探讨新时期加强电厂档案管理的安全意识与安全措施

吕春兰

摘 要：随着信息技术的不断发展，各个行业的信息管理都有较为明显的成长与进步。电厂的工作性质，导致其档案管理工作也相对复杂，在档案管理中运用信息化技术可以有效解决其复杂性，但对其安全性就有了更新一层的要求。本文将对如何在新时期下提高电厂档案管理的安全与便捷进行分析，以便于档案管理工作高效开展。

关键词：档案管理 信息技术 安全意识

引 言

档案管理工作对于电厂的建设与发展起着举足轻重的作用，企业的生产经营和发展、机组设备的改造、工程基建等活动都离不开档案的积累，导致其信息量非常大。这就给档案管理工作提出一个难题——工作中形成的大量有参考价值的档案的安全问题如何保障。

一、目前电厂档案管理中存在的问题

（一）企业高层对于档案管理不够重视

因档案不直接产生经济效益，所以大多数电厂领导和决策者不注重档案工作，而是一味地追求发电量及其产生的直接经济效益，并不关注档案对于企业经营发展的重要作用，导致档案管理部分可利用资金比较少，管理方法和管理理念不能有效更新，极大程度影响档案管理过程中的安全保护问题，对电厂档案管理造成许多不必要的困扰[1]。

（二）缺少电厂档案管理专业人才

不同于其他部门的工作，档案管理工作需要非常大的耐心及较强的责任心，工作任务十分繁杂，管理人员不仅要有档案管理的专业技能，还需要有一定的计算机应用能力。但是实际情况下，不少电力企业档案管理员都是从其他部门转入，并非科班出身，没有较高的应用技术经验，只是按传统理念对待工作，缺乏主动沟通意识，缺少对档案管理的系统性和标准化的清晰认知，在一定层面上影响着档案管理发展与创新。此外，还有一些电厂为了节约资源，甚至没有设立专门的档案室，非常不利于档案的管理与保护。

（三）电厂档案管理的信息化建设落后

档案信息化管理是档案规范化管理的重要方法，对于档案安全管理具有重要意义。但是部分电厂没有意识到信息化产业对于企业发展的必要性，对档案信息化管理投入少之又少，进而不能有效学习同行业的先进管理方法，也无法保证档案管理在电厂中的重要作用。

二、电厂档案管理工作分析

从现代管理角度和文件的真实可靠性来看，纸质档案和电子文件两者缺一不可。那么如何将这两者有机结合，充分利用，更好地服务于企业服务于生产呢？我认为要从企业档案规范化标准化管理出发，完善各项规章制度，加強档案安全防护体系。

（一）争取领导重视

出于责任心和职业道德，档案管理人员很想处理好企业档案，但是如果没有领导的支持将不会快速、有效取得突破性进展，进而无法保证企业档案的管理方法科学规范性。在实际工作中，电厂需要安排档案高级管理人员，以便于在战略层面上给档案管理提供支持。同时，高级管理工作者有权向企业申请项目资金，为档案管理创新提供物质基础。另外，为了引起各级人员对档案管理工作足够的重视，还需要将档案管理条例添加到日常工作考核中，将档案管理工作落实到各级工作人员[2]。

（二）提升档案管理工作人员的专业素质

目前为止，要想档案管理工作标准化与规范化，就需要拥有专业的档案管理人员，因此，企业需要注重部门专业化，以便于提升部门工作人员的积极性与规范性。首先，对于档案专兼职人员进行档案业务知识培训，让工作人员意识到档案管理工作的重要性与必要性，并把档案安全问题摆在工作的首要位置。其次，对于刚接触档案工作的相关人员，需要经验丰富的老同事在旁亲自指导，使档案工作人员快速适应此工作，并在实践中获取档案管理的技术要领。最后，企业应采取走出去、引进来的方式对档案人员进行专业技能培训，以此确保知识的更新速度，为企业档案管理工作开展奠定基础。

（三）加强信息化建设

不同于传统档案管理，现阶段档案管理更加注重信息化安全，因为信息化管理在给档案管理工作提供方便的同时，也给予其他不法分子创造机遇。但是企业注意到不能因为缺乏专业素养的人才，就放弃先进科学管理方法。因此，电厂领导在重视信息化工作的同时，还应该注意对专业人员进行电子信息技术的培养。并将档案信息化建设列入到企业发展规划中，方便相关部门做到统一安排与合理规划。此外，为了进一步有效实施电子档案的信息化管理，企业还需要对部分档案全厂公开，有效促进档案规范化与安全化。

（四）纸质档案的管理方法

与电子档案的管理方法有所区别，纸质档案管理工作人员既需要具备档案管理专业素养，也需要有足够的耐心和细心。此外，纸质档案管理办法主要分为两个方向。其一，工作人员需要时刻注意纸质档案是否损坏。因为纸质档案是证明企业关系与员工身份的重要物件，如果因为其他外界因素的干扰而损坏将会造许多不必要的麻烦。基于纸质档案的特殊性，工作人员除了需要将档案分别整理储存外，还需要时刻关注档案库房的温度和湿度变化，避免因为档案库房环境因素造成纸质档案提前老化损坏以及档案室内生虫等现象。其二，在信息著录和库房小签粘贴时要保持高度地一致性，也就是说纸质档案的放置位置要时刻与电子信息内容完全符合，目的是方便档案管理人员快速锁定纸质档案位置，提高借阅效率。

总 结

随着信息技术的不断发展，传统档案安全管理已经无法满足现阶段电力企业的发展需求。因此，电力企业在发展信息化的基础上还需领导改变传统观念，注重档案管理人员专业程度整体提升等问题，以此保证电力企业档案管理标准化与安全化，为推动企业档案管理发展奠定基础。

参考文献

[1] 张瑞春，姜玲玲，关键.电厂系统档案信息化建设研究[J].设备管理与维修，2017（13）：33-34.

[2] 黄慧.电厂档案管理中信息技术保护系统的应用[J].经贸实践，2017（07）：207.