申请入学到毕业的大部分信息都在系统里，教师及学生可以随时查询。但是留学生档案管理系统的信息内容仍需要进一步完善，诸如采集学生在整个学习过程中所产生的科研成果，奖项，奖学金以及日常表现、宗教信仰、心理检测、思想动态、道德品行等都应如实记录到系统里，另外学生毕业后的工作信息也应该详细记录。

三、留学生档案管理内容的利用

留学生档案管理内容有较高的参考价值，认真探寻，可以加以利用，并为教学、科研、编研、拓展留学生市场方面进行服务。

（一）留学生档案管理内容有效的为教学服务

教学档案主要涉及试卷、成绩、学籍、毕业相关材料。教师可以通过学生的入学前的成绩单，语言水平证书为学生提供合适的教材，划分班级，并为教师做出合理的教学计划提供帮助。学生入校后，学习过程中所产生的成绩单、试卷可以为教师适当调整课程计划，制定出共性和个性教学计划，因材施教提供参考，同时可以为教师选拔优秀的苗子进行着重培养，参与国内外各种赛事，荣获奖项，为校争光。毕业时的相关论文，可以为教师提供课程设置参考，科研选题及是否进一步研究的参考。

（二）留学生档案管理内容有效的为科研服务

留学生中一部分为语言生，教师可以通过留学生试卷中所出现的问题的记录，加以理论分析，成为语言类教师科研的一手材料。留学生入校前和入校后所产生的科研成果可以为教师的科研选题提供思路，通过师生的有效合作，实现科研成果的最大化，且可以为教师提供国家与国家、学校与学校之间的合作搭建桥梁。如果留学生将在校期间所取得的科研成果带回国内，并运用于实践中，取得較大的生产产值与经济效益，这不仅是为校争光、为师争光，也实现了国家与国家之间的互助共赢。

（三）留学生档案管理内容有效的为编研服务

每个学校都有自身的办学历史，留学生档案内容中所记录的优秀学生在校期间的成绩、科研成果、奖项及事迹都可以作为编研的内容加以整理与宣传，并留存下来成为学校历史的一部分。

（四）留学生档案管理内容有效的为拓展留学生市场方面进行服务

科学化的档案管理可以有效的提高学校的外事形象，为招生宣传提供帮助。生源国用人单位通过对留学生档案内容的审查，可以看到一个学校教学科研水平及管理方式，通过口耳相传，扩大本校在生源国的影响。通过留学生入学前的档案材料，可以审查生源国留学生的留学倾向，尤其是对国家、专业的倾向，同时可以查看出留学生的入学动机，从而制定合理的招生计划，吸引更多的留学生来校就读。

参考文献：

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要[S].2010年7月.

（作者简介：杨寅庆，三峡大学档案馆，馆员，文学硕士，研究方向：档案管理。）