浅谈差旅费的报销制度

刘进莲

摘 要：差旅费指出差员工在出差期间所在支出的一切在公司规定范围内的各项费用。本文主要基于差旅费的报销制度，具体从差旅费报销范围、报销流程、现如今差旅费在报销制度上存在的问题等，提出如何有效提升差旅费报销效率的建议以及相关对策，希望为各类企业单位提供有效的理论参考。

关键词：员工出差  差旅费报销  报销规范

差旅费作为企业费用管理中一项重要核算内容，虽然占据企业内部费用管理比例较小，但碰到经常出差的企业及员工，差旅费则与职工的经济利益直接挂钩，同时，企业对差旅费的审核报销工作也是体现财务部门执行企业财务制度的重要直尺，一旦稍有偏差，员工与企业之间就很容易产生矛盾。因此，设定合理、科学的财务制度、差旅费管理制度、财务审核制度等，对减少企业与出差员工矛盾，优化企业内部管理，提升财务人员服务质量有着非常重要的意义。

一、差旅费报销范围及具体意义

公司员工在出差过程中花费的差旅费主要包括：车票费用、住宿费用、伙食费用、办公费用等等。企业实行有效的差旅费管理，不仅法关系着企业的直接利益，企业各种费用的合理指出，也是保障企业内部经营活动正常进行的重要因素。同时，不同公司或部门的差旅费规定以及具体开支范围规定都是不同的，各个企业必须依据自身经营模式，制定合理的规章制度，通过完善企业内部差旅费管理，从而达到节约成本支出，提升企业经营效率的目标。

二、实际出差过程中差旅费报销流程

对于企业而言，若其内部出差员工对出差费用的财务报销制度不够了解，那么就给财务部门带来了较多的工作量以及费用报销过程中的各种工作麻烦。因此，为了让企业出差员工更能清晰的掌握出差费用财务报销制度，本文主要对报销流程进行了具体分析：

（一）确认出差事实

企业员工在确认出差事实时，首先要经过相关部门主管及经理的出差审批，并分析此次出差任务的必要性及合理性，在確认后，公布出差计划，包括地点、时间、出差目的等一系列信息。需要出差的员工通过审批后，在实际出差时要根据实际情况制定科学的出差流程。

（二）先行垫用出差费用

在出差事件完成前，所有出差事项都是未进行或正在进行时，因此相关的差旅费也只是一个预估值。基于以上特点，我国大部分的企业，甚至事业单位都在实施“员工先行垫付费用，出差完毕回程后依据发票进行报销”的制度。这种制度下，就需要企业出差员工对自己的出差行程有一个合理的、科学的规划，例如：尽量依据公司规定报销标准选择出差出行费用、住宿酒店以及餐饮质量等，以免因超过报销额度而导致自身经济损失，严重的导致无法报销。

（三）差旅费用的报销

出差员工在结束出差任务后，就差最后的差旅费报销环节了，具体报销流程为：首先，出差员工需要向财务部门拿到一分“差旅费报销单”根据报销单上的要求逐一、按实填写，在填写过程中，差旅费报销一般有着几项标准，具体如下：

（1）费用标准：费用标准主要是依据出差员工在企业内职业级别以及出差地点等规定可以选择的交通工具及费用，包括住宿费用以及伙食费用也有所规定。例如：公司内部总经理级别的出差交通工具可选择飞机，普通员工可选择经济舱;总经理级别出差实时报销市内交通费用，普通员工市内交通费用标准为80元/天等等。出差员工在填写报销单时，应依据自身职位以及相关报销标准进行填写，以此确定可以给自己报销的差旅费用。

（2）票据粘贴：为了方便企业财务部门核对出差员工支出的差旅费，公司一般会要求员工对自己出差时花费了交通费、住宿费、吃饭费等进行分类和票据的粘贴，粘贴标准也要复合清晰、整齐、有效的原则。

（3）负责人确认：相关部门负责人要确认出差员工所填写或申请的出差信息是否真实有效，然后要求出差员工直隶领导对出差报销单进行核实，要求差旅费申请应做到真实、合理。

（4）财务审核：在对员工填写的所有出差费用及事项合理合规后，财务人员要对报销材料进行进一步审核，主要查找一些填写不规范、字迹不清晰、表达不准确的地方，若发现不给予报销;对于有涂改、伪造、变更的原始单据不给予报销;对不规范的发票和白条，财务人员有权利拒收且不给予报销。

