浅谈城市图书馆档案管理信息化建设

张林升 张坤

【摘 要】城市图书馆是城市基础设施建设的重要组成部分，其承担着群众学习、阅读等各方面的重要职能，加强城市图书馆档案管理信息化发展，有助于图书馆信息资源利用水平的提高。基于此本文对图书馆管理信息化建设展开探讨。

【关键词】图书馆；档案管理；信息化；图书馆档案

由于现代信息技术发展得越来越迅速，因此对于信息技术的运用在各个领域中也变得普遍起来，现代城市图书馆中档案管理工作也逐渐引进了数字化的方案，通过先进科技对档案管理进行更加有效合理的安排，将档案资料以数字化的渠道进行整体管理，为读者提供越来越充实的服务。

一、图书馆档案管理系信息化建设的重要性

第一，信息化档案管理模式能够大幅提升档案资料的应用效率。网络信息技术高速发展的形式下，网络信息共享在诸多领域得到实践，实施信息化建设和信息化管理模式，能够实现数据资源的集成化管理，能够将诸多档案信息资源盘活，为档案管理工作奠定基础，从而最大程度体现档案的应用价值。通过改变传统的档案管理工作形式，借助信息技术的应用优势，提升档案资料的应用效率。第二，有利于公众精神文明的发展。图书馆是社会大众离开学校后获取知识和信息的重要渠道之一，但21世纪网络的快速发展降低了人们对图书馆的使用效率。现阶段，网路信息来源广泛，种类繁多，对图书馆造成了巨大冲击。为顺应科技的进步，图书馆在运营管理中加强信息技术投入，为图书资源和读者提供了良好的交流平台，实现了二者的有效沟通，实现了信息的互通和处理，最大程度促进公众精神文明建设。第三，有效保护纸质资料档案。以往的管理模式中，以出借纸质资料档案为主，其中不乏有一些年代久远、意义珍贵的资料在出借过程中造成磨损，维护和修复中也投入了大量人力、物力，造成稀有的图书资料不得不封存。随着网络时代的发展，图书馆信息管理极大改善了这一弊端，满足大众对珍贵资源信息的需求，同时对原始档案起到良好的保护作用。第四，有效减少人力成本。书馆以巨大的馆藏和资源量被大众所需。传统的图书管理工作单调重复且效率较低下，需要投入大量人力。应用计算机信息技术，大大提高了工作效率，较大程度改善了工作人员的工作环境，减少了人力成本，整体提高了图书馆的运营效益。

二、城市图书馆档案管理信息化建设中的问题

1.管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度

如今的图书馆建设的环节，越来越注重对大众的服务质量，这是值得提倡的，但是对于档案管理的投建却没有很重视，这导致图书馆档案管理事务成为一个弱势环节，随着人们从网络摄取知识的途径越来越多，图书馆也应对信息化趋势引起足够重视。通常在档案管理环节，人们的意识较弱，对于管理也比较松散，缺乏相應的管理制度支持与相应的具体措施。致使档案管理工作成为一个虚名，各种资料依旧是没有秩序的摆放，因此很多重要的文献资料经常发生缺漏遗失的现象，这种情况的存在会使图书馆在信息化建设中面临各种信息不全的阻碍。

2.图书馆档案信息化建设不够完善

在信息技术不断更新发展的互联网时代，虽然我国很多图书馆都开展了图书馆档案信息化建设工作，将图书馆内资源数字化，从纸质档案管理过渡到了信息化档案管理。但是在实际建设的过程中，却仍然存在诸多问题，由于没有一个建设图书馆档案信息化的统一标准，导致我国图书馆之间的信息无法实时共享，降低了信息化数据的利用率。有些图书馆没有完善的计算机设备，从而降低了档案信息化管理的效率，有些图书馆无法保证数字档案文件的安全性和完整性，经常出现档案资料删除或者认为修改的情况，从而给图书馆档案信息化管理工作带来了挑战。

