央企办公室精细化管理的必要性及其实施

宋富强

习近平主席曾在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》中明确指出，提升企业运营效率，则必须充分发挥企业办公室的综合效能，对大事、小事和急事、缓事进行科学权衡，秉承抓大事与办急事的原则，及时沟通上级与下级、内部与外部的信息，确保各项不同业务能有条不紊地完成。本文将简单论述央企办公室精细化管理的必要性，并从实现员工培训教育精细化，构建精细化环境，实现企业文化精细化管理，健全企业绩效考核管理体系等四个方面分层浅谈央企办公室精细化管理实施方案。

一、央企办公室精细化管理的必要性

在市场经济大环境下，办公室精细化管理是央企运行发展活动的必经之路，体现了科学发展观的精髓。从微观视角来看，办公室精细化管理以精心为态度，过程是精细，成绩是精品。此外，精细化管理不仅属于管理理念，而且是一种文化，它起源于上世纪50年代的日本，起初，日企均是运用企业精细化管理理念来实现社会分工精细化与服务质量精细化，并逐渐将该理念扩展为一种模式。后来，企业精细化管理理念被引入世界各国，中国企业自然也不例外，当前央企将精细化管理理念充分融入到企业办公室管理工作中，进而有效提升工作效率，节约管理成本。央企办公室精细化管理模式有三个层次，第一层是规范化结构，第二层属于精细化结构，第三层是个性化层次，这三個层次互相作用，使管理工作效率得到了大幅度提升。央企办公室精细化管理模式主张将坚持学习作为企业发展的重要泉源，将不断实践作为精细化管理发展动力，同时，以不断精细化为主要路线，将精益求精作为管理原则。

二、央企办公室精细化管理实施方案

1.实现员工培训教育精细化。优化央企办公室精细化管理实施方案，提升企业办公室管理效益，必须努力实现员工培训教育精细化。在具体培训教育工作中，央企须构建精细化培训教育体系，全面贯彻落实精细化培训教育原则。办公室精细化管理模式下的员工培训教育原则包括基于战略原则、动态开放原则、满足需求原则、员工发展原则。其中，基于战略原则不仅是基于本组织发展战略，而且要结合央企经营管理目标，提升战略高度，通过提高员工的素质和能力来辅助他们提高工作效率，更好地完成本职工作，实现精细化管理的目标。动态开放原则要求员工培训教育体系必须适应不断变化的外部市场环境，在运行该体系的过程中，要根据实际需要，对培训教育体系进行必要调整。满足需求原则具有双重性，即满足员工职业发展需求和企业精细化管理的发展需求。员工发展原则要求员工精细化培训教育体系应该能够与员工自我发展的需要相结合，实现企业与员工的双赢。与此同时，要做好员工精细化培训教育体系的建设工作，细化岗位能力体系、培训课程设计开发体系、培训效果转化评估体系、培训支持保证体系，以此提升员工培训教育体系的有效性。

2.构建精细化环境。提升央企办公室精细化管理效果，必须坚持精细化管理理念，推崇5S管理原则，全面构建精细化环境。所谓的5S管理原则特指Seiri（整理）、Seiton（整顿）、Seiso（清扫）、Seiketsu（清洁）与Shitsuke（素养）。5S之间存在不可忽视的内在联系，首先，前三个S直接针对办公室现场，即对办公室进行整理、整顿与清扫，保持办公室干净、整洁的视觉环境，后两个S则是从规范化和员工的素养高度来巩固办公室精细化管理活动效果。其次，央企应注意优化办公室照明系统与色调系统。通常，在设计照明系统时，应充分利用自然光线，相比而言，照明亮度越高，视觉效果愈加良好，但是如果亮度过高，反而会造成炫目问题，因此，要控制好亮度。在选择色调时，切忌使用大量的蓝色、紫色、红色或者橙色，这些颜色很容易引起视觉疲劳。再其次，央企应注意保持办公室良好的温度与湿度，在夏季，理应将办公室内部温度控制在18到24摄氏度，冬季温度在7到22摄氏度最佳。另外，央企应做好办公室绿化工作，为办公桌、窗口、立体空调等区域摆放清新的绿色盆栽，以此美化办公室环境，净化室内空气。

