浅谈农场的档案管理

张福民

档案管理是农场日常工作的真实写照，是对农场发展历程的最好记载，本文对做好农场档案管理工作进行分析，供交流借鉴。

档案管理是办公室行政管理的重要组成部分，也是办公室的一项基础性工作。当前，我国已经进入了信息化时代，档案作为农场的信息资源，是农场生产经营、技术创新、科研发展等活动的真实记录，档案管理工作是农场的基础性工作，档案管理作为农场同步发展的无形资产，在农场管理等各方面都发挥了较好的作用。随着我国农业经济的快速发展，农场作为农业发展的主体单位，其管理制度和管理水平也在不断地完善和提高，随着经济的发展，对档案管理工作也提出了新的要求，企业发展了，档案管理工作只能增强不能削弱，随着农场的发展规划，也要建立一套适应农场发展特点、能够体现农场规范化管理的档案管理体系，使档案管理工作的发展与农场发展速度相一致，使档案管理工作能够全面记录和反映农场建设、发展的历史进程。做好档案管理工作，对推动农场的持续健康发展和提升经营管理水平具有重要意义。

1进一步增强做好档案管理工作的主动性

当前不少单位的档案管理还处于初级保管阶段，文书档案、人事档案保管比较单一，在规范档案管理的前提下，要自觉增强做好档案管理的主动性。

1.1熟悉、掌握农场的业务情况和涉及的专业知识

要针对农场的业务性质、内部的组织结构有目标的进行档案类目的重新调整，使其符合农场的管理特点。

1.2系统地整理农场的历史资料，积极开发农场的档案资源

目前，农场很多单位开展了档案管理工作，但没有形成制度，使档案的整理不标准，无依据，归档不齐全，容易造成档案资料的遗失。个别农场在日常工作中所形成的文书档案、人事档案和财务档案等采取分散保管方式，容易造成档案资料不全而散失严重。尤其是一些调查论证、申报立项、洽谈协议等档案大多掌握在相应的当事人手中，归档不及时就容易造成遗失，有的仅上交复印件。这些问题不强化管理，就会直接随着人员的流动而使档案信息资料流失。

1.3将档案分门别类有条理的进行整理

要将农场日常工作、重大事件所形成的涉及科研、声像载体、实物和会议所形成的文书、合同等进行收集整理，并按保管载体不同、内容不同而分类进行保管，保证档案准确，能够有效的被收集和利用，这样才能够保证档案的准确性，体现档案的价值所在。

2档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是管理工作的发展方向

不同时期的档案管理做法和管理模式不同，许多传统的做法和管理模式也曾发挥了积极作用。但从目前档案管理实际来看，传统的档案管理已经不能适应当前农场发展的需要，必须进行重视，强化创新，主要针对档案工作的收集、整理、保管和利用等形式进行创新，对一些具体手段完善。根据国家相关法律规定，财务档案、文书档案是档案管理中比较重要的档案类别，针对文书档案中的有关文件、报表和合同管理是绝对机密，这部分档案以分散保存的形式进行保管，必须强化农场档案管理制度的落实。结合农场日常档案管理，从组卷到装订，要尽量简化档案管理的步骤，去掉一些繁琐程序，在模式上集中整理，归档程序上相对简单明了。在模式上集中统一，即要求农场各部门在档案归档形式、标准上要相对一致，并集中一人保管，这样不会因各部门档案保管分散而造成档案的丢失或损坏。同时各部门要将本单位保管的档案制作一份详细目录报到办公室档案管理进行备案存档，实行目录交流，这样办公室即能清楚整理出农场的发展轨迹，也使档案管理工作分总结合，方便使用又有目可查。针对农场这种无形资产，在以后查阅档案进行综合利用时可提供便利。档案的管理就是为了日后使用方便、交流和解决具体的问题，是为了提高工作效率和管理水平，而不是增加管理环节，使程序深严不容易接触，但如何完善档案，使其不影响日后使用又便于各部门的立卷管理，这是值得日后研究的课题。

3努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作不是简单的保管，它也是一种业务性的管理工作，具有服务性，这就要求档案管理人员要有较强的业务知识，又要具备管理能力和服务意识，尤其是目前已经进入了网络信息化时代，给档案管理方式和保管载体提出了新的要求。

3.1档案管理人员要自觉强化档案管理知识

提高档案知识水平不光是熟悉档案管理的业务流程，还要掌握档案不同载体的存档方式，将理论知识应用到实际工作中。

3.2要全面了解掌握农场工作的业务内容

档案管理人员要全面了解掌握农场工作的业务内容，对农场大事资料要及时归档，不遗失不丢档。

3.3档案管理人员要立足岗位，不断创新

要针对档案管理的实际情况，结合农场的业务内容勤总结，勤改进，使其更符合农场发展需要。

4要认真研究档案管理工作中所遇到的新情况，新问题

4.1完善档案管理制度

档案是农场的宝贵财富，是农场发展历程的见证要妥善保管。要健全档案管理的各项制度，使档案管理有法可依，有了规章制度的规范要求，可以对档案管理进行约束，保证档案工作有序推进合理使用。

4.2理清档案管理的工作程序

要将档案管理制度纳入企业日常管理工作中，明确档案管理的人员和部门，依据档案管理制度对有关部门的档案进行目录汇总，由办公室进行目录交流并统一调控。可以提高职工的档案意识，使档案及时归档，确保档案安全准确。

4.3要遵章管理

辦公室档案管理人员对档案各环节的管理要按照企业管理运行程序进行，按制度要求办理，对文件资料的收集、整理、借阅等按程序进行，真正使其纳入制度化实施标准进行。

总之，农场档案管理其实也是企业业务流程的管理，只要按照岗位责任制的要求，谁主管谁负责，依据档案管理规章制度进行，使各项资料收集齐全，保管得当，使用便捷，就是发挥档案管理的重要意义。

（作者单位：161023黑龙江省农垦九三管理局哈拉海农场）