信息时代如何做好档案管理工作

王旭静

摘 要：一般来说，档案内容涉及多个方面，其管理工作较为复杂。对于企业、事业单位的发展来说，档案管理工作有着重要的作用。本文详细的分析了当前档案管理工作的现状及所存在的问题，以期探索出信息时代提高档案管理工作质量的有效对策与建议，进而指导于具体的实践工作。

关键词：信息时代 档案 管理 现状 对策

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2019）02-00-01

档案，包括多个方面的内容，涉及历史资料、文件材料、数据信息等。在新时期，信息化高速发展的今天，传统的档案管理方法已经不太适用，亟需采用现代化的管理模式。近几年来，相关的档案管理人员虽然重视档案管理工作，但在实际工作中，也表现出一些问题。鉴于此，在新时期，迫切需要创新档案管理工作，不断的提高档案管理工作的质量。

一、当前档案管理工作的现状及所存在的问题

随着信息化技术的高速发展，传统的档案管理方法效果并不明显，并呈现出一定的问题。具体来说，主要体现在以下两个方面。

1.档案管理的标准化程度较低

从目前的档案管理工作现状来看，相关的档案管理工作制度并不完善，缺乏规范化的要求，其标准化程度较低。在档案信息系统构建中，不同层面、不同类别的档案管理标准有所区别，档案管理工作缺乏统一的要求。这样，在具体的工作中，很多管理工作存在着随意性和主观性，严重影响了档案管理工作的质量，其所能提供的档案服务也相应较差。

2.从事档案管理的人员素质有待提高

在新时期，信息化的时代背景下，要想做好档案管理工作，应当配备具有较强业务能力的工作人员。从目前的工作实际来看，相关的档案管理人员对于此项工作重视程度不高，其业务能力水平也难以满足现实的工作需要。一些从事档案管理工作的人员，多是其他岗位调整过来，不是从事专职性的档案管理工作，缺乏专业性的档案管理知识。值得注意的是，当前从事档案管理的工作人员，其信息化能力與水平也有所不足，严重制约了信息时代档案管理工作的有效开展。

二、信息时代提高档案管理工作质量的有效对策

针对当前在档案管理工作中所存在的问题，作为相关的管理工作者来说，应当予以重视，加强对于相关工作人员档案管理意识的培养，在实际的工作中注重经验的积累，不断创新档案管理的新方法，进一步规范工作制度，同时注意增强档案管理的安全意识。

1.更新观念，注重增强相关管理人员的档案管理意识

在当前，这个信息技术高速发展的年代，要想做好档案管理工作，首先应当不断更新观念，了解目前的社会发展状况，以及新技术新媒体发展趋势，以新的管理理念武装自己，并通过日常的学习，不断的增强自身的档案管理意识。具体来说，从档案管理的领导层面来说，应当充分的意识到档案管理工作的重要性，以及其对单位整体发展的价值与意义，并做好相关的对外与对内的宣传工作。而从具体从事档案管理工作的人员方面来说，应当在培训和学习中，主动的增强自身的档案管理意识，在具体的工作中，通过不断的总结与反思，有意识的提高自己的信息化处理能力与水平。值得注意的是，在档案管理工作中，还要加强在服务意识方面的提高，以期能够更好的做好相关的档案管理工作，为单位的未来发展与决策提供重要的有价值的依据。

2.积累经验，不断创新信息时代下的档案管理模式

任何工作，效率与质量是做好这项工作的重点。对于档案管理工作来说，则更是如此。新时代的背景下，信息技术发展呈现出迅猛之势，要想做好档案管理工作，就需要相关的档案管理人员，在日常的工作中注意经验的积累，不断总结与完善，创新具有信息化特点的档案管理模式，不断的提高档案管理工作的质量与效率。另外，在档案管理方面，还要做到信息化建设，充分利用互联网及多媒体设备，由传统的档案管理模式转变为信息化系统的档案管理方式，提升档案管理工作的信息化水平。值得注意的是，还要加强对于从事具体档案管理工作人员的培训，不断提高他们的业务能力与水平，特别是信息化技术的相关培训工作，进而提高档案管理工作人员的综合素质与能力。从档案管理人员自身角度来说，还应当在具体工作中善于总结，创新档案工作的新方式与新方法，不断地提高档案管理的专业化水平。

3.提高规范化程度，进一步完善档案管理工作制度

档案管理工作所涉及的方面较多，应当建立完备的档案管理工作制度，以确保具体的工作能够有章可循、有规可依。完善的工作制度，能够规范档案管理人员的日常行为，提高档案管理工作的规范性与标准性，避免发生档案丢失等情况的发生。同时，还应制定相关的激励制度，善用激励机制激发相关档案管理人员的工作积极性与主动性，增强相关档案管理人员的服务意识。

4.加强业务培训，提高工作人员档案管理的安全意识

从档案管理工作的性质来说，其是一项保密性很强的工作。作为从事档案管理工作的人员来说，应当具有较强的安全意识，以保证档案的安全。在当前，信息化时代的背景下，档案基本实现了信息化管理，但由于网络的开放性和共享性，相比较传统的管理方式来说，其具有着一些安全问题。这样来看，档案信息安全成为了当前所亟需解决的问题。若是网络档案信息被别有用心的人所利用，就会出现很大的安全隐患。鉴于此，作为具体从事档案管理的工作人员，应当增强自身的安全意识，加强在网络信息安全方面的相关培训，做好日常的档案管理系统的安全防护，并及时更新杀毒软件，同时做好档案的备份工作。

三、结语

总之，档案管理工作对于单位的发展有着重要的意义，对于未来决策的制定也有着借鉴性的意义。作为相关的档案管理人员来说，应当重视档案管理工作，增强自身的档案管理意识，加强学习，注重提升自身的业务素质与能力。在实际的工作中，还应当注重经验的积累，不断创新档案管理工作的方式与手段。值得注意的是，相关的管理工作者，还应当不断完善工作制度，使得具体的管理工作有章可循，更加规范化与标准化。最后，从事档案管理工作的人员，还应当注重提高安全管理意识，在网络环境下注意档案信息安全，并定期做好档案备份。

参考文献

[1]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（01）.

[2]傅义兴.关于如何做好信息时代电子档案管理工作的思考[J].广东科技，2011（12）.