“勤助”自助签入签出系统应用探索

【摘 要】文章简要介绍了华东师范大学图书馆闵行校区勤助的工作情况，论述了之前勤工助学管理工作中纸质签入签出存在的问题，并阐述了自助签入签出系统对于勤助工作、管理“勤助”的老师、勤助学生及系统开发人员的意义。

【关键词】自助签入签出系统;创新管理;图书馆

中图分类号： G251;G250.7 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）12-0105-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.12.050

【Abstract】This paper briefly introduces the situation of work-study on Minhang Campus of East China Normal University library， and discusses the problems of paper sign-in before. Then this paper explains the significance of this system for work study program， the teachers who manages the work-study， the students and the system developers.

【Key words】Self-check-in system; Innovation management; Library

1 闵行校区流通部“勤助”现状

高校图书馆是校内提供勤工助学岗位的“大户”，在一定程度上缓解了自身人力资源紧张的压力[1]。如何根据当代大学生流动性大、上岗时间弹性大的特点，吸收先进的管理理念和方法进行管理创新，是高校图书馆勤工助学工作需要解决的问题[2]。

以华东师范大学图书馆为例，2017年总借阅量为326471册，归还325497册，续借208888册，预约29000册，合计889856册[3]。2017年闵行校区图书馆借阅量占72.49%[4]。由于图书馆大部分书籍实现开架阅览，读者随手翻的书籍，在图书馆阅览的书籍等不在上述统计之中。目前，超期书籍、中北校区图书、闵行副本库图书、闵行一楼保存本图书需要到流通台操作。2017年度，人工归还占46.9%[5]。闵行二楼流通岗只有14名员工，在此情况下，需要大量的“勤助”学生来帮忙收书、分书、排书、上架。图书馆流通部每天工作时间为8：00-22：00（除法定闭馆日及寒暑假工作时间稍有变化），这个时间段，学生都可以来勤工助学，因为灵活性大，吸引着大批想利用“碎片化”时间勤工助学的学生。因此，申请“勤助”工作的学生不定、工作时间不固定，工资结算由闵行校区流通一部根据工作时间结算工资，然后再提交给学生资助管理中心统一发放。因此基于上述“勤助”工作主体人员多、流动性大、工作时间自由、工作频次不确定，采用传统的纸质签入签出可能会出现以下问题：（1）学生不按照实际时间签入、签出;（2）学生字迹潦草，工资结算费事费力，需要先将纸质上每一个“勤助”每一条签入签出时间录入电脑。

因此，很有必要研究“勤助”学生自助管理方法，避免签入、签出不诚信行为的发生，进一步提高工资结算的工作效率，提高对“勤助”学生的管理效能。

2 勤助自助签入签出系统

2.1 系统的需求分析

梳理原有“勤助”工作流程，明确信息采集的字段，如用学号作为签入、签出的唯一字段，学生开始工作时刷卡或输入学号，显示个人信息即姓名与学号，并自动签入系统时间。学生结束工作时刷卡或输入学号，显示个人信息学号，自动签出系统时间，并弹出一个对话框，提示“成功签出，你这次工作了？时间”。这样每位勤工助学学生每次工作的时间都已统计出来，再利用Excel分类汇总功能，可以很方便汇总每位“勤助”工作时间，形成结算工时单。

2.1.1 系统目标

勤工助学自助签入签出系统按照之前纸质的签入签出流程设计，规范签入签出流程， 提升管理效率。系统主要功能目标有：（1）系统要具有实用性和安全性（加密）;（2）系统要能够根据使用者要求及时对各种信息的维護和统计;（3）系统要操作简单[6]。

2.1.2 系统主要功能

系统使用者主要是勤助学生和部门管理员。

对于勤助学生而言，第一次工作时，学生录入信息，包括学号及姓名。以后每次工作时，点击“开始工作”，然后刷卡或输入学号，开始工作时间为自动匹配系统时间。结束工作时，点击“结束工作”，刷卡或输入学号，结束工作时间亦是自动匹配系统时间。

对于部门管理员而言，因为系统加密，需要输入密码来维护学生不小心出错的信息，比如忘记签出，输入个人信息时，没有输入姓名等异常情况。为了确保系统的健壮性，程序执行一项工作任务后，自动保存，为了保证数据的安全性，保存数据的同时，自动备份文件。

