基于工业工程方法的某高校新生报到流程优化

刘庆丁小鹏 黄好钦 胡勇文

【摘 要】针对高校新生报到流程，利用“5W1H”及“ECRS四原则”技术分析了存在的主要问题并给出了改善方案。与改善前相比，改善后方案的报到工序减少5个，报到瓶颈时间缩短40%。

【关键词】新生报到;工业工程;流程优化

中图分类号： TH162 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）02-0050-002

【Abstract】This paper focuses on optimizing freshman enrollment process in a university. Some key factors that affect the enrollment process are given by “5W1H” and “ECRS”techniques， and the original enrollment process is improved. The number of procedures is reduced by 5 and cycle time is lowed by 40% comparing with original process.

【Key words】Freshmen enrollment; Industrial Engineering; Process optimization

0 引言

高校新生入学报到具有在集中时间段内报到人数多、报到流程繁琐等特点。因此，如何提升新生报到效率，设计更为有效的报到流程以提升学生满意度并降低高校新生报到运营成本显得尤为重要。

众多学者对报到流程优化进行了深入研究。闫然[1]通过对某高校新教师报到流程进行优化，缩短报到所用的时间，提高学校新教师报到的效率，提升新教师对学校管理的满意度。齐二石[2]通过运用 “ECRS”和程序分析的方法对医院的流程进行系统的分析并改善。李满银等综述了信息技术在工业工程中的应用现状，同时总结了信息环境下改善哲理及改善技术体系[3-4]。

工业工程是将管理与技术完美结合的一门工程技术，其特点在于系统优化并持续改善创新。本文从工业工程角度对某高校新生报到流程进行系统分析，提出一些可行的解决方案，重组并简化某高校新生报到流程进而提升新生入学报到效率，降低高校新生报到运营成本。

1 工业工程基本理论及技术

1.1 分析符号

利用工業工程分析问题时，一般先利用相关符号记录现状，常用到的符号及其具体含义如表1所示。

1.2 “5W1H”提问技术及“ECRS四原则”

“5W1H”提问技术是为弄清问题现状并寻求改善点的主要技术，“5W1H”提问技术的前两次提问在于明白问题现状，第三次提问在于探究改进的可能性。其具体提问过程如表2所示。

2 某高校新生入学报到流程现状及问题分析

2.1 报到流程现状

本文主要研究某高校新生入学报到流程。该高校在新生入学前已随《录取通知书》给每位被录取的新生邮寄了学生个人银行卡用于批扣相关费用（包括学费、住宿及服装等费用）。由于部分学生担心财产安全等方面原因未通过银行卡批扣相关费用而选择到高校现场缴费。该类新生的主要报到流程图如图1所示。

2.2 问题分析

该高校未通过网上缴费新生的报到流程中共有15个工序，新生需在迎新处、收费处、服装领取处及学生公寓四个地点完成以上15个工序。现应用“5W1H”分析各工序中存在的问题。具体分析过程如下：

（1）迎新处问题分析

该高校在迎新处报到手续的主要目的是学校根据考生递交的《录取通知书》给每位新生一张附有报到序号的纪念单。同时，学生填写个人详细信息以便学校统计新生报到情况。此外，由各学院迎新志愿者发给每位新生附有学号等信息的校园一卡通。

新生报到时，学校可以在所发的报到纪念单上附上用于搜集个人信息的二维码，同时将领取报到纪念单和校园一卡通两个工序合并，新生在领取报到纪念单和校园一卡通后自行填写个人详细信息。另外，新生档案可暂由新生个人保存，待报到完毕后再由各学院统一收取更利于提升新生报到效率。

（2）收费处问题分析

该收费处主要收取学生住宿费、学费。由于新生在集中时间段内报到人数多，而该高校收费人员数量不足，导致现场排队等候时间长。因此，增加收费人员的同时在学生公寓区域也设置收费处可将人员有效疏导，从而提升缴费效率。此外，现状报到流程中新生可在同一收费处缴纳学费、住宿费及服装费，从而可取消在服装领取处的缴纳服装费用手续。新生可凭缴费收据至服装领取处领取相应服装，服装领取处凭学生收据可至学校财务处结算服装费用。

（3）服装领取处问题分析

该处新生排队时间较长的主要原因表现在以下两点：1）新生数量较多，而该处的工作人员较少;2）工作人员需询问并寻找与新生身材符合的服装。该收费处可将同型号服装定置放置以方便拿取。此外，该处工作人员可在新生报到前通过网络平台收集新生身高体重等信息，并给每位新生某标识（如英文字母），每一标识对应某种型号服装，新生领取服装时直接向工作人员提供所分配的标识即可。

（4）学生公寓处问题分析

由于新生在入学时均已分配好具体宿舍，且在迎新处已登记个人详细信息，因此新生可直接至学生公寓处向管理员告知身份证号码便可领取钥匙入住。

3 报到流程改善及改善效果

根据以上分析，该高校新生改善后的报到流程如图2所示。

应用“5W1H”提问技术和“ECRS四原则“对新生报到流程进行改进后，其改进前后的效果如表4。

4 结束语

本文利用工业工程的分析方法与技术（下转第21页）（上接第51页）对某高校新生入学报到流程进行了分析，找出影响新生入学报到流程效率的主要原因，同时对现有流程重新设计以提升新生入学报到效率。与原始报到流程相比，改善后的流程在时间上节省了26分钟，且将15个工序变为10个，较大程度上改善了新生报到流程，减少了报到程序和所需时间，为高校迎新工作安排提供了参考。

表4 新生报到流程改进前后对比统计表

IE重视运用信息技术，IE是综合运用各种知识将人、物、方法、环境、机器和信息等部分或全部组成更有效的集成系统。如何将现代信息技术引入高校新生报到过程显得极其重要。如设计系统使得信息在新生报到流程中各环节实时传递，使得各部门实现信息共享以减少新生报到环节，提升报到效率。此外，探寻如何有效疏导新生报到时间，避免新生在同一时间段内集中报到也是提升报到效率的有效途径。

【参考文献】

[1]闫然，季文雅.学校新教师报到流程优化案例[J].商场现代化，2005（23）：198-199.

[2]齐二石，徐刚，李昌明.基于工业工程ECRS的医院就诊流程改善研究[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2007（03）：178-180.

[3]李银满，刘满洲.信息环境下工业工程的改善技术[J].工业工程，2003，6（01）：42-46.

[4]张松.信息技术在工业工程中的应用现状研究[J].江西建材，2017，（04）：289.