（5）费用发放：企业财务人员在完成核对检查出差员工差旅费报销单后，确认有效，应按照核定金额采取现金发放或银行转账的形式给予员工费用报销。

三、差旅费管理存在的问题

（一）差旅费报销模式单一

随着经济飞速发展，物价水平的持续增高，企业差旅费的报销若还停留在多年之前的标准，报销模式过于单一，仅仅限制于发票、白条等进行报销，在现代化社会下就很容易出现发票作家的情况。就目前来说，我国大多数的企业都是实行着发票、支付凭证报销的模式，在出差员工没有相关差旅费发票时，就不给予报销。然而，这种单一化的报销方式很容易引发一些不良行为：一是，出差人员利用职务之便，在允许报销的范围内，利用不正当方式获取较多的单据与发票，以此谋取更多的个人利益;二是，出差员工在出差过程中垫付的办公杂费等，无法取得相关凭证时，企业就不给予报销，这样不仅损害了员工自身的经济利益，还打击着员工出差积极性，从而导致出差工作不能高效率的完成。

（二）差旅费会计核算混乱

据了解，大部分企业及相关单位对差旅费的财务核算，并不是将出差人员出差前预期的借款项和返程后支出项进行分开记录的，相反，会计人员为了简化工作流程，很多都是选择在出差人员结束返程后进行一次性分析记录。同时，若出现一些差旅费额度较小的事项时，企业或财务部门就会将这些费用融入到范围较大的费用中，例如：将餐费规划到业务招待费，将小额交通费归纳到机动车辆费用中。这种核算模式下，财务人员在具体核算差旅费支出事项时容易出现混乱，账目不清的情况，因此导致报销单出现一系列漏洞。

（三）审批过程不严格

企业在差旅费管理过程中，还存在审批过程不严格的情况。例如，在填写报销申请单时，出差人员的职务标准容易混淆不清，分管区域及报销地点不明确等问题。包括，车票与订票费没能分开填写，只是将两者费用整合在一起;有的住宿费未能依照出差行程填写，日期记录模糊，甚至有的将一段时间内发生的住宿费整合起来一起填写，具体金额不明;住宿费及交通费的票据未能按照行程顺利进行整理和粘贴，甚至盖住实际金额等诸如以上问题。另外，一些出差员工在报销过程中使用的是手撕发票，当有些人对发票上价格进行修改时，审核却未能发现问题等等。这种情况下，企业财务部门的报销工作不规范，很容易给企业增加经济负担。

四、优化差旅费报销流程和制度的建议策略

（一）建立健全完善的内部控制制度，明确人员职责

企业通过健全内部授权审批责任制以及内控制度，规范差旅费的报销流程，例如，在查阅报销单据时，设置分管领导签批制度，目的是为了审核和控制：是否有着超越权限越权审批，是否有不符合审批权利的现象，完善对出差人数、时间、地点、出差项目等进行确认及审批的制度;明确财务人员职责权限，要求能识别真实票据，能有效核实差旅费报销单，有效整合各类单据的能力。签批领导以及企业财务人员各司其职，各自做好职责工作，层层把控差旅费的审核和报销，才能共同控制并优化差旅费报销制度。

（二）提高会计人员的职业道德和业务水平

要求企业财务人员应具备实事求是、坚持原则、各尽其职的品格和态度，会计部门也要加强内部控制管理，在差旅费报销过程中要求会计人员应严格执行报销标准，不搞特殊化，不搞随意化。例如，在差旅费报销单上应注明出差人员、出差地点、出差时间，报销要符合公司规定并且说民原因，对一些有退票行为的，要标注退票原因，并有相关领导部门审核签字确认，若无法遵循以上规定，会计人员因拒绝报销。此外，会计人员在报销过程中若遇到住宿费标准问题，应主动查阅出差当地酒店消费水平，再结合公司报销标准，按照实际情况进行相应的调整。会计人员要具备鉴别真假发票，网上核实发票的基本技能，以此避免假发票的流入。对于长期借款不还的老赖，会计人员要本着“前账不清，后账不借”的办公原则领队无理由拒不还款者，应对其采取奖金扣除，工资补入的做法，以便后续开展财务核算或报销时能顺利进行。

五、结束语

总而言之，企業的差旅费管理作为内部财务管理的一部分，建立健全科学、合理的差旅费管理制度和报销体系对企业的正常经营和发展是非常有必要的。对于企业领导阶层来说，在差旅费报销过程中应加大审核力度，保证初期审核报销单的真实性，对于会计人员来讲，在进行差旅费报销时，应及时检查并发现报销单上存在的问题，严格控制不规范报销单的出现。对于企业职工来说，应提升主人公意识，本着为节约成本、减少浪费的理念，在出差过程中规范资金支出行为，三方应共同努力，从而共同促进企业的稳定发展。

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