2.1.3 开发实现

系统采用C/S架构模式开发，利用EXCEL+VBA技术，便于系统维护。

2.2 流程设计与实施

由于每月提交给学校学生资助管理中心的学生工时单包括学号、姓名、工资。所以系统设计两个sheet，一个是学生信息表，包括学号及姓名;一个是工时表，包括学号、姓名、签入日期、学号、签出日期、工作时间（小时）。

根据流程设计Excel功能区菜单，实现整个过程的电子化操作，整个流程如图1所示。此系统易学易用，很容易操作。对于华师大这样学府的学生而言，用这个签入签出系统，非常容易操作，符合“摩尔斯定律”。

2.3 设计此系统的意义

（1）对图书馆工作的推进，该系统主要是基于闵行校区图书馆流通部“勤助”线下考勤的基础上，通过选用Excel进行模块开发，在传统的纸质签入签出基础上增加电子签入签出，待“勤助”自助签入签出系统达到健壮性要求时，逐渐取代传统的纸质签入签出，使签入签出更便捷，办公无纸化，满足“绿色、环保、低碳”的理念，也可以通过该系统快速评选“勤助之星”，制作“勤助图谱”，包括第一次来勤工助学的时间、大学期间及研究生期间勤工助学的次数，总时长，获得的总工资等。此外，在系统功能不断完善后，可以推广到馆内其他部门，可为我馆“勤助”管理贡献一份力量;也可以推广到其他高校兄弟馆，扩大我馆的影响力和知名度。比如宁夏大学图书馆的馆员来馆交流时，对此系统非常感兴趣。

（2）对负责勤工助学工作的老师而言，从计算繁琐的纸质签入签出工时中解脱出来，极大提高了结算工作的效率，提升了管理效能。计算纸质工时，需要1天时间，对着各种各样的签字笔迹，算出各位学生的工时。1天平均有35条记录，1个月将近有1000条记录，对结算工资的人而言，苦不堪言。利用勤工助学自助签入签出系统后，每位学生每次工时已经显示出来了，只需利用excel的分类汇总功能，10分钟即可把当月工时准确算出来，按工时降序排列后，即可清晰看到来勤工助学学生的工作时长态势。荀子曰：“假舆马者，非利足也，而致千里;假舟楫者，非能水也，而绝江海。君子性非异也，善假于物也。”善于利用技术，可起到事半功倍的效果。

（3）对每次来勤工助学的学生而言，感觉电子化签入签出，很方便，给人耳目一新的感觉。由于每次纸质签入签出的学生多，签出时，找到自己的信息还需要仔细看看，而电子签出则不存在这个问题，点击“结束工作”，刷卡或输入学号，系统自动匹配，与鼠标在哪里都没有关系。有个学生直呼“好方便啊！”这个系统虽小，但是小系统的功能非常便利。

（4）对开发及维护此系统的馆员而言，提升了利用技术手段改善服务效能的信心。金波等在《高等院校图书馆员的形象再设计》中认为在传统图书馆工作模式的影响下，流通部工作重心是借书、还书、上架、理架，保持书库整洁，工作技术含量不高[7]。因此，不免被读者叫“阿姨”，心里郁闷，但是更要有积极主动的服务意识，专业精湛的信息素养，及不断更新的知识储备[8]，来改善外界的“刻板印象”。在新时代，馆员通过自身的成长，努力成为“信息资源组织管理者、信息提供者与传播者、信息利用的导航者、信息利用的教育者”[9]。

【参考文献】

[1]李梅.高校图书馆勤工助学工作的现状与对策[J].图书馆建设，2013（03）：77-79.

[2]邓敏.基于工作团队的高校图书馆勤工助学管理模式探析——以广西工学院图书馆为例[J].图书馆工作与研究，2013（04）：105-107.

[3]2017-2017年借阅活动[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=36.

[4]2017年度两校区及资料室借书[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=34.

[5]2015-2017借出&归还 人工VS自助[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=50.

[6]同[5].

[7]金波，羅丽.高等院校图书馆员的形象再设计[J].图书馆学刊，2011，33（10）：13-15.

[8]张薇.图书馆员=“阿姨”吗[N].新华书目报，2016-11-11（002）.

[9]俞碧飏，徐建华，卢正明.当今图书馆员刻板印象实证分析[J].图书馆理论与实践，2012（12）：8-13.作者简介：马宁（1985—），女，硕士，华东师范大学图书馆馆员，研究方法为读者服务，信息计量与评价。