一种资金业务自动化处理框架

刘长船

摘要：针对主流ERP系统中以收付款单据处理资金业务存在的不足，提出一种业务驱动型的资金收支自动化处理框架，将应收应付管控前置到业务系统，同时根据业务系统数据生成收付款处理规则库，自动匹配资金流水产生收付款单据，解放业务系统的同时消除银企对账，可大幅提升业务流程的效率。

关键词：资金业务;自动化;ERP

一、引言

目前主流的ERP系统按照业务财务一体化的原则，通过收款单、付款单将资金业务分类处理，如销售收款、采购付款，这样能直接将财务管控植入业务流程中。但随着互联网应用的普及、各种创新商业模式的兴起，ERP中资金业务的操作场景发生了很大的变化，主要有三方面的影响：

（一）交易及资金结算都通过业务系统在线上完成，按传统的ERP框架，线上交易完成后，线上业务系统要通过接口方式写入ERP收付款单据，应收应付的管控以ERP为准;这样一来系统对接很复杂，制约着业务系统发展;

（二）各金融机构近年来大力发展互联网新业务，但系统标准不一，有些逐笔交易与企业结算、有些汇总结算，有些逐笔扣手续费、有些定期汇总扣手续费，借助于金融机构互联网结算系统的企业线上业务系统自动写入的收付款单据往往与银行流水不能匹配，银企对账难度大;

（三） O2O、第三方支付等新模式打破了企业原来的业务边界，如果仍按ERP原有的逻辑处理资金业务及管控交易流程，效率较低且企业间对账难度大。

上述问题导致财务处理资金收支业务效率降低、无法满足业务发展要求;本文拟重构资金业务处理框架、最大化地实现自动化。

二、策略分析

当前ERP资金业务处理框架的缺陷主要有两方面：（1）对于线上交易仍采用与线下交易相同的处理方法，导致财务要两个系统做账并对账;（2）与资金系统脱节，导致银企对账工作复杂。

本文认为，以“业务驱动”为核心来设计系统是解决上述缺陷的根本方法，即每一笔收付款单据均由前端业务驱动生成。常见的驱动方式包括：（1）线上交易驱动的收付款单;（2）资金内部归集驱动的收付款单;（3）内部电子化付款流程驱动的付款单;（4）内部电子化收款签收流程驱动的收款单;（5）无法自动化识别的银行流水驱动（特殊类业务）的收付款单。

业务驱动设计的核心思想是：（1）应收应付管控前置到业务系统中执行;以电商为例，电商平台到账即订单款清（但同时记录对平台的应收）;（2）根据业务系统数据，匹配资金系统流水，自动产生ERP收付款单据并严格匹配资金系统流水;（3）自动驱动财务人员处理无关联的资金系统流水（即特殊业务）。值得注意的是，一个企业对不同的业务可能有不同的业务处理系统（如国内分销系统、电商平台、国外订单系统、供应商管理系统、报销系统等等），因此需要将管控前置到业务系统，以便ERP能按标准化规则核算应收应付，并与资金系统建立严格关联，自动化识别特殊业务。

三、整体框架

收付款规则库是根据业务系统数据生成的匹配规则，用来匹配资金流水、自动化产生收付款单据，是整个框架的核心。下文将基于收付款典型业务的特征，分析如何设计收付款规则库。（见图1）

（一）收款类典型业务分析

1.电商平台业务：订单及收款（退款） 在平台完成，但生产、发货则在ERP进行，平台资金通常需要手工提现。此类业务ERP中不做应收管控，平台提现简单按对方户名确定收款单处理规则;

2.企业自建的电子商务业务：订单及收款在企业自建电商系统完成，应收管控也应在自建电商系统完成。企业自建电商的支付，一般有直接通过银联接口和通过第三方支付两种方式，到账则分实时到账、隔日到账、定期到账、手工提现等多种方式;根据不同的到账方式，应建立不同的收款处理规则;

3.主动扣款业务：包括内部公司的资金归集，也包括与客户事先约定好的账单扣款。对于账单扣款，生成按账单逐笔匹配的收款处理规则;内部归集业务，可简化按对方户名的收款处理规则;

4.内部签收类业务：主要是线下收款、但需要对应订单核销的业务，如出口业务;这种业务可以通过销售人员提报收款计划来生成收款处理规则;

5.票据收款业务：包括银行承兑、商业承兑、信用证等，可根据票据收款计划生成收款处理规则。

（二）付款类典型业务分析

1.内部发起的支付业务：这些付款流程通常在业务系统发起，如供应商管理系统、费控系统，付款管控在这些业务系统完成，然后通过资金系统完成支付;虽然支付是通过资金系统完成的，但和资金流水也不会直接建立关联;根据不同银行，可按备注单号、对方户名+金额等方式建立付款处理规则;

2.电商平台付款：主要是指B2B平台完成的支付，有些是充值后从平台余额支付的，可将充值视同内部发起的支付业务;有些是直接绑定银行付款的，则可按单据建立对方户名+金额+时间范围的付款处理规则;

3.自动扣款：包括扣税、水电费扣款等外部扣款，也包括内部资金归集，这些业务通常可简化根据对方户名确定付款处理规则。

（三）收付款规则库设计

收付款规则库的主要内容可按如下方式设计：（见表1）

值得注意的是，部分金融機构电子商务接口的户名与资金系统流水的户名不一致，这种情况下可以简单按金额+时间匹配。另外，匹配规则应建立优先次序，以保证准确性的同时提高匹配成功率。

四、应用难点

实际应用中，主要的困难有两方面：

（一）企业前端业务系统功能不完整，与ERP存在穿插，如需要ERP来控制发货或付款额度，因此需要先在ERP产生收付款单据（以便影响往来余额），从而需要事后比对实际资金流水。这种情况可采用先虚拟入账、后根据资金流水自动冲销虚拟入账的方式处理。

（二）金融机构不能资金实时到账，且结算周期不稳定，如POS机收款约定是隔日到账，但却出现两三天合计到账，或者手续费扣取与约定有差异，这样会导致精确化的收付款处理规则无效的情况，因此实际设计收付款处理规则时，需要考虑异常情形，设计相对柔性的规则，如优先精确匹配、后模糊匹配，提高自动匹配的成功率。

五、总结

在交易互联网化的背景下，传统ERP处理资金收支存在流程冗长、效率低下、数据一致性差等问题，本文提出将交易控制前置到前端业务系统，并根据业务系统数据生成收付款处理规则库，自动匹配资金流水产生收付款单据，从而解放前端业务系统、消除银企对账，加快交易处理并提高财务工作效率。

文中所提框架主要针对线上交易应用较充分的企业，对于线上交易应用较少的企业，存在适用上的局限性。