科研项目财务管理系统的分析与设计

夏肖蓉

摘要：随着国家对科技创新的投入增加，科研经费投入也逐年增多，给科研单位的科研经费管理提出了更高更难更复杂的要求。目前，财务数据及资料冗余、复杂、反复且存在孤岛效应，导致存在科研项目财务信息整合和实现互操作的难题。为了解决科研人员因需要应付国家经费监管各类要求所消耗的大量时间和人力，对科研项目财务管理辅助系统进行分析和设计，解放科研人员非技术研究时间，希望能够为广大科研人员项目财务管理工作提供有价值参考。

关键词：科研项目; 财务管理; 科研经费; 财务数据; 信息系统

中图分类号：G642        文献标识码：A        文章编号：1009-3044（2019）02-0065-03

Analysis and Design of Financial Management System for Scientific Research Project

XIA Xiao-rong

（The Third Research Institute of Ministry of Public Security， Shanghai 201204， China）

Abstract： With the increase of the national investment on the scientific and technological innovation， the scientific research funds increase year by year. Higher requirements for the management of the scientific research funds of the research institution are needed. Nowadays， the financial data and materials are complicated and redundant， which exist the Isolate Island Effect. To solve the need of scientific research personnel to cope with the different requirements of national funds supervision， a large number of materials are analyzed and designed for the financial management assistant system of scientific research projects， hoping to provide valuable reference for the financial management of scientific research projects.

Key words： Scientific Research Project; Financial Management; Research funds; financial data; information system

《國家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020年）》实施以来，我国财政科技投入快速增长，科研项目和资金管理不断改进，为科技事业发展提供了有力支撑。但也存在着项目安排分散重复、管理不够科学透明、资金使用效益亟待提高等突出问题，必须切实加以解决。 为更好地贯彻落实中央的改革决策，形成系统、全面、可持续的改革部署和工作格局，开发一款快捷方便的科研项目财务辅助管理工具，打通科技创新与经济社会发展通道，最大限度地激发科技第一生产力、创新第一动力的巨大潜能就显得非常迫切和必要。

1 科研项目财务管理平台问题

随着科技研究的不断推陈出新，科研人员的增加，有越来越多的科研项目成立、开展。科技研究工作极大地推动了社会发展，是一种非常重要的社会活动。针对众多的科研项目，一直有一套管理方案保证科研工作的正常实施。随着科研项目数量的增长，科研项目管理工作逐渐变得日益繁重。

1.1 科研项目大型化

随着科技的进步，科研项目正在变得越来越大型，科研项目的数量也在不断增加。这给科研项目的财务管理带来了更大的挑战。许多科研项目的时间跨度越来越长，常常会跨许多年。在科研项目开展的过程中，随着时间拉长，许多财务的明细账因为间隔时间太久，往往会出现凭证丢失的现象。即使有对凭证拍照，也可能出现明细账与凭证图像不对应的情况。因此，科研项目大型化导致的种种问题，催生了对科研项目的财务管理进行数字化的需要。

1.2 科研项目财务明细账管理业务流程化

随着科研项目日渐增多，科研项目中财务明细账的管理也越来越规范化。针对科研项目中各式各样的财务明细账，相关部门也出台了相关的管理办法、法规甚至法律。因此对于科研项目财务明细账的管理现在已经有了规范化的流程。例如在本文中，财务明细账根据项目中，每笔财务支出的类型不同，有不同的财务明细账科目编号。针对不同科目编号的明细账，需要提供科目编号相关凭证的照片图像。而财务的来源有三种可能性：国拨、自筹或其他。在最后项目验收的时候，需要针对各式各样的要求，形成不同的文档，以供审核人员审核。因此，现阶段的科研项目财务明细账管理业务已经非常流程化，许多日常的管理工作可以被程序化，这为科研项目财务明细账辅助管理系统的诞生奠定了基础。

1.3 科研项目验收高定制性

在科研项目验收的过程中，对财务的验收需要生成指定时间段内，指定内容的凭证文档和决算表。凭证文档和决算表在不同的情况中，需要按财务明细账的科目编号分类，或者按时间区间分类。在实际验收过程中，实际需要生成的凭证文档有很大的变动。很多时候需要依据实际的验收要求，编写指定财务明细账的凭证文档。例如指定凭证号的凭证文档，或者是财务专家需要仔细验看的明细账凭证文档。针对验收阶段出现的特殊要求，财务人员需要在尽可能短的时间内完成撰写。为了解决上述的科研项目验收文档高定制的特点，可以采用计算机软件系统来帮助自动化生成凭证文档和决算表。

