信息系统流程限时管理的设计与实现研究

张国章

摘要：企业信息化程度发展到一定水平，建设上线了ERP、OA、PDM、CRM、HR等一批信息系统，主业务流程分散在各系统中，管理制度和系统设置都没有对业务流程各环节进行限时，系统的提醒与催办功能不统一，造成部分重要的流程未及时处理。如何将信息系统中的流程环节进行限时管理，通过统一平台提前提醒/催办交办人，进而提高工作效率，已成为一个重要的课题。

关键词：业务流程；限时；提醒；催办

中图分类号：G642 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）08-0196-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

在国家工业化与信息化深度融合背景下，随着企业信息化应用的不断深入，信息系统覆盖了研发设计、技术准备、物料准备、制造执行、成本核算等企业经营管理的各个方面，企业内部、企业与外部信息交互的需求日益强烈，急需对已有的信息进行整合，联通“信息孤岛”、共享信息，打通各系统之间的业务流程，并将信息及时、准确、有效的通过移动应用（比如微信、RTX）推送给企业员工，实行 “限时工作制”，避免流程停滞，以提高流程效率。目前部分OA产品已实现审批环节的时效统计及提醒功能，但企业涉及多个系统，明显无法满足跨多个系统的主业务流程限时管理的要求。本文就如何策划信息系统流程管理“限时工作制”，以及流程限时平台功能的设计与实现进行探讨。

1 信息系统流程限时制工作策划

整理问卷，分析系统已有数据。本着“分步实施、全面推进”的工作思路，采用“调查问卷”的方式收集异常流程，筛选异常流程（即找出目前流程执行和目标值的偏差的流程节点），重点查找与产品制造、重大经营事项相关的异常流程，形成《异常流程清单》。信息管理部门对整理出来的异常流程，通过查询各系统（如：ERP、OA等）的历史审批数据，进行初步分析，形成报表。

建立信息系统流程的异常管理机制。设立异常流程领导小组及工作小组，建立流程异常管理的工作机制，出现异常时，组织相关部门讨论，如需對时效性做出限定的，通过之前信息系统记录的审批时长进行分析，科学判断，最终讨论通过后，落实在相关制度中。

建立流程环节的“管理标准”。企业时常开展业务流程梳理，但缺乏“管理标准”，就是每一个流程环节要达到什么标准。目前需要有标准，流程和标准加在一起，才是真正意义上的流程管理。管理标准是实施信息系统流程限时制的基础。各业务归口部门需围绕企业的生产经营目标，结合系统运行实际，紧扣与产品制造、重大经营事项的关键流程进行分析，重点针对节点冗长、流转效率低的业务流程，为明确每一个流程环节要达到什么标准，明确哪些流程节点需对时效性做出限定（范围、提示对象、提示频率等），由流程归口部门组织相关部门分析，提出限时方案。

建立催办流程。通过在信息系统中对每一个流程环节设定了管制基准（即办理时效），信息系统（ERP、OA等）按制度规定的条件自动搜索异常事件，将异常事件的资料通过即时通讯工具（微信、RTX等）方式通知公司各层级（如：目前处理者、科室主任、部门领导、分管领导等）。

建立对流程限时情况的监督考核及问责机制。管理部门每月对各部门流程限时整体情况进行汇总和分析，每月在公司内通报各部门流程准时率及排名，对于流程准时率排名连续排名末2位的部门，由责任部门开展专题整改。落实流程业务归口部门的归口管理责任，明确由流程业务归口部门对流程数据进行分析，查找超时原因，并组织进行优化改进。

制度建设及结果运用。编制《信息系统流程限时制管理办法》，主要内容包含异常流程的管理、异常流程的催办、信息系统流程的稽核（系统自动、人工随机查）等内容。每月系统生成异常流程的报表报人力资源部，异常流程需要提出改善措施，同时对责任部门进行考核，同时考虑KPI考核前的申诉方式。

