勘察设计企业智慧档案馆建设构想

信息技术的进步带来了物联网、大数据、云计算等技术的发展，档案馆也在快速发展的社会环境中经历了由低级向高级、由简单向复杂的发展过程，并以期建立以智能、高效、绿色为特点的智慧档案馆。作为高度知识密集型的勘察设计企业，需要通过知识积累和知识创新来创造企业价值，而作为知识资源重要组成部分的企业档案，不仅是历史勘察设计工作的原始记录，更是未来开展工作的重要依据、宝贵的知识财富和信息资源，对企业发展有着不可替代的作用。面对汹涌而来的信息化浪潮，不仅要保证档案的完整性、提高档案的利用率等，更要主动顺应时代潮流，迎接新挑战，实现勘察设计过程中产生的海量档案数据的自动收集、在线整理、安全保管、多形式的检索和利用等功能，对海量知识资源进行深度整合。建设智慧档案馆是勘察设计企业的未来方向。

1.智慧档案馆的概念与特征

1.1 智慧档案馆的概念

2008年“智慧地球”的概念首次被提出，随后IBM公司又提出了“智慧城市”的概念，并在大力推广。随之，智慧企业、智慧社区、智慧交通、智慧医疗等新事物不断涌现，智能技术和智慧服务正成为新的发展趋势，智慧档案馆就是在“智慧城市”的大背景下提出的。智慧档案馆是利用大数据、物联网、云计算等技术整合档案信息资源，并为其提供全方位、多渠道、宽领域的档案利用服务。具体来说，就是对原有的馆藏数字化、资源共享化、管理自动化、传输网络化的目标进行深化[1]，利用新一代的技术方式最大程度地实现档案信息资源的整合与开发。

1.2 智慧档案馆的特征

第一，感知全面化。全面感知是实现智慧档案馆功能的基本前提。利用物联网技术可以实现信息之间的交换，从而形成一个智能通信系统。物联网技术加深了档案、档案人员、档案设备之间的联系，使信息交换和信息通信更为便利。

第二，资源多样化。智慧档案馆建立的信息基础是档案资源，相比于数字档案馆资源，智慧档案馆的资源更加丰富和多元，涉及档案实体信息资源、档案内容资源、档案应用信息资源、档案楼宇资源等[2]。

第三，利用高效化。智慧档案馆的服务手段和服务范围更加广泛，智慧档案馆利用互联网技术建立档案信息服务平台，以社会需求为导向，使其服务范围更加扩大，服务方式更加多元和便捷，为档案的利用提供了便利条件。

第四，互通互联性。智慧档案馆的互通互联既包括馆际之间、馆室之间、档案馆中的信息资源、档案工作人员之间的互联互通，也包括人与人、人与物、物与物之间的互联互通。

2.勘察设计企业建立智慧档案馆的必要性

实现档案管理现代化。企业智慧档案馆是大数据时代档案馆的发展方向，它是一种新型档案馆，是对传统档案馆的升级。通过建立企业智慧档案馆，不仅可以实现档案资源的完整收集，还可以更好地进行档案信息的分类管理，为勘察设计企业的发展发挥更多价值，实现档案资源的深度开发，从而能更好地为企业决策、生产、研发等一系列活动提供智力支持。

提升企业文化形象。文化软实力在知识经济时代尤为重要，企业之间竞争的焦点逐渐转向企业综合实力的比拼。越来越多的企业开始注重增强企业软实力，争创企业品牌文化，树立良好的企业形象。企业档案完整详实地记录着企业发展的全过程，记载着勘察设计企业生产、开发及其他各项活动的始末，是企业发展过程最真实、最深刻的写照，这也使它们成为了企业对外宣传、提升企业形象的最具说服力的素材。企业档案馆作为勘察设计企业知识的聚集地，可以在第一时间有效地传播企业信息，助力企业形象的提升。

促进企业可持续发展。当今社会，时间就是效益，企业竞争形势瞬息万变。企业智慧档案馆是开展信息管理的平台，尤其是面向勘察设计企业内部的信息服务的基础，它使员工能够直接而有效地得到其所需的档案信息，激发并培育员工创新能力，提高服务质量。档案信息应用于企业的业务活动，可以有效地降低企业成本，提高工作、决策的效率，从而增强企业的竞争力。企业智慧档案馆的建立还可以激发员工的学习热情，使其在信息获取和创新之间形成良性的循环，将企业再造为一个学习型组织，从根本上保证企业的可持续性发展。

3.勘察设计企业建立智慧档案馆的条件与原则

3.1 勘察设计企业建立智慧档案馆的条件

建立智慧档案馆已成为勘察设计企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。但是，目前并非每一家勘察设计企业都适合或者有足够的能力建设智慧档案馆，企业智慧档案馆的建设需要具备一定的条件。

政策引导与资金支持。政府政策引导和资金支持是智慧档案馆建设的关键所在。一方面，政府为企业智慧档案馆的建设提供相关政策支持，并设定智慧档案馆建设方向，为其营造良好的环境氛围；另一方面，政府通过将智慧档案馆建设纳入行政规划建设之中，为企业智慧档案馆的建设提供稳定的资金保障。

数字资源保障。数字资源是建立智慧档案馆的前提条件。智慧档案馆对企业内部的数字资源进行组织和管理，实现部门内部、部门之间、馆际间的服务与管理。数字档案资源一般可分为馆藏资源虚拟数字化和虚拟资源馆藏化两大类，馆藏资源数字化是指将物理载体虚拟建模，并添加适当的文字、图片、视频等，实现知识系统的立体化。虚拟资源馆藏化是指通过搜集网络上的虚拟数字资源，通过虚拟现实资源检索接口为用户整合资源。

