中小学电子学籍档案的规范化管理探析

庞雪

摘 要：目前，学籍档案管理工作是学校的一项重要工作，详细真实地记录了学生在校期间的各种社会活动，是档案管理必不可少的内容。随着社会教育事业的发展，在信息技术的推动下，电子学籍开始广泛应用于各个学校，电子学籍档案规范化管理成为学籍档案管理工作的发展趋势。本文将就电子学籍档案规范化管理进行探析。

关键词：电子学籍档案 规范化管理

中圖分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）02-00-01

学籍档案是学生品德、学业成绩和健康状况的真实记录。这是一项长期的服务工作，管理内容多，备案业务量大。它涉及强有力的原则和政策，关系到每个学生的切身利益。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理的标准化、科学化、规范化，对提高教育教学质量，建设学校良好的学风以及形成良好的校风具有重要的意义。在深化有中国特色社会主义教育改革的新形势下，学校档案的规范化管理，赋予了各级学校更多的新内容，提出了更详细的要求。面对形势带来的变化，有必要开发学生状态信息管理系统，以提高学生管理的效率。因此，利用先进的信息科学技术，建立一套完整、规范化的学生状态信息管理系统，以便快速录入、统计、查询和检索学生们的各类信息，实现电子学籍管理的规范化和科学化。

一、学籍档案管理的突出特点

学校档案管理的一项基础性工作就是学籍档案的管理。既然是学校，就必须有学生，学生的存在，就产生了学生身份档案。学籍档案主要记录和展示了学生这一时期思想品德、行为表现、学业成绩等一系列教学活动中直接形成的具有保存和利用价值的资料。是证明学生教育背景、品德、知识和能力的原始证据；是用人单位考察、选拔使用员工的重要依据；是做好学生教育管理工作的基础资料。主要包括新生入学备案登记表、学生学籍卡片、学生考试成绩卡、学生学籍变更（休学、复学、转学等）、学生奖惩、毕业生汇总表等材料。学籍档案管理工作直接关系着学校的教学质量和社会声望，做好中小学电子学籍档案管理工作，提高学籍管理现代化水平，也是学籍档案管理工作者们共同探讨的问题。

二、学籍档案形成过程中的问题

目前，对于学籍档案的管理，许多学校仍然采用传统的手工操作方式，还没有上升到“电子化”的高度。学籍管理的日常工作，如新生学籍打印、教学计划管理、毕业名册打印等有关校籍档案的管理，虽然部分使用计算机，但只有单机操作，计算机的价值也只是打印工具而已。但随着国家“二胎”政策的开放，学生入学人数的日益增多，传统的学籍管理方式已无法保证工作的顺利进行。形势的改变，迫使我们学籍管理工作者也要进行思考，在工作实践中不断总结摸索，提出好点子，研究好方法。为此，学校的学籍管理不仅使用计算机进行简单的操作管理，还要依靠校园网，甚至更大的网络领域，建立学籍管理系统，将科学的信息管理技术引入工作中，将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学籍管理数据库，可通过网络直接查询和调用学生信息，实现资源共享，从而提高学籍管理水平，使电子学籍的管理进一步走向科学化、规范化是当务之急。

三、实现电子学籍规范化管理的方法措施

一是强化电子学籍档案管理的重要性。学籍档案是反映每个学生在学校期间学习、生活的主要依据；是学校教育和管理的重要组成部分；是学校有效控制学生辍学的重要措施；也是高校录取、培养学生的第一参考材料；同时还是国家和社会的重要人事档案形成的基础。因此，对此项工作学校领导要给予高度重视。由于学校学籍管理工作政策性很强，牵涉到学生的切身利益，学校应选派责任心强，业务好的教师担任，具体负责学籍管理和传送电子学籍的人员应相对固定，以保证电子学籍管理工作的准确无误。

二是建立档案制度，切实严格学籍归档。全面不断地收集新的学籍管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集学籍在各项工作中的奖惩情况，各类新知识、新技能、新理论的培训情况等，及时补充到档案中，为信息利用增添新鲜内容，这是学校学籍档案信息管理的基础工作。

三是促进学生电子档案的统一格式。虽然每所学校都有自己的特点，但很难做到统一，但也有共性，而且共性大于个性。这一共性为建立统一的电子档案格式奠定了基础。通过实施统一的档案管理软件，可以实现学生电子档案的统一。从某种程度上讲，统一的档案管理软件为学生电子档案管理提供了一个标准，大大简化了学生档案管理的程序，也避免了每套档案带来的不必要的消耗。

四是搞好学校电子学籍管理队伍建设。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，要求管理人员具有较强的计划性、准确性和原则性。然而，许多地方学校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理队伍整体素质偏低，专业结构和年龄结构不合理。随着学分制的实施，加强和改进学籍管理队伍建设势在必行。学校必须密切关注当前时代的新要求，将科学、先进、高效的管理理念引入电子档案管理领域。学校还必须要加强学生身份管理队伍的培养和教育，充分认识学生身份电子档案管理的性质和重要性，自觉认真地学习业务，学习新知识，提高工作能力。

五是做好档案部门对电子学籍的全程管理。对电子学籍进行档案化管理，还要强调全程管理。电子学籍很容易变化，其从电子学籍形成到归档，中间经过很多环节，哪个环节稍有不慎，都可能造成对电子学籍的原始性、真实性的危害，所以要强调“全程管理”。全程管理应涵盖电子学籍管理的整个生命周期，包括电子学籍形成、归档、管理、利用，保存和销毁等全过程。档案部门应全程实时监控系统记录和保存电子学籍整个生命周期全过程的背景信息以及其形成处理过程有关的信息，从而对电子学籍的真实性、完整性、可靠性进行鉴定，并对其进行确认。

总之，学籍档案是学校档案的重要组成部分，不仅对学校教育教学工作的开展具有非常重要的意义，对于学生个人而言，更意义重大。

伴随着科学技术的发展，计算机的广泛应用，电子学籍档案管理已经成为了当前档案管理发展的必然趋势。因此，从事学籍档案管理的人员，不仅应具备广博的科学文化知识和系统的专业知识，还要在工作中不断积累经验、创新方法、探寻规律，加强对电子学籍档案管理方面的积极探索和实践，使中小学电子学籍档案管理更加科学规范化，发挥其重要作用。

参考文献

[1]李鸿娥.加强学籍档案管理[J].档案学通讯，2002年.

[2]赵学敏.基于电子学籍系统的中小学数字档案室建设[J].办公自动化，2014 ，（11） ：50-52.