2 信息系统流程限时管理的功能需求设计

为实现信息系统流程限时制管理，需借助第三方平台（以下简称流程限时平台）与企业的主业务系统对接，实现统一管理限时、提醒与催办，通过即时通讯工具提醒，进而在推广应用方面，实现即时通讯工具提醒的详情链接查询功能。

需求分析时须以企业管理思想、理念作为指导思想，了解企业的业务模式、工作流程和管理构架。企业流程限时平台通用的需求功能如下：

（1）建立流程运行数据的监控、分析、考核机制，倒逼流程的业务归口部门主动分析数据，系统性组织改进。

（2）制定流程处理时效标准，催办规则可结合实际应用情况持续调整优化，使限时提醒与催办合理。

（3）终端用户收到流程待办提醒信息后，直接点击进入相应业务系统进行处理，比如从企业微信的待办提醒中处理ERP的待办事项。

（4）流程限时提醒功能扩展到其他业务（如费用限额控制提醒、重点任务督办提醒等业务场景）。

（5）员工可自行配置单个流程是否需要收到提醒；可批量、按周期提醒（2小时或者4小时）提醒领导关注团队内员工的催办数量及超时率。

（6）可查询统计即时通讯工具每个功能打开的日志，包含登录人、时间、打开功能。

（7）报表功能，主要包含完整流程耗时分析报表、个人角色和部门角色查看分析的报表，报表能够实时更新并按需导出数据；数据包含我的待办、我的催办、我的异常流程、我的超时率，部门的待办、部门的催办、部门的异常流程、部门的超时率等内容。

（8）可将人力资源部考核评分标准导入流程限时平台，系统自动生成流程限时月度考核报表，同时提供流程绩效报表（数据报表和图形报表）供相关人员查询或导出。

（9）形成标准数据库集成方案，可为关键业务流程配置审批实效。

3 流程限时平台技术开发研究

企业现有信息系统由于实施时间、开发技术的不同，属于多个异构的、运行在不同的软硬件平台上的信息系统。其次，企业主业务流程覆盖了ERP、PDM、MES等骨干系统，主要数据分决策层、管理层、计划层、执行层、设备层五层分布，集成难度特别大。需通过流程限时平台，集ERP、PDM、OA等主业务系统的流程和数据，同时可自主配置。功能开发本着以解决实际问题为出发点，以通用配置为开发原则，在满足国家法律法规、公司规章制度的前提下，开发流程限时平台功能，最终实现平台使用便利性、易用性。

通过建立流程限时平台，在平台上建立统一的组织机构与员工信息，实现流程限时制参数配置；利用接口调度器实现与ERP、PDM、OA等系统流程信息的读取，通过集成调度器实现进行集中分析生成个人待办、限时催办、领导催办信息，通过即时通讯工具发出信息提醒，同时系统自动生成流程限时月度考核报表。

流程接口处理过程方面，利用数据库视图技术将ERP、PDM、OA等系统的流程信息结构化，供流程限时制管理平台的接口调度器进行实时读取。流程限时平台支持多种数据库的连接，通过接口调度器定时读取各系统待办流程信息，结合流程参数配置、集成参数配置、定时任务参数和企业工作日等基础信息进行生成统一规范的个人待办，通过催办调度器生成限时催办及领导催办信息，通过即时通讯工具的调度器将信息发送给业务处理人员。

待办界面展示方面，流程限时平台通过提供一个HTML的待办界面数据提供给OA系统，OA系统通过PORTAL方式将流程限时平台的待办信息展示出来。

4 系统运用效果

通过对流程限时平台功能的开发和完善，实现主要业务流程审批过程的透明化，提高平台使用便利性、易用性、审批时效数据的利用率，倒逼相关业务部门改进内部管理，提高工作效率。通过对主要业务流程的处置效率进行统计，审批 效率至少提高20%以上，提高了流程处置效率，促进了管理提升，是效率变革的重要手段。信息系统流程限时管理的应用降低了企业运营成本，是企業降本增效的重要抓手。

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【通联编辑：朱宝贵】