发票管理在单位内控管理中的风险分析及应对策略

姜子霞 孙卫华

【摘 要】发票是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。发票管理制度的完善是单位内部控制建设的重要环节，也是国家税务机关加大对增值税发票监管力度的具体体现。本文就当前一些单位内部控制进程中发票管理建设所出现的主要问题做出风险分析，并针对这些问题对发票管理提出了合理化建议，以期进一步规范发票管理工作，实现单位内部控制建设的深入与完善。

【关键词】发票;内部控制

中图分类号： F275;F812.42 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）02-0197-003

【Abstract】Invoice is the original basis of accounting， and it is also an important basis for enforcement inspection by auditing agencies and tax authorities. The improvement of the invoice management system is a vital part of the internal control construction for the work unit， also is a concrete manifestation of the state tax authorities' efforts to strengthen the supervision of VAT invoices. This paper makes a risk analysis of the main problems in the invoice management construction of some work units in the current internal control process， and puts forward reasonable suggestions for invoice management in order to further standardize the invoice management and realize the deepening and perfection of the internal control construction for the work units.

【Key words】Invoice; Internal Control

發票是单位在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。一个单位的发票管理是该单位收支业务管理的重要组成部分。现阶段，单位部分员工对发票管理的意识淡薄，缺乏相关风险控制设计理念。发票管理成为单位内部控制建设中的薄弱环节，发票的真实合理性、纳税人对发票重要性的认知度不高以及信息化程度低等始终是发票管理中存在的突出问题。因此，加强对发票的管理与控制，创新发票管理方式方法，严厉打击违规违法行为，规范员工对发票的认识和使用，从而提高单位财务工作质量，降低税收风险，是单位内部控制建设中发票管理的重中之重。

1 单位内部控制建设中发票管理的重要性

1.1 国家机关要求提高发票监管力度

2010年12月20日，国务院总理温家宝签署国务院令，通过了《国务院关于修改<中华人民发票管理办法>的决定》，标志着我国对发票的使用及管理迈上一个新台阶。新《发票管理办法》针对制作、扩散和使用假发票、虚开发票等违法行为做了进一步的细化，增强了可操作性，并加大对发票违法行为的惩处力度。同时，新《发票管理办法》明确指明纳税人在开具、取得和使用发票过程中应当注意的问题，包括单位有权拒收不合规定的发票，发票的存放及保管问题等。可见国税机关在发票监管上的重视程度。此外，《行政事业单位内部控制规范（试行）》指出，要加强单位自身风险评估能力，在单位层面和业务层面两方面做好行政事业单位内部控制工作。山东省财政厅、山东省卫计委等相关部门也十分重视发票的管理，强调以创新性的信息化手段深入对发票的管理建设。2016年11月，省财政厅联合省审计厅在济南召开山东省行政事业单位内部控制建设经验交流会。潍坊市中医院创新了财务支付信息化管理系统，实现了包括发票管理、合同管理在内的全程信息化闭环式控制，规范了经济事项审批及付款流程。加强发票管理的内部控制建设，有力保障了国家税务体系有效运行，是依法治国的具体化，同时也是廉政建设和反腐工作的长效机制。

1.2 单位内部治理的需要

发票管理在财务的收入和支出环节都占据至高重要的地位。在一个单位的原始记账凭证中，发票的占比不容小视，涉及供销商庞杂，税目繁多。完整、真实的发票信息是财务核算的重要凭证、是会计工作的基础保障、是审计检查的合法依据。梳理发票管理的风险点，加强发票管理内部控制建设，明确收入支出的范围和标准，有利于解决单位收支流程混乱、流程不明确等问题，给财务工作者一个有力的管理抓手，从根本上解决资金浪费等舞弊行为，降低领导的履职风险;明确风控重点，有效降低因发票监管不严而产生的税收及财务风险。

