浅谈办公室文书档案的管理及常见问题

牟俭

摘要：现代企事业管理中，办公室文书档案管理属于重要一部分，其管理质量直接影响单位的综合管理水平。然而从当前办公室文书档案管理情况看，存在的问题仍较为突出，包括管理问题、人员素质问题等，这些均要求采取有效的管理改进措施。本次研究将对办公室文书档案管理基本特征分析，明确当前办公室文书档案管理常见问题，提出办公室文书档案管理改进建议。

关键词：办公室文书档案；管理；问题；改进建议

在我们的日常工作中，为了处理各种事务，沟通各种关系，组织和个人之间存在着联系，通常以书信的形式实现。因此，从一定的实践目的来看，就逐渐形成了一种较为规范的处理各种事务、沟通各种书面材料关系的格式，称为文献。文档管理是现代办公管理中不可缺少的一部分。办公室文件的收集和归档是否有效，很大程度上决定了信息传递的准确性和事务的顺利处理

1.办公室文书档案管理基本特征

办公室文书档案管理区别于一般管理活动，其包含多方面特征，主要表现为：

第一，以资料的收集與保存为重点。办公室文书档案中，包括的内容较多，如关键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。

第二，文书工作部分。文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。所以档案管理工作应将文书工作作为基础，其影响极为明显。

第三，文书档案载体多样性。文书档案包含的内容较多，如会计档案、新设备档案、科技档案、党群管理，而在保存载体上，有责任书、合同、协议、录像、录音、照片或电子档案等。

2.办公室文书档案管理中存在的问题

2.1文书档案管理中的衔接问题

随着单位管理的不断扩大，对于文书档案的管理也应该具有一定的部门分解和统一协调。每个部门应该具有自己的文书档案管理岗位，对于各自部门的工作更加熟悉，在进行文书档案整理的时候效果更好，再查阅时效率更高，利于部门决策的制定。而整个单位的文书档案管理部门，则应该对每个下属部门的文书档案也有整体的掌握，利于使用更加专业和规范的方法，将整个单位的文书档案进行更为系统的整理，以备后续工作中的核查和翻阅。这两级文书档案整理之间既有区别也有关联，两者之间如何衔接，不至于产生脱节现象，也是现在文书档案管理中容易忽视的问题。另外，如何规范文书档案书写的方式，方便以后的管理，也是文书档案管理中需要解决的一个重要问题。

2.2电子文书与纸质文书档案管理问题

电子文书档案是办公室文书档案的常见形式。近年来办公自动化趋势下，文书档案管理中电子文书档案所占比重越来越高。但需注意的是，尽管相比纸质版文书，电子文书管理更加容易，但电子文书相关数据不具备安全性、可追溯性，很可能出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。而对于纸质文书档案，其管理效率与安全性一直倍受关注。例如，许多纸质文书档案内容与电子版内容重复，直接造成管理人员工作量增加，且资源被浪费。

2.3电子文书档案管理中存在的问题

随着办公自动化的发展，电子文书档案渐渐在文书档案管理中占据了重要的位置，虽然电子文书档案比纸质版更容易管理，但是因为电子数据的可追溯性和安全性较低，管理期间容易被篡改和复制，所以很难保证原始档案的真实性。

3.提高文书档案管理水平的方法

3.1各级文书档案管理部门间的衔接合作

文书档案管理是建立在文件的基础之上的，文件的质量决定着档案管理的效率和质量，所以在文书档案管理过程中，文书档案管理部门除了要重视与各部门之间的衔接，也要重视与各部门文书档案书写人员的衔接。首先文书档案管理部门要不断规范文件管理的工作细节，对于各分部门的文书档案编写进行规范化，比如纸张选择、文件格式、字体字号、表格格式等方面尽量做到单位内部一致。其次在收发文书档案时，要及时做好登记，保证各级资料的完整统一，对收集好的文书档案进行归类放置，方便后续核查和翻阅。

3.2电子文书与纸质文书档案管理

对于电子文书档案管理，可考虑引入电子签名技术，做好文书档案格式校验工作，在提交电子文书中需通过授权验证，保证安全性。在浏览、查阅电子文书档案中，可利用加密认证、权限设定方式，避免出现数据被复制或篡改情况。对于原始文档信息，需做好备份，保证原始文档信息的真实性。而在纸质文书档案管理上，应注意对电子文书档案与纸质文书档案进行合理分配，保证资源分配合理性，同时在相关规章制度上完善，通过制度约束，使文书档案的完整性得到保障。

3.3文书档案管理方法的改进

随着办公自动的不断发展，管理人员必须提高对电子文书档案的重视，提出电子文书档案管理的优化策略。首先，必须保证电子文书档案的来源清晰无异议，保证其完整性，学会使用电子签名技术，提交时也要规范程序，对文书档案格式进行校验，对提交过程中的每一步进行授权验证，不仅能够提高安全性，而且能够避免多次提交，给后期管理减少不必要的麻烦。其次，在电子文书档案的浏览过程中，设定权限，以及加密认证等工作，防止数据被篡改和复制的发生。再次，误操作可能会造成信息的丢失，所以需要对电子文书档案进行必要的备份。

4.办公室文书档案管理工作的创新

推行“三全式”的管理“三全式”管理方法是对文书档案所进行的一种重要管理方法，其在文书归档方面进行了相应改革。就“三全式”的管理改革来说主要包括三个方面：

第一，做好档案的过程管理，档案从形成到全方位管理，都需要做好细节把控，对于每一个环节都需要做到及时跟进。档案在形成过程中需要涉及到资料的搜集整理，这就需要保证资料和数据来源的可靠性和合法性，不可对资料予以随意更改，更不可“浑水摸鱼”运用虚假资料“滥竽充数”。资料的归档管理则需要做好编号一致，比如，使用字体方面、笔迹方面均需要做好统一录入，如果需要打印也需要做到打印纸张的一致。如果单位对于编号具有严格要求，则需要依照公司的要求进行管理。

第二，“三全式”管理还需要做到全员式的管理，也就是说每一名职工都需要进行档案的建立，并在其档案中进行工作性质的标明，通过档案的形式来对职工进行有效管理，通过档案文书对其工作性质、责任予以责任落实。一方面提升员工的工作积极性，另一方面端正职工工作态度，也让职工对于自己工作的开展予以明确。

第三，“三全式”管理还需要做到全方位管理。也就是说其需要各部门在行动上采取一致性，不可以因为某一部门而对文书档案的利用率较低而不参与文书档案管理工作。同时在全方位管理过程构建中，还需要保证文书档案的私密性与隐秘性，避免其中重要信息的泄露。办公室人员更加需要结合工作需要进行合理分工，从而降低工作问题的发生，优化文书档案的管理，也能够促使文书档案管理更具科学性。此外，为了更好地促进办公室文书档案的管理，还需要就责任予以落实，坚持做到谁出问题谁负责，做好责任制度的划分。

5结束语

要高度重视档案的收集和归档工作，综合分析档案管理工作中存在的主要问题和原因，并采取有效措施加以改进。只有这样，才能保证档案收集的完整性和正确性，才能促进档案和档案归档工作的顺利开展，才能使得文献档案管理进入一个新阶段。

参考文献

[1]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017，（28）：82，89.

[2]王亚平.企业办公室文书档案管理工作浅析[J].企业改革与管理，2017，（14）：17.

（作者单位：辽宁省阜新市清河门区城乡建设服务中心）