从“报销难”看高校财务管理中存在的问题与对策研究

陈原

(枣庄学院计划财务处，山东枣庄 277160)

0 引言

近年来，随着我国高校办学规模不断扩大，高校师生人数不断增加，经费总量大幅增长，报账业务量急剧增加.巨大的报销工作量与财务人员配置不足形成了尖锐的矛盾，“报销难”成为高校普遍存在的问题.一方面，广大师生手握票据无法顺利报销，抱怨多；另一方面，财务人员长期在嘈杂的环境中，从事高强度的重复精细工作，压力大；同时，作为服务窗口，财务人员还承受着广大师生的抱怨及领导的批评，委屈多.本文就从“报销难”这个问题入手，分析高校财务管理中存在的问题及其原因，结合实际，提出解决对策.

一、高校财务管理中存在的问题及其原因

1.政府对经费的管理日益严格规范，信息传导不畅通

党的十八大以来，政府对各级财政资金的管理日益严格、日益规范.一方面，通过财政集中支付、公务卡、政府采购等方式加强了资金流向的管理，一方面通过修订差旅费、会议费、培训费、公务接待费、因公出国(境)费、公车购置用及公车运行维护费等一系列经费管理办法，加强了资金自用管理.同时，各级巡视、审计、督查的常态化，也促进高校不断加强制度建设，修订完善各项财务管理规章制度，规范财务管理.

财务报销是一项政策性非常强的工作，财务人员依据各项财务制度及经费使用管理规定对原始凭证的真实性、合规性、合理性进行审核.虽然财务部门会及时将财务信息、新的财务制度通过文件等方式印发至校内各部门及院系，各业务主管部门所制定的经费使用管理规定及报销方面的管理办法也会及时在网站上发布，但老师们平常教学科研工作非常繁忙，可能不会在意这些事情.信息的不对称，信息传导失效，这就造成广大师生对财务制度、各项经费使用规定、业务办理程序不熟悉、不了解，师生在办理报销业务时，财务人员需花大量的精力、时间反复解释相关事项，从而影响了效率.同时，又往往因为各种手续的不合适，造成师生们报销很难一次性审核通过，而对财务部门产生抱怨心理，认为财务部门要求太多.

2.报销签批手续繁琐，耗费大量精力

签批是高校内部控制流程中关键不可或缺的一环，为了管理好高校经费的使用，财务报销实行严格的签批制度.按现行财务管理体制，一张发票上一般要经办人、部门负责人、主管部门负责人、分管校领导等人分别签批；涉及资产购置需要资产、招标等部门审批；涉及大额资金支出，还要走“三重一大”议事程序.由于各类经费要求的签批程序不同，师生报销前，需要辗转于各个部门之间；而同时领导们工作繁忙，既要负责日常教学工作，又要负责学校日常事务的管理，师生们找领导签字审批时往往会遇到一次签不全，往返好几次才能办成，这就耗费了大量的时间和精力.当师生拿着签完字的单据前往财务部门报销时，一旦出现票据不规范、不完整等情况导致财务审核无法通过，师生就会把前期签字时的急躁、不满情绪一并释放出来，使财务部门变成了矛盾的焦点.

3.预算编制不完整、不合理，预算执行困难

随着《预算法》的修订施行，各级政府对预算编制、预算执行的监管要求越来越严格，不断强化预算的刚性，严禁无预算、超预算的支出行为；不断推行预算绩效评价，逐步建立“花钱必问效，无效必问责”追责机制.在此背景下，高校预算编制都在按照“谁干事、谁花钱，谁编预算，谁管事，管什么事，编制什么预算”原则进行.这样，如果校内各部门、二级学院在编制预算时未做认真分析测算研究，造成预算编报不严不实、不完整、不合理，势必会在执行时遇到困难，造成经费支出无法报销.

4.业务主管部门不履行经费管理职责，造成矛盾转移

高校财务管理一般实行“统一领导、集中管理、分级负责”的财务管理体制，在日常办公经费外，按事业发展需要列专项经费.各项专项经费一般都划分至业务主管部门进行管理，由其制定相应的经费使用管理规定并负责该项经费的使用签批.而各经费主管部门往往充当“老好人”的角色，对经费使用的审批，不能严格按照经费使用管理规定、经费预算审查经费使用是否合理合规、是否按预算执行，而是往往是一签了事，将审核的责任推到财务部门.这就导致师生因经费使用不合理合规或未按预算执行而不能报销时，错误的理解为主管部门都签字了，财务却不给报销，就是财务部门对其故意刁难.财务部门又一次变成了矛盾的焦点.