2 发票管理的主要风险点分析

2.1 发票的真实、合理性欠约束

随着经济体系改革的推进和各种业务的持续开展，涉及到的发票种类和数量也逐年递增。在全面实行“营改增”后，国家加大了对增值税发票的监管力度，伪造、虚开增值税发票的现象有所控制，但很难从根本上杜绝上述套现现象。一些法律意识不强的销售商非法获取小规模纳税人、未领票或零开票企业信息及企业法定代辨认信息，向税务机关冒领税控系统及大量空白增值税发票对外暴利虚开，以此牟利。虚假发票报销、发票内容与实际业务不相符等现象时有发生。这就要求财务人员提高自身专业素质，强化对发票真实性、合理性的判断力。现阶段，社会上有些发票审核欠完善，部分财务人员没有充分发挥其审核监督职责，缺少对发票中所列费用真实、合理的警惕性，没有充分辨别所开具发票是否与实际业务内容及所附原始凭证、合同协议、说明等完全相符，致使虚假发票蒙混过关，造成不合理的资金支出。

2.2 获取发票途径欠合法、合规

发票是销售商品和提供服务的重要凭证，是记录此活动的主要原始凭证。消费者在购买、使用商品或接受服务时，应依照法定程序索要发票。这不仅是国家“以票管税”政策的要求，也是保障消费者合法权益的支付凭据。但在经济业务活动发生时，真正向供应商索要发票的往往是实际执行该项工作的相关业务人员。许多业务人员缺乏对发票的正确认识，忽视发票的重要性，对发票的思想意识淡薄，并不会主动索要发票，或以不规范的收据、白条、行政事业单位票据或非经营收入专用票据代替，造成国家税收及费用报销风险。一些不良商家为躲避缴纳税款，以各种名义的优惠条件逃避开票，或者提供二手发票、假发票欺骗消费者。此外，有的业务人员由于对单位财务信息不了解不熟悉，在索要发票时不能提供纳税人识别号或统一社会信用代码，或向销售方提供错误的单位名称全称或纳税人识别号，致使销售方开具废票，导致延误发票正常入账。

2.3 发票适用范围不明，错误开具发票

有些财务人员由于自身专业素质欠缺，无法正确辨识哪些收入是应开具财政票据的政府非税收入，哪些是应开具增值税发票的应税收入。更有甚者，部分人员缺乏对税务知识的系统学习，存在私自增加征收品目，开具超出本单位合理业务范围的发票的问题。发票适用范围的不明确往往导致国家监管难度加大增加单位财务管理风险。此外，也存在财务人员无法正确填写税率及征收率的问题，一般纳税人一般计税税率与简易征收率混淆开具，发票开具前无法准确区分计税项目，按适用税率或征收率开具。日常工作中，发票开具的主要错误是开发票时货物劳务名称和征收品目对不上，以及不同税率征收品目发票开具错误，品目错误，导致冲红时不能及时冲减对应发票开具书，产生税收风险。

2.4 信息化程度低

目前，科学技术的迅猛发展为我国日新月异的变化提供了源源不断的动力，信息化改革随着经济改革也在逐步深入。与之相比，单位的财务管理工作一直以来没有质的飞跃，仍停留在重手工作业、以纸质凭证为主的水平上，很大程度上阻碍了单位经济活动的内部控制建设。对于发票的报销业务，大多使用的是最初始的人工审核方式，在开具发票时，虽然可以使用税控系统开具增值税发票，但开具后仍手工入账，没有一个完善的财务收支系统可供录入发票信息，无法实现发票从产生到流转再到报销归档过程的有效监管。这样繁琐、重复性高的低水平发票管理方法，不但浪费了宝贵的人力物力资源，而且无可避免的产生人工失误，对每月的增值税税额核对与申报也造成了极大困扰。

2.5 缺乏对电子发票的使用、推广与审核

2013年2月，国家税务总局颁布了《网络发票管理办法》，该办法第15条明确规定：省以上税务机关在确保网络发票电子信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一等条件允许情况下，可以试行电子发票。同年6月，北京国家税务局、地方税务局、商务委员会、工商局联合发布公告，自此，开启了电子发票的真正应用。电子发票与纸质发票相比，不仅有效规避了消费者不主动索取发票、商家伪造发票或违规开具发票的风险，而且节约了人力、物力成本，保障了开票信息在税务部门与销售商间的数据实时共享，极大提高政府监管效力。由于多数单位目前缺乏应用服务平台的技术支撑、需开具发票款项、收款形式和方式受限及财务管理的资金投入不足等原因，单位在电子发票的使用和推行方面存在障碍，没有充分利用电子发票的优势进行发票管理和税额统计。此外，电子发票存在没有“原件”与之对应的弊端，给发票审核环节造成一定困难。

