深谈ERP系统中功能说明书的编写技巧

曲建印

摘要：本文简要介绍锦西石化分公司ERP系统中，业务需求功能说明书的主要功能，以及在ERP系统维护过程中，一级运维人员编写功能说明书的基本规则、技巧和一般步骤。

关键词：ERP；功能说明书；一级运维

1 前言

2006年12月，锦西石化分公司作为中石油炼油与化工ERP系统试点单位开始启动ERP项目，通过各方面人员一年多的工作和努力，系统成功上线。到目前为止，系统已经正式投入使用一年多了，各个模块基本实现了平稳运行。信息中心人员作为一级运维架起了用户和二级运维之间的沟通桥梁，主要负责ERP系统日常应用支持以及配合二级运维开展相关工作。一级运维其中一项任务就是当用户提出新的报表开发需求时编写相应的SPEC，也就是平时所说的功能说明书。它的编写比较麻烦，为了方便一级运维编写功能说明书，下面就从功能说明书的用途、结构、命名规则、开发流程等方面概括的介绍一下它的编写过程以及编写过程中的一些技巧。

2 功能说明书的用途

在编写功能说明书之前，我们要搞清一个问题：为什么要编写功能说明书，它有什么功能？当关键用户有新的业务需求，譬如需要开发新的报表、修改原有的报表或者增加替代、增强时，一级运维就需要先编写提交相应的功能说明书，它的主要功能可分为以下几个方面：

（1）呈现业务需求，同时在呈现过程中帮助用户理清业务逻辑。

功能说明书中要求详细的说明要增加或者修改业务的需求，用户在协助一级运维在功能说明书上呈现业务需求的同时，也能帮助自己更好的理清业务逻辑。

（2）内容结构比较复杂，用Query难以实现，需要ABAP开发。

（3）业务人员和技术人员沟通的工具和桥梁，要求业务人员能清楚的说明业务部门报表的取数逻辑，便于ABAP人员进行开发。

（4）项目管理的需要，可以让运维人员很清晰的了解程序逻辑，便于日后系统运维。

3 功能说明书的结构

功能说明书在结构上主要由以下几个部分组成：

（1）创建修改记录。

记录功能说明书的修改时间以及作者和业务顾问的信息。

（2）开发类型。

主要包括：报表程序（REPORT）、打印程序（SCRIPT/SMART）、数据转换（BDC）、对话模块（Dialog Transaction）、用户出口（User Exit）、接口程序（Interface）等等

（3）业务需求概述。

主要包括：需求描述，开发难度、运行类型、备注等等

（4）功能规范。

主要包括：权限要求、程序运行频率、程序开发优先级、屏幕的设计及布局、参数和选择条件以及选择屏幕检查确认等等。

（5）程序输出格式。

主要包括：输出布局及样式、对于输出的要求、业务大概逻辑和输出字段的定义等等。

（6）测试。

主要包含测试的条件。

4 功能说明书的开发流程

功能说明书的开发流程贯穿整个ERP运维程序，首先由关键用户发起需求，业务顾问将需求进行整理并完成功能设计书，驻点顾问要对功能设计签名确认并进行初步技术设计，然后由质量管理进行功能设计审核，任务调度分配开发任务，制定开发计划，交由开发顾问进行技术设计，技术设计书要经过质量管理审核，审核通过的由技术顾问进行代码编写和单元测试，然后经过质量管理进行代码审核，由任务调度传输测试环境，业务顾问通知用户进行测试并将测试结果反馈，驻点顾问将功能设计关闭，最后任务调度生成传输请求，功能说明书的开发最终完成。

5 功能说明书的编写规范和注意事项

（1）大家在编写功能说明书时一定要和业务人员认真沟通，确定业务需求，根据业务逻辑写清取数逻辑，同时还要写清对所取数据的处理逻辑。写清每个字段的取数逻辑。报表数据正确与否取决于字段的取值逻辑，以免造成日后程序整体改动过大，影响系統上线，同时会对项目以后的运维工作带来很大隐患。

（2）对于功能说明书上的内容一定要弄清楚，不需要的东西请删掉。一些需求一定要在第一版说明书中与业务人员敲定。如：FORM表单的打印格式，需要进行套打的表单实际图片，REPORT的输出格式，EXCLE的输出模版等。因为格式变更也会导致程序的大幅度修改，影响项目进度。

（3）功能说明书如果是报表，首先要明确输出是alv还是excel或者是form格式，涉及到采用何种开发方式来开发，非常重要，请大家重视。如果是BDC，请附上一个上载格式及上载数据的文件。

（4）报表和FORM类型的说明书中，一定要标明页格式。如：凭证纸张 297*140mm，如有原版的表单最好上传实际业务中的表单样式，套打报表需提供扫描的报表图片。

（5）表单打印标明打印方式，如：横向打印，每张单据要求最多打印6行数据。如有折行需注明如何处理。

（6）选择屏幕的检查，确认“与” 参数和逻辑取数中的选择条件“要保持一致！

（7）选择屏幕中，需根据实际业务标明是P（单值）输入还是S（范围）输入。在业务逻辑描述中，请附上相应业务的T-CODE，在测试中，请给出初步的测试数据，以便程序的编写和测试。

（8）对输出的要求中，表单的格式，字体，字号，是否加粗，对齐方式 行间距，左边距，上边距等尽量写清楚，如果有分页写明是按照什么标准分页，是否控制每页数据的行数。如：

表头： 第一行为宋体，12PT，加粗，居中。

第二行为宋体，15PT，加粗，居中。

第三行为宋体，10.5PT。

第四行为宋体，10.5PT。

表格内字体：从第一行到第八行为宋体，10.5PT，分别居中。

脚注： 宋体10.5PT

小计/总计：

排序：

分页：当前页/总页数

（9）关于取数的问题。报表里用到的字段一定要都找出来！如果能用SQL语句表示的尽量用语句表示，可以辅以文字阐述。文字阐述一定要明确，不能含糊，避免出现类似于“等”这种情况。

（10）功能说明书修改需求后，请关键用户打印签字交给开发组负责人，开发人员会将更改后的功能说明书上传到‘开发跟踪系统中，然后总体组再给开发人员分配开发时间进行报表的开发工作。

（11）同时所有的功能说明书一定要经过相应模块业务顾问签字确认。

以上是我对功能说明书编写的一点总结，希望在大家编写的过程中能有所帮助。

（作者单位：锦西石化分公司信息管理部）