浅谈医院办公室档案管理的特点及其应用

胡金星

医院的办公室档案管理工作时医院经营管理活动中的一项重要组成部分，关系着医院各项工作的开展。基于此，本文笔者结合自身相关工作经验，针对当前医院办公室档案管理工作的特征做了相关分析，对于其中存在的问题，也给出了一些处理措施，希望可以对提升医院档案管理工作效率作出一点贡献。

1 引言

我国的医院办公室档案管理工作经历了一个漫长的发展时期，在多年的不断实践中得到了长足的发展，目前也已经逐渐完善。但是伴随着时代的发展，医院办公室档案管理为了适应社会发展需求，必须在新时期做一些适当的调整，才能更好的为医院的经营管理活动提供更好的支持与服务。

2 当前医院办公室文档管理存在的问题分析

2.1 档案管理观念薄弱

当下，很多医院的管理者还未完全意识到档案管理的重要性，因此不够重视档案管理;而且档案管理部门和工作人员的档案管理观念意识也不强，很难在档案管理工作上有大的创新和进步。甚至很多档案管理者在对档案管理的认知上存在误区，就更遑论科学的进行档案管理了。

2.2 档案管理机制不健全

实际上在很多医院都有修订的档案管理制度，然而修订制度的最初的目的不是为了服务于档案管理本身，而是为了应付上级检查。这种表面功夫对档案管理工作的实质性帮助并不大。同时，很多医院的档案管理制度还存在更新不及时的问题，一直沿用老路子、老方法，不能随着时代的发展变化而及时进行变更，无法适用于新时期的档案管理工作，大大降低了档案管理工作的效率和质量。

2.3 档案管理者素质偏低

一贯以来，人们对档案管理的理解就是一项十分简单的机械化工作，不存在技术性问题，因此对档案管理工作者的综合素质要求不高，只要差不多都能做。这种现象导致的结果就是现如今很多医院的档案管理工作者素质偏低，不具备专业的档案管理素养。缺乏专业的档案管理理论知识作为支撑，医院的档案管理工作效率自然而然就无法提升起来。

2.4 硬件设备陈旧

当前还有很多医院的档案管理设备仍然是沿用以往的，设备老化陈旧，大大降低了档案管理工作效率。很多医院的档案管理模式还用的是人工手敲录入电脑的方法，不仅在录入过程中耗费大量的时间和人力，在查询时也很耗时费力。甚至还有些医院还没有建立独立的档案管理办公室，严重制约了档案管理工作的发展。

3 医院办公室档案管理策略

3.1 强化档案管理意识

当前，医院办公室档案管理工作效率底下的一个主要原因就是院领导和档案管理部门领导者不够重视档案管理工作，对档案管理的认识不全面，没有意识到档案管理工作的重要性。因此，要加强医院领导者和档案管理部门对档案管理工作的重视程度。首先是领导者正确认识档案管理工作的重要性，从管理层强化档案管理意识，下面的工作人员才能重视档案管理工作。其次，档案管理部门要正确看待自己的工作，加强档案管理工作重要性的宣传和引导，积极引导大家正确看待档案管理工作，从而一起提升档案管理工作环境和工作效率。

3.2 制定完善的制度，实现档案管理规范化

医院应当建立符合时代特征的档案管理制度，以更好的为档案管理工作服务，提升档案管理工作效率。健全的制度是指引档案管理工作开展的有效保障。因此，医院应当根据国家发布的规章机制，再结合自身医院的基本特征和需求，制定符合医院经营发展的档案管理制度，使之系统化、体制化、标准化，更好地为档案管理工作本身服务。

3.3 提升档案管理者的综合素质

医院应当改变传统的对档案管理工作的错误认知，做好档案管理工作人员的综合素质考核。在录用档案管理工作人员时，就应当严格根据档案管理工作的岗位职责和要求，选拔符合岗位特征的专业人才;在日常工作过程中，要加强对档案管理工作者的专业技能培训与考核，通过与时俱进的专业知识培训，来提升档案管理工作人员的专业技能和综合素质。

3.4 加强数字化管理方式

时代的发展和进步，敦促档案管理工作开展与时俱进的变革，传统的方式方法显然不能适应新时期的需求，因此我们要及时变更思想，转变管理模式和方法。数字化的管理方式是当下较为普遍也较为高校的管理方法，医院应当在新时期加大对档案管理的投资力度，积极地引进先进设备，提升硬件和软件设施，例如，引进现代化的计算机设备、扫描仪、打印机等，加强网络建设，创建数字系统进行档案管理。数字化档案管理模式是时代发展的必然产物，也是提升档案管理工作效率的重要手段之一。

4 结论

综上所述，档案管理属于一项和现实息息相关的任务，即可以使人们以史为鉴，防患于未然，计划未来。医院内办公室文档管理要引起重视，这是促进醫疗事业建设必不可少的工作。医院要对档案管理加强研究，掌握管理方法和技术的发展现状，用科学的技术方式及现代化手段，对档案管理加以建设与发展，使之能够发挥出宣传教育作用，提高医院在患者心中的信赖度、提高知名度，为医院的科研及学术探究带来依据，在最大限度上发挥出档案管理的作用。

（作者单位：博兴县人民医院）