3 加强内部控制建设中发票管理的建议

3.1 建立健全发票管理制度

根据新出台修订的《发票管理办法》，将本单位发票管理工作量化、细化，坚持将发票管理工作从严从细管理，根据外部相关政策制度，制定适用于本单位的发票内控管理制度，重视内部控制评价的作用，将内控管理制度逐步落实。同时，规范发票的申领、启用、核销和作废流程，建立票据台账，做好票据的日常保管和序时登记工作。在发票使用上，应按序号使用，不可跳号使用。不可违反规定转让、出借、代开、买卖发票，不得擅自扩大发票的适用范围、修改开票标准。此外，应配置专有的发票保管设备，并做到人走柜锁。在选择供应商时，要注意对其进行全方位的调研和考察，尽可能选择诚信度较高的经销商。

3.2 加强相关人员培训，进行发票知识普及教育

要加强对财务人员的培训，加强对发票真实性和合理性的审核及监督，防止不合规的伪造、虚开发票流入单位，为发票风险管理把好关;此外，加强对业务人员的发票知识普及教育，使其认识到增值税发票的重要性，提高他们对发票风险管控的意识，降低单位的税务风险和财产损失。同时，应明确相关人员职责，建立责任追究机制。首先，要建立和优化费用报销流程和发票审核机制，明确相关人员职责，規范发票管理，防范发票风险。其次，要对业务人员、财务人员和合作的经销商分别采取不同的责任追究措施，督促其规范发票管理。

3.3 重视内部审计作用

在现行事业单位财务制度下，单位需要建立完善的现代审计体系，使得领导对内控情况进行全方位的了解和把控，加强内部的控制和管理，从而满足当前业务发展需要，对单位的经济活动进行监督和评价，提升单位内部核心竞争力，为单位的经济发展提供真实完整客观的审计报告和查错防弊信息。单位应加大对发票的内部审计力度，提高管理水平，最大程度上避免资金流失。此外，单位应对发票管理的内部审计工作进行规范评价，及时发现问题，提出相应的解决措施，使内部控制建设和内部审计结果得以充分落实，从而降低经济风险，为单位的发展夯实根基。

3.4 开发增值税发票管理系统

为迎合社会发展，要加大对财务管理的信息化资金投入，积极利用信息化技术实现经济活动的内部控制建设之中，将发票管理纳入信息化管理的轨道。单位可与第三方技术公司合作，开发增值税发票管理系统、手机APP或微信小程序，以增值税发票票面上的发票号、二维码或代码作为发票辨识依据，从发票填开、发票真伪、发票报销等功能入手，对发票进行全过程全方面管控。或将现有的税控系统与单位收支管理系统相对接，实现财务数据的有限整合。以更高效、准确的信息化系统代替传统手工作业，使发票管理工作更加准确、及时，一方面把财务人员从日常枯燥机械的工作内容中解放出来，调动了员工的工作热情;另一方面保证了发票的真实完整性，有效弥补税收漏洞，降低单位税务风险，提高对经济活动的内部控制水平与效率。

3.5 加强对电子发票的管理

与国外电子发票的广泛使用相比，我国电子发票仍处于使用推广的起步阶段，会计人员要提高对电子发票的认识、认可，正确合理开具电子发票，加强对电子发票的管理，针对电子发票并无“原件”或“原物”与之相对应的缺点，在办理电子发票入账业务时，要谨慎辨别发票真伪，判定业务合理性，谨防多次打印件或复印件错误入账情况的产生。同时，会计人员应提高自身专业能力，密切关注国家对电子发票的相关政策变化，抓住机遇，努力寻求成熟的服务平台支持，合理使用电子发票管控成本，完善发票管理方式。