职业院校档案管理工作问题分析及完善建议

摘要：信息化时代对职业院校的档案管理工作提出了更高的要求，而职业院校在这种要求之下，在对档案管理工作进行改革时却遇到了许多问题。本文通过分析职业院校档案管理工作中存在的问题，提出了几点建议，以期职业院校档案管理工作有新的发展。

关键词：职业院校   档案管理   问题   建议

职业院校的档案资源具有极其重要的价值。其不仅包含了学生的成长经历，也记录了教师的教学活动，更是承载了院校的演变与发展，是院校管理工作中不可或缺的一部分，所以职业院校要优化档案管理工作，让其发挥应有的价值。

一、职业院校档案管理工作中存在的问题

职业院校档案管理工作中主要存在以下几个方面的问题：

（一）档案管理意识淡薄

1.学校领导档案管理意识淡薄

对于职业院校的档案管理工作，学校领导一般存在误区，认为档案管理就是进行一些普通的收集、分类工作[1]，一言蔽之，档案管理工作是“体力活”而非“脑力活”。在这种观念的驱使下，往往对档案管理工作不够重视，进而导致划拨给档案管理部门的资金不足、编制不足。档案管理部门没有充足的资金购买所需设备，也无法招聘专业人才进行档案的管理与维护，长此以往，档案管理工作根本无法正常进行，更不要说跟上时代需要的步伐了。

2.工作者档案管理意识淡薄

职业院校档案管理工作者中存在两个方面的问题，其一是档案管理专业的工作者业务水平不高，只会进行档案的整理，至于深层次的档案数字化建设则懒得学、不屑学;其二是非档案管理专业的工作者专业技能水平不高，对如何进行档案管理工作没有相关的知识体系做后盾，只能在工作中凭经验摸索前行，严重影响了档案管理工作的效率，同时也无法保证质量。

（二）档案管理硬件不足

在职业院校档案管理工作中，硬件设施的不足也制约着档案管理工作的进行。

目前有些职业院校仍旧没有专门的机构负责档案管理工作，其他部门的工作人员也分身乏术，根本没有时间与精力完成档案建设工作，以至于档案工作长期落后，无法服务于教育与教学。而且，职业院校档案管理设施也不完善，档案管理工作者也是“巧妇难为无米之炊”，难以为档案管理工作作出贡献。

职业院校档案管理工作面临外无机构内无管理设施的窘境，档案工作的质量也就上不去。

（三）檔案管理制度落后

职业院校档案管理工作的管理制度落后体现在两方面，即：“上无统一要求，下无沟通协调”。“上无统一要求”是指学校缺乏统一管理的规章制度，对档案管理没有整体构造与规划，也无一致要求和标准的格式;“下无沟通协调”是指学校各个部门皆是自我管理，通常是根据业务需要随机进行档案整理，而无沟通与交流。这两个方面的不足，使得各部门间档案信息互不兼容，也造成人、财、物的大量浪费，同时也影响着档案资源的重复开发与利用。

（四）数字化建设水平低

职业院校档案管理工作中数字化建设水平低源于以下问题：一是对档案管理的数字化建设认识度不够，无论是学校领导还是档案管理工作者、教师、学生，都未曾重视这种建设[2];二是学校未将数字化建设纳入教学资源配置的规划中，以至于数字化建设缺乏足够的硬件设施;三是硬件设施的利用率低，档案管理工作者没有发挥已有的硬件设施的功效;四是关于数字化建设的制度标准不健全，没有完整的体系指导档案管理的数字化建设。

二、针对职业院校档案管理工作中存在的问题提出的完善建议

（一）针对档案管理意识淡薄提出的完善建议

1.学校领导应当重视档案管理

学校领导应当做好档案管理的宣传工作。学校领导可以通过在档案馆贴标语、举办主题讲座的方式，普及档案管理知识，帮助教师与学生树立及时归档意识，支持与配合学校档案管理工作者的档案管理工作;第二，学校领导应当积极组织相关部门互相沟通，建立与学校需求相适应的档案管理制度，完善档案管理标准，以便实行档案的科学化管理。