专业人才和人员培训。人才培养是建设智慧档案馆的关键环节。培养专业性人才应做到以下两个方面：一是开展档案人员专业技能培训，对现有档案人员进行全方位、多渠道、多形式的信息技能培训和指导，包括开展专题讲座、档案学专家指导、多种形式的培训活动等，增强档案工作人员的信息化意识和信息素养，以适应今后智慧档案馆的发展；二是创新高校档案人才培养方式，如在学科专业设置中增加文档自动化系统设计、数据库系统设计、计算机编程与设计等课程，培养复合型档案专业人才。

3.2 勘察设计企业建立智慧档案馆的原则

以统筹规划为向导。企业智慧档案馆建设周期长、跨越部门多、牵涉范围广，要成功地完成一项如此复杂的系统工程，并非某一部门凭一已之力就能够做到的，必须纳入企业管理整体规划中，以统筹规划为向导，在开展具体建设工作之前，须成立一个建设工作领导小组对工作进行统筹规划、组织协调，使智慧档案馆建设全过程都处于一个可控的、和谐的环境之中。

以知识资源库为基础。智慧档案馆建设的最终目的是“用”，用的前提是“管”，明确管理对象，确定要“管”什么、能“管”什么。在明确管理对象的基础上对其进行收集处理，建设档案知识资源库。具备丰富的数字化馆藏是进行智慧档案馆建设最基础和最关键的工作。

以信息系统为核心。企业智慧档案馆并不是一个单一的档案管理系统。它是由档案知识、人员和数字档案管理系统共同组成的一个集多种功能于一身的复合体。智慧档案管理系统的构建方式主要有3种：第一种是与档案信息系统开发公司签订合同进行定制；第二种是从开发公司购买成品直接使用；第三种是企业内部自行开发。

强化安全管理。智慧档案馆的安全问题主要来自以下3方面，一是确保智慧档案馆在管理与技术上的安全，注重信息安全保护，完善档案备份机制，确保档案的完整性与真实性；二是确保智慧档案馆中的档案信息安全，要对档案进行全面监控、电子化识别，实现档案的物联网管理，以保证其安全；三是智慧档案馆的建成，将分散知识集成化并整合内外部知识资源实现知识的效益化。在档案知识共享过程中，一定要注意档案信息安全问题和知识共享中可能涉及的法律问题，建议智慧档案馆系统管控全院各类知识，服务云平台可从智慧档案馆系统自动抓取分类分级后的知识，或经审核后的知识发布，实现共享。

4.勘察设计企业建立智慧档案馆的建构策略

4.1 以“深入、融入、引入”为基本思路

当前，建设智慧档案馆面临严峻挑战，包括传统档案思维模式与当代社会的不相适应，原有技术不能满足海量的档案信息资源，档案信息服务如不及时融入智慧城市平台将不能为社会提供更多公共服务等。因此，以“深入、融入、引入”为思路建设智慧档案馆，有着很强的现实意义。“深入”，即在原有数字档案馆建设基础上，夯实智慧档案馆建设的基础。数字档案馆是智慧档案馆建设的前提，智慧档案馆是利用新技术在数字档案馆的基础上发展而来的，数字档案馆建设是智慧档案馆建设的重要发展方向；“融入”，包括将档案服务理念融入智慧城市建设理念之中，档案应用系统融入智慧城市公共信息服务平台之中[3]；“引入”，是指由于智慧档案馆的起步时间较晚，缺少相关建设经验，因此，档案部门既要积极主动地探索智慧档案建设方案，又要引进先进经验（如智慧城市建设经验），听取各方建设意见，推进智慧档案馆的快速发展。

4.2 加强智慧档案馆设施建设

智慧档案馆的设施建设既包括基础设施建设，又包括档案馆软环境建设。智慧档案馆基础设施建设从广义上讲包括档案馆布局上的基础设施，从狭义上讲指区别于传统档案馆建设的信息基础设施，涉及信息网络设施、信息共享设施等。档案馆软环境建设是指在档案馆建设中做好人才培养、管理体制、资金保障、法律法规等方面工作。人才培养是指档案馆建设需要先进人才的引进，加强与高校、科研部门之间的合作，多渠道、多层次地引进和培养高端人才；管理体制上，要建设智慧档案馆领导小组，加强部门之间的沟通协调，完善考评系统；资金保障上，采取多元化的资金投入机制，合理使用来自政府、企业、民间的资金，采用不同的融资渠道，推进档案信息的增值开发；法律法规上，要做好建设企业智慧档案馆法规、政策方面的顶层设计。

4.3 用技术保障核心环节

智慧档案馆建设必须以技术为支撑，实现与关键核心技术的高度融合。智慧档案馆应与物联网融合，通过物联网技术，如传感器技术、射频识别技术、网络通信技术、数据处理技术等，实现对档案实体的感知，解决档案信息的数据传输和利用，优化档案信息的管理决策。[4]智慧档案馆应与大数据、物联网技术相融合，大数据技术可以从海量的数据资源中获取有用信息与知识，形成数据资源组合形式，并利用可视化技术和数据挖掘技术进行整合与反洗，对数据实现自动管理。[5]智慧档案馆应与智能楼宇技术相融合，通过办公设备智能化、建筑管理自动化、通信系统高性能化，提高档案人员的工作效率。