事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

蔡雨轩

【摘 要】档案管理作为我国事业单位的基础性工作，其与单位的正常运行具有密切关系，但是当前，一些事业单位对档案工作缺乏足够的重视，管理方法、管理手段、管理理念陈旧落后，难以满足时代发展的需要，对单位发展也带来制约和阻碍，因此，如何提升档案管理质量，成为现阶段事业单位急需解决的关键问题。本文主要针对事业单位档案管理中存在的问题进行分析和探究，并且提出相关解决措施，希望给予相关单位以些许参考和借鉴。

【关键词】事业单位；档案管理；问题；解决措施

事业单位的任务和责任为服务社会，是国家设立的重要机构，对促进社会稳定和经济发展具有积极意义。在事业单位的正常运行中，需要做好相关记录和统计工作，进而为各项工作的开展提供数据和信息支撑。档案是事业单位在运行发展中形成的重要资料，通过有效的档案管理能够提升事业单位的服务水平、运行质量以及人资调配，对单位发展具有积极意义。但是当前，一些事业单位在开展档案管理中没有注重引入新方法和新理念，导致档案管理水平低、效率差，难以发挥其重要作用。因此，事业单位要结合时代特点和行业发展，对档案管理进行改革创新，加强规范化、制度化以及信息化建设，突出档案管理的核心地位，为自身的稳定发展保驾护航。

一、事业单位档案管理中出现的几点问题

（一）档案人员素质有待提高

在互联网+战略下，事业单位在开展档案管理中已经基本实现了信息化，但是档案人员依然是管理工作的核心元素和重要主体，只有构建一支战斗力强、素质高、乐于奉献的专业化档案队伍，才能保证各项工作的有序开展。但是当前，事业单位档案人员的职业素质、政治觉悟和专业能力参差不齐，为档案工作带来了负面影响，其具体体现在以下几点：首先，档案人员专业知识不足，对档案管理的价值和作用缺乏正确认知，将资料收集、档案分类和资料归档视为管理工作的主要内容，不具备利用和开发档案的能力和意识；其次，一些档案人员是临时借调而来，没有接受过系统而专业的培训，对待工作缺少精气神，导致档案管理效率不高、质量较低；最后，一些档案人员年龄较大，自身的信息技术操作能力和信息素养不符合信息时代下档案管理的要求，同时也没有主动学习的意愿，为档案管理趋于智能化和信息化发展形成阻碍。

（二）基础设施建设落后

当前，一些事业单位对档案工作缺乏重视，也没有投入资源、人力和资金进行基础设施建设，对档案价值的发挥十分不利。首先，档案管理依然沿用老旧设备，没有添置现代化的信息设备；其次，事业单位在多年的运行发展中产生了大量的文件材料，其中很多材料都是纸质文档，单位也没有建设档案室用于存放档案，即使建设了档案室，其硬件条件和存放环境也难以满足管理要求，甚至一些档案还存在破损和受潮的情况。

（三）管理方式较为陈旧

一些事业单位在开展档案管理中，依然沿用以往的管理方式，没有结合时代发展积极探索全新的管理手段，导致档案管理效率难以提升。首先，事业单位在应用信息技术中，主要用其进行电子档案储存和管理，没有建设共享机制和管理系统，信息技术的价值没有得到充分发挥；其次，内部各个部门缺乏科学的合作与互动，为档案整理搜集增添了难度；最后，在档案信息输入中，没有对电子档案进行统筹和分类。

二、解决事业单位档案管理问题的相关措施分析

（一）注重开展人员培训

一支优秀的管理队伍是保证档案管理质量的核心因素，因此，事业单位需要注重开展人员培训，提升档案人员的道德素养、专业能力和信息化水平。首先，单位需要结合自身具体情况，合理选择档案人员，筛选原则和流程需要透明公开，档案人员要具备较强的责任心、鲜明的政治立场和顽强的工作作风，在抽调兼职档案人员前，需要对其开展专业化教育，促使其快速掌握以及了解相关管理方法和管理流程，配合好档案部门开展各项工作；其次，单位要转变以往对档案人员不重视的情况，从薪酬、职称和晋升等方面给予档案人员以支持，调动其工作热情和积极性，进而全身心的投入到岗位工作中；最后，随着档案管理信息化程度的加深，单位需要定期组织人员开展信息技术学习和培训，通过培训班、微课、慕课等形式，提升档案人员的信息化素养和技术操作能力，进而满足信息时代下档案管理的新要求。

（二）加强基础设施建设

事业单位在开展各项档案工作中，需要以完善而先進的基础设施作为硬件支撑，基础设施的完善程度和信息化水平，与档案管理效率具有密切关系，当前，虽然一些事业单位引进了打印机、投影仪以及扫描仪等设备，但是其利用率较低，长期处于闲置状态，不仅导致资源浪费，同时也影响档案管理的信息化进程，因此，单位需要加强基础设施建设。首先，单位领导需要加大人力、物力以及资金投入，结合自身管理需要，积极购入各种先进的仪器设备，进而满足信息化管理要去；其次，事业单位需要加强库房建设，改善档案存储的硬件条件，做好库房的防潮、通风、防盗工作，保证档案资料的安全。

（三）转变档案管理方式

以往在开展档案管理中，由于管理方式陈旧落后，导致工作效率较低、质量不高，因此，事业单位转变自身理念，创新以及优化管理方式，进而满足发展需要。首先，要善于运用现代化的管理理念和管理模式，将精细化管理落实到档案收集、档案整理、资料归档等整个工作环节中，保证各项工作有序以及全面的进行；其次，基于互联网开放性、共享性以及安全性的特点，档案人员需要做好安全管理和档案备份，结合档案重要性设置使用权限，确保电子档案的储存和使用安全；最后，事业单位在内部要加强建设局域网，实现各个部门的档案资源高度共享，发挥档案利用价值，同时，各个部门需要配合档案部门开展工作，自觉遵守档案使用规定和要求，严禁外部网络调阅档案，尤其对于机密档案，要做好调阅管理和储存管理。

（四）做好离职接班工作

档案管理具有较强的专业性和系统性，事业单位经常由专职人员负责档案工作，如果档案人员出现调职以及离职的情况，会对档案工作的有序开展带来影响，因此，单位需要做好离职接班工作。首先，事业单位要从制度层面进行明确规定，如果档案人员调职或者离职，需要由指派人员进行接班，及时填补空缺岗位，保证各项工作有序衔接；其次，在人员离职之前，需要与接班人员做好工作交接，避免档案管理出现问题，对单位运行带来影响。

三、结语

总而言之，随着我国社会的稳定发展，事业单位的社会服务职能更加受到公众的关注，事业单位想要更好的运行，为公众和社会提供优质服务，需要做好各项日常管理工作。档案管理作为关键的管理内容，单位主要领导和所有员工都需要提升思想认识，给予档案管理以高度重视，积极转变自身的档案意识，主动配合档案部门开展工作，档案人员需要积极探索全新的管理方法和管理手段，迎合信息时代的特点，进而提升管理效率和水平，为单位稳定发展提供帮助。

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