2.工作者应当重视档案管理

工作者对档案管理的重视要从以下两个方面进行：

（1）对内。对内是指：第一，档案管理工作者本身要积极研究档案管理知识，多参加一些培训活动[3]，提升档案管理水平;第二，档案管理工作者要努力丰富档案内容，增加档案的应用价值，例如在学生档案中可以加入相应的参加活动的照片，展现学生风采;也可以优化档案中的评价体系，纳入德、智、体、美、劳等方面，从主客观对学生进行全面评价;第三，从多角度展开档案管理工作，而非机械收集资料，例如可从学生、员工、教学、财务等方面分别收集，以便搜索;第四，进行档案信息的数字化扫描，并存档整理，满足学生教师查询的需要;第五，要注意及时更新与维护档案信息，体现档案资源的价值;第六，档案管理工作者间要多沟通、多交流，共同营造和谐的工作环境。

（2）对外。对外是指：第一，档案管理工作者要细致、富有耐心的为学生与教师提供咨询服务，为教育教学提供方便之门;第二，建立档案管理者工作的准入制度，因为档案管理工作自带保密性质，所以就需要高素质的人员担任管理者。

（二）针对档案管理硬件不足提出的完善建议

针对档案管理硬件不足的劣势，首先在学校领导重视的基础上加大经费投入，只有在具备充足资金的条件下，才能购进档案管理工作所需要的基础设施，辅助档案管理工作的进行;其次要购买一些必备的管理软件，帮助档案管理工作者进行文件的更新与维护，提升档案管理工作的效率;最后，需要改善档案管理工作者的工作条件，并对库房设施进行优化，保障档案管理工作的开展。

（三）针对档案管理制度落后提出的完善建议

职业院校档案管理工作中管理制度落后可从以下两方面进行改进：

一是要积极贯彻法律法规的要求，并在结合学校实际情况的基础之上，建立健全档案管理制度，使院校档案管理工作能有章可循;二是要细化档案管理制度，包括档案信息的收集、存储、利用、销毁，这一系列环节都必须制定详细的制度，以确保档案管理工作能够有条不紊的开展。

（四）针对数字化建设水平低提出的完善建议

职业院校档案管理工作中的数字化建设必不可少。以往的档案信息保管都是在用纸质文件，不仅搜索耗时，而且难以复制、保存;而数字化档案形式，不仅损耗低，而且利用率高、实用性强，所以要加强档案管理的数字化建设水平[4]。如学校要在纠正传统观念的基础上，划拨资金用来购置数字化建设所需要的基础设施;学校还可以找专门的技术人员指导档案管理的工作人员提升设施的使用率。通过以上方法挖掘数字化建设的潜力，更好的完成档案管理工作。

三、结语

总之，职业院校的档案管理工作必须要有发展，而这种发展要从理念、硬件、制度、数字化建设等多方面着手。也只有在提升了职业院校的档案管理工作水平后，才能使档案信息更为完善，以便后续为教育教学服务，促进职业院校的发展，更深一步来讲，也能满足用人单位对于人才选择的需要，为学生步入社会工作提供优势。

参考文献：

[1]周媛.职业院校档案管理工作的问题和对策[J].办公室业务，2018（08）：154.

[2]周杰，刘成全.高职院校档案管理工作现状及对策研究[J].农家参谋，2018（02）：159.

[3]王君渠.职业院校档案数字化建设的实践操作研究[J].教育现代化，2018，5（38）：255-256.

[4]常民茹.职业院校档案管理工作中存在的问题及对策[J].陕西档案，2017（03）：31+30.

（作者简介：郝涛，学历：大学，毕业于中央广播电视大学，教育管理专业。作者单位：济宁职业技术学院;目前职称：档案助理馆员，目前研究方向：档案管理。）