3.实现企业文化精细化管理。实现企业文化精细化管理，必须充分发挥精细化理念的文化作用，不断推进企业文化创新，打造富有新意的企业文化。需要注意的是，企业文化创新主要是指在一定基础条件下，企业组织在创新和创新管理活动中所创造和形成的具有本企业特色的创新物质形态以及创新精神财富的总和，包括创新文化准则、创新企业价值观、创新企业管理制度与规划、创新物质文化环境等。首先，创新文化属于一种促进创新的活动，能够激发员工的工作热情、主动意识、正能量与职业精神，提高企业竞争优势与核心凝聚力。其次，创新企业文化并非一蹴而就，而是一个动态演化的过程，因而企业在文化创新活动中不能过于急促，应逐步采取创新策略。再其次，实现企业文化精细化管理，推进文化创新，必须做好六项工作。第一，树立全体员工的创新意识。企业内部员工特别是管理人员在企业文化创新中发挥的作用尤为重要，因此企业理应协同管理人员树立全体员工的创新意识。第二，加大创新宣传力度。企业组织不断加强创新文化的宣传力度，这样不仅有助于提升全体员工的创新意识，而且有助于为本企业招揽创新人才。第三，健全鼓励创新制度。企业组织应重视制定完善的鼓励创新制度，并通过运行该制度来鼓励全体员工勇于创新。第四，营造良好的创新环境。环境对人的影响至关重要，实现企业文化创新，必须营造创新型企业环境，以此激发员工的创新灵感。第五，组建创新团队。企业组织应结合精细化管理的发展目标，组建高素质创新团队。第六，做好创新奖励工作。加强企业政治文化建设的创新动力，企业组织应重视做好创新奖励工作，对提出创意的党员予以适宜的奖励。

4.健全企业绩效考核管理体系。当代央企办公室工作范围覆盖极为广泛，仅凭借每个月或者一季度的绩效考核很难实现精细化管理的目标，对此，必须不断健全企业绩效考核管理体系，推行精细化绩效考核管理模式。在重建精细化绩效考核管理体系的过程中，绩效管理人员应注意促进绩效考核精细化指标体系与绩效评估方法体系有机融合。从总体结构来讲，当代企业最常使用的评估方法主要包括解释目标管理法、多方评价者评价方法、描述图表等级评价法、解释关键事件评价法、描述文字叙述评价法、描述绩效评估的核对表格法、解释绩效评估的迫选法，描述绩效评估的工作标准法。需要注意的是，在运用解释目标管理法开展绩效考核工作时，绩效考核管理人员应确定清晰的并准确陈述被考核员工要完成的工作目标，制定指明如何实现这些目标的行动计划，让被考核员工实施行动计划，准确衡量目标的实现程度，在必要时刻要采取修正措施，为未来确立新的目标。此外，解释目标管理法还要求员工积极参与目标确定的过程。多方评价者评价方法是一种由管理人员、客户及同事实施绩效评估的方法。在采用描述图表等级评价法的过程中，绩效管理人员应根据完成的工作量、可信赖程度、工作知识、出勤率、工作准确性以及合作精神等要素对被考核员工进行客观评价。解释关键事件评价法要求绩效考核管理人员对所发生的事件进行书面记录，而所记录的事件应该是有关说明被评价员工令人满意和令人不满意绩效的工作行为。描述文字叙述评价法要求绩效考核管理人员以文字叙述的形式描述被考核员工绩效。运用描述绩效评估的核对表格法开展绩效考核工作，绩效考核管理人员需要对被考核员工行为的一系列题目作出肯定或者否定的回答。解释绩效评估的迫选法要求绩效考核管理人员对描述员工如何履行工作义务和责任的一组陈述进行排序。描述绩效评估的工作标准法则是指先确定标准或者期望产出水平，然后将每个被考核员工的绩效与标准进行比较和分析。在绩效评估工作中，绩效考核管理人员必须努力克服四种缺陷，即定义宽容、居中倾向、近期效应与晕轮效应。所谓的“定义宽容”是对被考核员工的绩效评估集中在正面的评价而不是分散在各种绩效等级上所发生的情况。当评价统计数据表面大多数员工的绩效水平被评为接近中等水平时就产生了居中倾向。当对员工绩效的评价仅依据其最近完成的工作时就产生了近期效应。如果绩效考核管理人员让员工某一方面的显著特征影响了自己对绩效评估中各个项目的判断时，就会产生晕轮效应。此外，构建绩效考核精细化指标体系，必须重视量化指标结构，分层设计一级指标与二级指标。一般情况下，一级指标特指被考核员工的基本素质、工作态度、工作能力、工作业绩与绩效值，二级指标则是对这五项一级指标的深层细化，其中，基本素质由文化素养、专业素养、心理素质和身体素质组成；工作态度包括责任意识、诚信和原则性组成；工作能力包括管理能力、创新能力、实践能力、沟通能力和学习能力；工作业绩由工作量、工作质量和工作效益组成；绩效值则包括绩效薪酬与权利赋予。

综上所述，实现央企办公室精细化管理目标，提高办公室工作效率，企业组织应努力实现员工培训教育精细化，贯彻落实精细化培训教育原则；推崇5S管理原则，全面构建精细化环境；实现企业文化精细化管理，大力创新企业文化；健全企业绩效考核管理体系，推崇精细化绩效管理模式。

（作者单位：中铁建工集团有限公司办公室）