2 科研项目财务管理系统需求分析

科研项目的财务数据资源往往非常丰富，而对这些财务资料的自动化处理手段少之又少。为弥补财务资料处理能力的不足，往往需要大量的课题人力实时或事后浏览财务资料，并完成整理。在本系统研发之前，在实际课题执行过程中，科研人员在整个科研项目管理中需要消耗整个项目过半的时间用于各自项目的财务管理。综合科研项目管理和财务管理，旨为将科研项目财务管理规范化、科学信息化，确保科研经费有效运用，解放科研人员因科研经费管理所消耗的冗余时间。项目参与单位迫切的需求主要为如下四大部分。

2.1科研项目财务标准及规范

科研项目的负责人及团队往往都是技术人员，非专业财务人员，但在课题管理过程中需要了解掌握项目经费相关法律政策。在课题执行过程中，更需要使用相关法律政策监管课题经费执行情况。课题的执行期内，法律法规会随着科研实际发展过程和部分社会因素而产生变化，科研人员需要实时掌握课题执行期内所有政策，并根据政策改变的轨迹使用科研经费。

面对国家政策日新月异更新的问题，科研单位需要实施同步并参考执行。需要建立要由大量相互关联、相互支撑的法律法规和条例政策作为项目经费的根基。且在项目经费实际执行过程中，研发人员支出经费需要参考相关内控制度，财务人员审核经费需要参考财务相关管理办法，课题负责人复核经费需要参考科研项目相关管理办法。因此需要建立标准及规范库，可将科研项目管理办法、财务管理办法及内控制度等相关标准及规范导入库中并更新查询。

2.2科研财务管理

财务数据及资料的特点是冗余和复杂化。财务的信息在时间上和记账方式上存在的冗余可以一定程度上借助财务软件辅助账导出的方式解决。但是即使借助了财务辅助账提取的方法，提取后的数据仍然存在大量无用信息。需要将科研项目中所涉及的财务有效数据及资料规范化、信息化。科研项目财务管理应用与企事业单位财务管理应用之间存在定义描述矛盾，导致科研项目财务信息整合和实现互操作的难题，且国家政策、地方政策和单位政策存在政策不统一问题，进一步增加了互操作困难程度。需要有效解决相关矛盾，并实现多项目财务信息资源共享。

由于项目的大型化、多样化、复杂化，且财务相关信息大量且冗余，需要一款围绕科研项目管理对财务数据及相关资料处理自动化、信息表达标准化和按需服务个性化的财务管理需求，攻克面向科研项目的财务信息有效提取技术，突破项目栏目结构化描述技术。具体包括判定单独核算、分析财务数据、关联科研项目栏目、创建科研结构化描述、导入并优化财务资料等相关需求。

2.3科研查询及应用平台需求

从海量财务数据中寻找个别财务数据及资料，一个合理的想法是搭建一个类似百度或者谷歌那样的搜索引擎来实现搜索功能，且需要限定搜索范围为科研项目财务管理相关内容。科研查询子系统对科研项目财务管理中的执行进行全程跟踪管理，可以根据项目的财务数据及资料根据直观的精确搜索实现对财务资源的高效浏览有效地辅助科研人员对科研项目的管理，对财务管理的数据进行监控、统计和分析，并可根据国家相关管理办法调整财务资料，提高科研经费管理的合理性。

提取后的有效信息仍然存在信息大量化、复杂化等问题，面对项目过程中各类要求，包括课题组内部监控统计，包括课题外部的检查、验收等相关环节，都需要可以及时准确定位其中唯一信息或一类信息。面对常规检查需要有常规的条件查询，面对突击检查和临时检查，需要有及时应变的查询。

结合项目执行不同阶段，根据国家相关科研管理办法要求，项目组需要及时提供常规材料与个性化材料。项目成立之初有项目启动，项目执行期间有中期检查、年度总结，项目结题时有项目审计、项目验收、项目归档。除此之外，还存在巡视组审查、审计署抽查等相应过程。不同组织管理部门要求不同，课题组需要与之对应的相关应用。包括科研决算、科研明细辅助账、项目检查/验收应用、科研管理经验分享等相关应用。

