论档案管理工作内容与模式的转变

郝晓旭

黑河海关 黑龙江黑河 164300

一、档案管理工作状况分析

在信息化建设以及电子机械发展的推动下，档案管理工作也逐渐实现了电子化、现代化的发展，并且电子档案在各个领域中运用的也越发的深入化、熟练化，切实的提升了档案管理工作的质量。而在电子类型档案使用广泛化、规范化同时，实体类型档案文件的使用率却在不降低。并且由于实体类型档案信息在信息传递的时效性、快捷性方面存在不足，也难以实现电子信息类型档档案所具有信息共享、高效传输的优势，因此实体类型档案被电子类型档案取代的趋势也越发的明显。在进一步提升档案管理工作质量的阶段中需要工作人员能掌握电子类型档案管理的需要，制定科学的电子类型档案管理方案，通过完成电子类型档案信息管理模式的转换，让档案管理工作的质量获得相应提升。

二、工作内容方面转变分析

（一）档案保存方面的转变

由于过去档案信息管理以纸质媒介作为基础，因此在开展档案管理工作的时候也就需要占据大量的储存空间，在纸质类型档案文件数量不断增加之后也需要档案储存能有更大的空间，增加了纸质类型档案信息在储存方面的成本以及操作难度。同时在使用纸质类型档案信息开展相应管理工作的阶段，还需要工作人员能重点做好纸质文件的保护工作，避免纸质类型档案文件在储存中出现虫咬、老鼠嗑的情况，进一步增加了档案文件在防护方面的难度。

而电子档案就少了这些缺点，只要在计算机上存入档案，输入检索就可查找。一个人就能完成过去多个人的工作，而且电子版因为要联网还不容易更改，会使档案更真实有效。电子档案收集方便、保存也简单，传递快捷，很容易调出所需档案，满足了人们获取信息的要求。电子档案管理只需要有台电脑就行，不用考虑档案库房和档案柜的设置，只要注重电脑的更新换代以适合保存各种格式电子文档的能力，储存量足够就可以了。与传统档案管理相比，由于计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，有可能会造成信息丢失，需要档案管理人员对电子文档随时备份，以备计算机一旦出现问题不会造成信息丢失。

（二）工作新内容分析

电子档案运用计算机来管理，要做设备故障安全防范工作，对所存数据进行异地备份，以防计算机硬件等系统一旦出现故障，导致存储数据的丢失。对用户可以访问的目录等其他资源进行一定的限定，并且对能执行的操作做限制；还要设置防火墙控制，用于防止网络中的黑客攻击；建立健全的电子档案安全管理制度。制度约束可以提高相关工作人员的责任意识和安全意识，并细化管理规范和操作行为，或者建立相关的监督岗位，专门负责档案信息的安全。对于重要的档案需要加密处理，禁止外部网络访问。电子档案不能和外界的网络、国际网络等相连接，必须实行物理隔离，只能适用于局域网络使用，以防档案被泄密和被攻击。运用访问控制技术保证档案信息不被非法访问和非法使用。管理电子档案要适时对计算机服务器和客户端查毒和杀毒，防止病毒入侵。必须要确保档案能够得到妥善、安全的保存管理，避免档案信息因为各种人为因素或者意外因素而出现损失。有效地防止黑客的攻击，定期对网络机器设备进行扫描。对档案网络的信息进行安全审计，采取措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制。

三、档案管理模式的转变分析

随着网络、多媒体技术的应用，信息化的程度不断提高，档案管理工作的内容和模式也随之发生转变。档案管理工作只有跟上时代的步伐，及时改变思路，改变工作方式，提高工作效率才能充分发挥档案的作用，为各行各业提供服务。

（一）建立健全新型档案材料管理制度

新型档案管理改变了过去纸质档案的模式，储存方式发生了改变，管理也要发生改变。纸质档案可以要求人们不复制、不拍照或是不盗拿就可以，人们用眼睛就可以看得到，而电子档案具有较高的安全性，可以根据档案绝密的等级不同来确定适宜开放的人群。但是电子档案要做好部分档案材料的保密工作，制定明确的管理权限，不能随意拷贝文件，防止档案信息泄露出去。针对查阅服务制定严格的处罚制度，对未经授权而向外界提供查阅服务的个人进行严厉的处罚。

（二）打破传统管理的观念

档案管理内容复杂，包括了政治、经济、文化历史等的信息资源，是最丰富的信息资源，档案管理就要做好这道信息屏障，既方便社会各界科学信息的查找，又要保证信息资源不被泄密，全面提高对档案的有效的管理。电子档案管理运用先进的科学技术，提高了工作效率，实现了档案管理信息化、方便快捷地为社会各界服务。

档案的数字化管理，要求档案管理人员要不断的更新知识，以适应发展的需要。有关部门要注意引进多方面的专业人才，来充实档案管理队伍，增强专业知识，改变过去档案管理人员只是保管的作用。