浅析Excel函数在考勤管理中的应用

张连桥

【摘 要】考勤管理是每个企业必不可少的一项日常管理工作，考勤管理分为日常出勤记录和加班记录两项内容。本文介绍了员工考勤管理工作薄的建立及单元格区域名称的定义，阐述了使用COUNTIF函数统计员工考勤的做法等内容，有效地规范了员工考勤管理工作。

【关键词】Excel；函数；考勤管理；应用

日常出勤记录主要是记录员工每天的出勤情况。分为“正常出勤”、“加班”、“夜班”、“休”、“轮休”、“年薪假”、“病假”“事假”、“产假”、“工伤”、“探亲假”、“婚假”、“丧”、“息工”、“培训”、“陪护”、“值班”、“离岗”等几种情况，满一个月后，要统计出该月每个员工的出勤天数，病假天数、事假天数等。加班记录等主要是记录员工在额定工作时间以外加班情况，具体分为“延长工作时间加班”、“公休日加班”和“法定节假日加班”。考勤和加班制度是否合理将直接影响员工的工作积极性，为了做到公平、公正、统一标准，一般地，各单位员工在年休假期间享受与正常工作期间相同的工资收入，对于“病假”“事假”“旷工”要扣除相应比例的“基本薪酬”；而对不同情况加班都要给予一定的奖励；扣除比例和奖励金额由各单位在不违反政策、法规的前提下根据不同岗位自行制定，不同的单位扣除比例与奖励金额也各不相同。用Excel进行员工考勤管理工作，根据员工出勤及加班记录情况，自动计算出各类捐款项目和奖励项目并计算相应的扣款金额和奖金。

一、员工考勤管理工作薄的建立及单元格区域名称的定义

首先依据本单位的员工考勤相关规章制度建立员工考勤管理工作薄，并利用Excel的输入技巧及格式设置技巧建立相应的工作表，如《员工XXX年考勤表》、《XXX单位加班费申报表》

员工的出勤类型依据相关规章制度分为“√”为员工正常出勤，“加”为员工加班，“夜”为员工夜班，“休”为员工正常休息，“轮”为员工轮休，“年”为员工带薪年休假，“病”为员工休病假，“事”为员工事假等共计18类。

同时为了便于在表间进行数据引用方便，首先在各表中定义单元格区域名称如下：在《员工XXX年考勤表》中定义单元格区域D5：AG10为考勤区域；在《XXX单位加班费申报表》中定义单元格区域C3：M9为加班个数统计区域。

二、使用COUNTIF函数统计员工的考勤

（一）關于COUNTIF函数

COUNTIF函数是一个自动统计函数，用于实现计算包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。

格式：COUNTIF（range，criteria）

功能：计算指定区域中满足给定条件中的单元格的个数

参数说明：range即计算区域，为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域；criteria即统计条件，为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

（二）实例应用

在《员工XXX年考勤表》中单击单元格AH5，输入公式“=COUNTIF（D5：AG5，"√"）+COUNTIF（D5：AG5，"培"）+COUNTIF（D5：AG5，"年"）+COUNTIF（D5：AG5，"丧"）+COUNTIF（D5：AG5，"夜"）”，统计该员工本月的实际出勤天数。在《员工XXX年考勤表》中单击单元格AQ5，输入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"病"）”，统计该员工本月的实际病假天数。在《员工XXX年考勤表》中单击单元格AI5，输入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"培"）”，统计该员工本月的培训天数。

三、使用ISERROR函数用来检验数值或引用类型

（一）关于ISERROR函数

ISERROR，检测所要的数或值是否正确，检测值可以是一个单元格、公式或是一个数值的名称，用TRUE或是FALSE表示。

格式：ISERROR（expression）

功能：主要用于判断运行结果是否错误，常用于一些出错的公式中。ISERROR（expression）判断值是否为任意错误（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL！），若参数（expression）错误，则函数表示TRUE，反之为FALSE。

四、使用IF函数执行逻辑判断

（一）关于IF函数

IF函数是Excel中最常见的函数之一，它可以对值和期待值进行逻辑比较。

格式：IF（logical_test， alue_if_true，value_if_false）

功能：IF函数可用于计算文本和数值。还可用于计算错误。不仅可以检查一项内容是否等于另一项内容并返回单个结果，而且还可以根据需要使用数学运算符并执行其他计算。还可以将多个IF函数嵌套在一起来执行多个比较

参数说明：IF语句可能有两个结果。第一个结果是比较结果为True，第二个结果是比较结果为False。内容为True，则执行某些操作，否则就执行其他操作。

五、使用VLOOKUP函数查找添加各项内容

（一）关于VLOOKUP函数

VLOOKUP是Excel中的一个纵向查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找的值。

格式：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

功能：用于在给定的查找区域第一列中查找指定的值，并由此返回查找区域当前行中指定列处数值。其中FALSE或省略或0，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A；选TRUE或1，要求查找区域必须按第一列升序排列且返回近似匹配值，即找不到精确匹配值，则返回小于查找值的最大数值。

参数说明：lookup_value查找目标，可以是数值、文本字符串或引用。Table_array查找區域，可以从一个单元格区域中查找，也可以从一个常量数组或内存数组中查找；查找目标一定要在该区域的第一列并且该区域中一定要包含要返回值所在的列。Col_index_num返回值的列数，即查找范围区域的列数，是一个整数值。Range_lookup精确或模糊查找，精确即完全一样，模糊即包含的意思，取值FALSE或0表精确查找，取值为1或TRUE时则表示模糊查找。

（二）实例应用

在《员工XXX年考勤表》中选择单元格AK5输入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班费申表！$C：$M，7，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班费申报表！$C：$M，7，0））”以获得员工的公休日加班个数；选择单元格AN5输入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班费申报表！$C：$M，10，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班费申报表！$C：$M，10，0））”以获得员工的法定节假日加班个数；选择单元格AO5输入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班费申报表！$C：$M，11，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班费申报表！$C：$M，11，0））”以获得员工在延长工作时间的加班个数。

在上述获取员工公休日加班个数等公式中使用了嵌套函数。其中ISERROR函数，用来检验数值或引用类型，ISERROE（value）判断值是否为任意错误（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL！）。IF函数用来执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。

六、总结

Excel软件作为一种功能强大的数据处理工具，在企业办公中的应用日益广泛，而Excel提供的函数功能强大，对于解决繁琐而复杂的日常工作有着事半功倍的作用。以上通过一些简单的实例介绍了考勤管理中一些常用的函数，但是在实际应用要，需要把各种函数综合起来相互嵌套。只要根据以上所举实例的方法对其进行适当的修改，能使之适合不同的数据统计和考勤管理的需求。管理考勤的人员要对其进行深刻的理解和灵活的应用，提高数据统计的处理能力，确保考勤管理的统计更加及时和准确，是现在从事考勤管理作必备的技能。