2.4 信息管理需求

财务数据及资料本身的数据共享存在很大的孤岛效应，且与科研项目财务管理相关的干系人多样且功能需求各不同，比如财务明细账等涉及专业知识，而验收资料等需要信息共享。因此为本系统量身定制个性化管理应用，针对不同功能分别进行主从管理和同步管理。解决系统运用权限问题和数据及资料同步问题。

以某國家项目2013AA014600为例，财务数据约1500+条，凭证图片约80G，而项目单位同时承担大量的国家重点研发计划、省部级重点课题、国自然等项目。针对大量的财务数据和财务资料，需要有效的解决数据及资料的管理问题。部分信息的特性是只有专业人员才可判断修改，如财务数据，则需要主从管理。部分数据及资料的特性是遍地开花式使用，如项目政策法规等，则需要同步管理。

3 科研项目财务管理系统的设计

将复杂系统按功能进行模块划分、建立模块的层次结构及调用关系、确定模块间的接口及人机界面等。包括系统的软件体系结构和功能模块结构。

3.1 系统的软件体系结构设计

科研项目财务管理辅助系统分为数据层、数据管理层、业务层、用户权限管理层和表现层，如图 1 软件体系结构设计所示。数据层：主要为数据库和文件库两部分组成。负责数据访问标准。将数据、逻辑与展示分离，有助于增强系统模块间的独立性，提高系统的可维护性。数据管理层：主要包括数据连接器、数据主从管理和数据同步管理。通过MySQL建立数据连接和设计信息的同步管理，包括财务数据、项目栏目、备注信息等数据。通过SVN设计信息的同步管理，包括法律法规、凭证、科研辅助资料等。业务层：主要包括科研项目财务标准及规范、科研财务管理、科研查询及应用平台和信息管理四部分。业务层为本系统设计的核心内容。设计科研财务标准库功能、智能分析财务信息功能、结构化描述科研内容功能、常规查询及个性化定制查询功能、科研财务应用平台功能等相关功能。用户权限管理层：本层主要负责用户密码加密与验证和用户身份核实与权限设置。表现层：主要通过PyQt和Qt实现系统及子系统界面。本层主要负责直接向用户提供数据。

3.2 系统的功能模块结构设计

系统总共有九个主要模块，包括有UI框架、用户登录管理与权限控制模块、科研项目财务标准及规范模块、科研财务管理模块、科研查询及应用平台模块、信息管理模块、数据连接器、数据同步管理模块和数据主从管理模块。其中数据库是基础，用户登录管理与权限控制模块、科研财务管理模块、科研财务管理模块、信息管理模块都依赖于数据库。四大业务模块之间是相对独立的，他们分别完成不同的业务任务。功能模块结构图如图2所示。

用户管理通过与数据库的用户表连接，接受用户在UI界面输入的用户名和用户密码，实现用户登录的功能。通过获取数据库中用户身份，完成用户权限设置的功能。在使用者为课题负责人的时候，允许新增用户及删除用户。用户管理模块接受课题负责人在界面的相关操作，对数据库中用户表进行相关操作，完成新增用户及删除用户的操作。

财务明细账管理通过与数据库中的财务明细账表连接，接受用户在UI界面输入的财务表格，对数据库中明细表进行增删改查操作。用户指定格式的文件也在该模块内完成处理。

财务明细账凭证管理主要从UI界面获取财务明细账以及每条财务明细账所需凭证的存放路径。随后接受用户在UI界面上放入的图片，压缩并旋转后存入指定的路径内，完成凭证的管理。

数据导出从UI界面获取用户需要导出的条件，从数据库中获取相应要导出的数据，最终依据需要导出的目标格式，生成指定的文件。

4 结束语

综上所述，科研项目财务管理辅助系统的分析和设计，主要是基于科研人员对于项目管理的项目管理和财务管理需求，借助软件系统的力量实现信息管理，进而释放科研人员人力，降低管理时间，提高管理综合效果，为科研经费的有效贯彻落实提供相应的保障，真正发挥出科研项目的重要作用，促进科研经费管理质量的全面提高。

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