二维码技术在科技档案管理中的应用研究

张肖会，宋峥嵘，熊 鹰，晁熳璐

(江苏省科学技术情报研究所 江苏南京210042)

科技档案馆是长期和永久保存科学技术档案的机构，不同于国家的综合性档案馆，属于科技文化事业单位。这里保存的科技档案主要是指政府机关、高校、科研院所等单位产生的专业科技档案，这类档案在管理和应用上具有很大的相似性。

科技档案馆主要工作包括对专业科技档案的采集、归档、保存、管理、服务等。由于档案工作不容易出显著成果，档案部门在整个单位处于边缘地位而很难被领导重视，进而导致档案工作的工作环境、条件以及信息化进程比较落后。目前，大多科技档案馆室的档案接收、信息核对、档案整理、编目和利用上依然是靠人工记录，录入大量信息、文字等，不仅造成档案管理工作量大，而且很容易出现差错，造成数据的不完整、不准确[1]，另外也使得档案信息系统效能无法充分发挥，致使信息化进程滞后。

二维码技术作为一种新兴的信息存储、识别技术，具有高密度编码，信息容量大；编码范围广；容错能力强，具有纠错功能；译码可靠性高；保密、防伪性能好；成本低，易制作，持久耐用等优势[2-3]。因此，可以结合二维码的技术优势，探讨二维码技术在档案管理中的应用。

本项研究就是基于科技档案馆档案管理工作实际，通过采用信息化手段，在档案信息化管理系统中引进二维码技术，进而加以合理利用，以达到简化档案管理流程，减少档案管理工作量，提高档案管理及档案利用效率，提升档案馆整体管理水平的目的。

1 研究内容及技术路线

如图1所示，通过查阅研读大量相关的文献资料，初步形成基本的理论框架。基于档案馆工作实际，梳理整个档案管理流程，摸清现有档案管理系统架构及功能模块，结合二维码技术的特点和优势，探索并研究二维码技术能够介入的档案管理环节，然后开展对基于二维码技术的档案信息管理系统的基本架构及功能模块的设计，制定基于二维码技术的档案信息管理系统的初步方案并研究其可行性。

图1 技术路线图Fig.1 Technology roadmap

2 二维码技术用于档案管理的基本架构

我馆档案管理流程主要包括：立项归档—收集、交接、整理、统计工作—借阅—鉴定销毁。在以上管理流程中好多环节手续复杂，而且一些人工录入及人工操作环节很容易出现差错。二维码技术作为一种新兴的技术具有编码密度高，信息容量大，编码范围广，容错能力强，译码可靠性高，保密、防伪性能好，容易制作且成本很低等诸多特点。将二维码技术应用到上述各个环节，不但可以简化档案管理流程，减少档案管理的工作量，而且可以提高档案管理的效率，保障档案管理的准确性和安全性。

为探索将二维码技术嵌入到档案信息化管理平台，以简化档案管理流程，减少重复劳动，提高工作效率，基于档案管理流程深入研究了二维码技术能够应用的环节并搭建了基本架构[4]，如图2所示。

图2 基本架构图Fig.2 Basic architecture diagram

①立项归档。归档时就会进行档案编号，也就是每份档案有自己对应的档号。一份完整的档案包括从立项到结题所形成的应该归档的一系列文件材料。在二维码系统中著录档案信息，就可以生成档案信息对应的二维码，打印二维码贴在档案材料和档案盒上，就可以实现对这份材料以及这盒档案的跟踪。另外，二维码系统与档案信息管理系统是互联互通的，这样在二维码系统中著录的信息就可以自动在档案信息管理系统中显示，在进入档案管理的下一环节或者下一步操作时无需重复录入。有了二维码系统和档案管理系统的互联互通后，归档时的材料分类、查缺补漏、归档进度都可以一目了然，高效且准确。档案整理人员、归档人员、经手人、系统管理员等都有对应的二维码，这些档案人员可以通过扫二维码登录档案信息管理系统进行整理、归档等，系统可以记录每个档案管理环节中档案人员的各种操作和行为，便于分清责任，简化流程，有效规范档案人员的各种操作行为，真正追踪档案的形成过程。

②收集、交接、整理、统计等。嵌入了二维码系统的档案信息管理系统，可通过线上扫描每份档案的二维码来实现档案收集、交接等。即档案整理人员首先登录档案信息管理系统，对每份要归档的档案材料进行信息著录，著录后每份档案材料就有了对应的二维码；档案接收人员只要扫描档案材料上的二维码进行接收确认，就可以完成交接，这样系统就记录了此次交接的过程，即哪些档案在何时由谁进行了接收。整理过程中，通过搭建档案库房与档案柜以及与每份档案之间的二维码联系来对档案库房的库存、档案柜的柜存及每份档案的位置进行统计和识别，从而实现更精细、更准确地管理整个库房，方便后面的档案查询、借阅等。

③借阅。借阅者可通过借阅浏览界面进行填报借阅申请，审核通过后会发送代表个人身份信息的二维码，扫二维码就可以识别个人身份，借阅者可凭借此二维码来馆借阅。另外，也可以通过上传有领导批示的借阅/调阅申请等，进行借阅。

④鉴定销毁。对于到期需要鉴定销毁的档案，可通过线上操作选定要鉴定销毁的档案，将档案的状态改为“鉴定销毁”，在系统中这些档案就被默认为鉴定销毁状态。在这批档案出库的时候，只要扫描档案二维码进行出库确认，就可以完成出库操作和统计，既方便、快捷又高效、准确。

3 二维码技术在档案管理中的实用功能

二维码系统通过跟踪、记录档案管理各个流程中人的各种行为，从而可追溯档案的整个生成及流转过程。基于二维码的档案管理系统最终能够实现的功能包括：①二维码身份识别，一键登录，一键签名；②信息著录一次，系统中就能打印出二维码，后续工作无需重复录入；③可追溯谁归档谁上架，何时归档何时上架，哪些该归档未归档，该接收未接收的等；④信息检索更便捷、准确；⑤通过搭建信息互动平台可实现用户或档案工作人员的线上线下交流和互动；⑥可通过档案数据库对科技成果、申报企业的各种资质、科技数据等进行统计和分析；⑦信息更新更便捷。

4 本项研究的重点和难点

目前，二维码技术在档案管理中的应用尚未普及，二维码技术在档案应用中编码规则及技术规范尚无通用标准[5]；研究并确定适合我馆档案工作实际的二维码编码规则/标准是一项艰巨的任务，也是这个课题的重要研究内容之一。

二维码技术虽然目前还未在档案管理中普及，但是已经应用到图书馆管理领域[6-8]，随着信息化产品和信息技术的多样化，档案信息化要求以及档案管理人员信息化观念的增强，二维码技术在档案管理中也必将得到应用，现在是深度研究开发基于二维码的档案信息管理平台的良好契机。

5 总结与展望

二维码技术作为一种新兴的技术具有诸多优越性，探索二维码技术在档案管理各个环节中的应用，有利于改变目前科技档案管理中存在的混乱、不规范的现状，简化档案管理流程，减少档案管理的工作量，提高档案管理的效率，从而保障档案管理的准确性和安全性。探索并研究二维码技术在档案管理中的应用给档案管理提供了一种新的技术手段，为档案资源的开发利用提供了一种新的途径，只有把档案工作规范科学地管理起来，才能做到更好的为公众提供服务，同时不被信息时代所淘汰。