3.管理人员信息化专业素质较低

图书馆管理人员一般遵循国家的相关政策和制度规定，没有较强的岗位意识，很多管理人员对专业知识技能，即档案自动化管理、档案标引、检索、编研和复制等掌握并不牢固，只能满足基本的现代化设备操作需求，使信息化技术不能在图书管理工作中发挥最大作用。

三、城市图书馆档案管理信息化发展策略

1.信息管理和传统管理相结合

在档案信息化管理初期，档案管理人员应将信息管理和传统管理相结合，让电子档案和纸质档案并存，逐步完成档案整理、转化工作。首先，档案管理人员应做好分类工作，将纸质档案分类汇总，按类别转化为电子档案，方便后续使用。对于一些珍贵手稿，在扫描成电子档案的同时，需要细心保管，避免损失高价值档案。其次，档案管理人员应重视更新工作，定期更新电子档案，保证电子档案的实效性和适用性。同时将过去的纸质档案封存好，以便后期利用纸质档案对比，避免档案信息不一致的情况出现。最后，档案管理人员应做好分析工作，分析电子档案和纸质档案中的价值信息，找出图书馆发展方向，为图书馆信息化发展作出贡献。

2.加强数字档案的管理水平

数字档案是信息技术发展的重要内容。通过数字档案能够有效的减少档案存储空间、提高图书馆档案管理的便携性，加强数字档案与多媒体信息之间的整合，提高了数字图书馆档案管理计算机化以及信息化传输的特点。在数字档案建设的过程中，能够有效加强对于珍贵档案的保存，并且拓展了档案的内容。在数字图书馆档案管理的过程中，运用数字档案技术能够增强图书馆档案管理的具体效果，提高图书馆档案管理的方式与方法促进图书馆档案管理效率飞速提升。通过对于档案的科学管理，可以促进我国城市建设事业的水平不断发展。

3.注重提升图书馆档案信息化管理人员的素质

图书馆档案管理人员是开展档案信息化管理工作的实际执行者，其综合素质和能力直接关系着档案管理工作的质量和效果。因此，图书馆必须注重提升档案信息化管理人员的素质，通过组织工作交流会和聘请信息化管理专家培训等方式提高档案管理人员的服务管理能力，让管理人员正确认识到档案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人员的工作观念，增强服务意识。一方面，图书馆要注重培养在职档案管理人员，另一方面要引进高素质、专业性强的人才，给图书馆信息化管理队伍注入新鲜血液，从而不断提升图书馆信息化管理队伍的总体素质，为读者提供更优质的图书馆信息化管理工作和服务。

4.重视档案管理信息化的安全管理

档案管理信息化会将档案信息置于相对开放的网络环境，图书馆进行档案管理信息化建设时，需要提升自身的安全防范意识，重视档案信息的安全管理，建立档案管理标准、档案应用制度。信息化工作形式需要建立与之相应的电子档案信息管理工作体系，通过档案管理规章制度，规范相关工作人员的工作行为。档案管理工作人员需要通过身份认证获得操作权限，档案数据的传递和使用都需要进行安全加密[7]。为避免数据库操作出现问题影响数据安全，需要对整体数据库进行异地备份，并实现档案管理信息的同步化，从而保证档案管理的安全。

四、结语

总而言之，在信息化不断向前推进的历史条件下，促进图书馆的档案管理信息化建设日益紧迫，这不仅可以有效提高图书管理工作的效率，更有助于满足图书借阅者的多元化需求。因此，必须建立健全档案管理制度，加强档案管理工作者培训或引进专业档案管理人才，推动图书档案管理工作的现代化发展。

【参考文献】

[1]黄志杰.网络信息化背景下图书资料管理的对策分析[J].商情，2017（16）：122.

[2]陶翠芳.关于现代管理理念与高校图书馆管理的思考[J].读书文摘，2016（30）：59.

[3]霍妍.信息化时代下图书馆档案管理工作问题与相关措施[J].黑龙江史志，2015（13）：101.