5.师生提供的原始凭证不符合要求

由于没有经过系统的学习，有些师生所取得的原始票据不规范、不完整，例如：发票缺少明细清单、单位名称填写错误、发票盖章不规范、取得的是自制收据而非税务发票、消费时未按要求使用公务卡结算等；有些师生票据粘贴不符合要求；有些师生报销时提供的材料不齐全，例如：公务接待四单不全，属于政采的项目缺少招投标材料，发放人员经费时缺少相应的发放标准，外出参加会议培训缺少会议培训通知、出差审批等；有些师生经费使用超出了经费适用范围或预算额度等.以上这些情况，师生在报销时，既增加了财务人员审核和整理带锯的工作量，影响力工作效率；同时，不合规的单据也使得师生不能顺利完成报销，只能再回去补齐材料、更换票据、补办手续，如此往复，在客观上造成了“报销难”.

6.报销业务集中，高峰时期报销排队

一般来说，受假期和资金影响，高校的财务报账高峰时间相对比较集中，小高峰在每年的3月和6月，大高峰在每年的10月底至12月.高峰时期，很多老师往往需要放弃手头工作专程排队报销.在业务量大时，财务部门拥满了前来报销的师生，环境嘈杂，空气流通不畅，有的老师为了能尽早报销，会提前于上班时间就在财务部门门口排队等待，却有可能排了一上午队到中午下班还轮不上，导致老师对财务处意见很大.同时，对于财务人员来说，整日在嘈杂的环境中办公，很容易产生负面情绪，直接影响了工作效率和服务质量.

7.财务人员的业务能力和综合素质需要不断提高

财务人员每天面对大量的原始凭证及附件资料，需要在相对较短的时间内审核其真实性、合法性、完整性，并根据经济业务性质、经费项目编制正确的记账凭证.同时，财务岗位是一个服务性岗位，直接面对全校师生，这就需要有较强的沟通能力和语言表达能力.财务人员的业务能力、综合素质就成为影响审核工作效率的重要因素.但财务人员岗位流动性不强，学习交流机会少，专业知识日趋落后，长时间紧张的重复工作，思维局限、创新意识不足，从而制约了高校财务管理水平的提高.

8.高校经费急剧增长，财务人员配置不尽合理

随着高校办学规模不断扩张，资金量也在不断增加，随之而来的是财务业务量急剧增长，财务业务更加复杂.但由于学校编制问题,财务人员配置却不能随之增加, 财务人员的工作量不断的增长，造成教职工报销排队等侯时间过长.同时，财务岗位责任重大，面向全校师生的工作环境却很嘈杂，财务人员长期从事这种高强度的重复、精细工作，身心压力大，使其普遍具有颈椎、腰椎、焦虑等职业病.长此以往，财务人员的心里会产生一种消极思想，影响了他们的工作质量和服务水平.

二、提升财务管理水平对策

通过上述原因分析可以看出，解决高校经费“报销难”，根源在于解决财务人员与报销人员的矛盾，这既要解决人的因素，又要通过体制改革、流程优化、技术升级解决过程因素.

1.强化服务意识、主动提高服务质量和工作效率

高校财务部门既是管理部门，又是服务部门，面对学校财经是管理，面向广大师生是服务.财务人员在严格执行规章制度，严格审核单据的同时，不断强化主动服务意识，真正树立起为师生服务的观念，做到“态度热情、服务周到、耐心仔细、巧妙沟通”，这是做好管理、服务的关键因素.每一位财务人员在不断提高工作效率的同时，对师生遇到的问题，耐心解释，不急躁；对师生报销的单据，全部审核后一次把问题全部指出，不让师生反复跑；对特殊问题，要认真分析，在不违反规章制度的前提下，遵照实质重于形式的原则，采取合适的处理方式；对自己解决不了的问题，留下对方联系方式，向领导汇报后，及时给师生答复.同时，财务人员在工作中还要做个有心人，注意收集报销过程中遇到的新问题，注意听取师生员工关于审核工作、报销制度、报销标准的意见和建议，及时反馈给相关领导并作出相应改进.

2.建立多渠道信息沟通机制，解决信息不对称问题

财务部门可针对报销流程、发票要求、报销要求、经费签批、借款、人员经费发放、预算管理、收费管理、资产管理、招标管理等事项编制业务指南，同时对相关规章制度进行提炼，编印财务操作手册，分发至学校每一位老师手中，在全校范围内普及财务知识.在财务部门内部醒目位置，张贴各种单据填写的规范的样本作为范例，以供参考.充分利用网络资源，将财务信息及时发布在网站、公众号上.通过建立财务微信群、QQ群等多渠道加强与老师的交流，针对老师提出的各种问题，及时在微信群、QQ群中进行答复.采取“请进来、走出去”的方式，财务人员定期组织培训和座谈，对广大老师进行业务指导并积极收集信息反馈；要深入业务一线，走进部门和二级学院进行调研，倾听老师们的意见和建议，及时作出相应改进.

3.下放管理权限，简化审批流程

大学从本质上来说，是一个学术共同体.二级学院作为以学科为基础设立的教学单位，是大学管理的核心，将管理重心下移，实现由“校办院”向“院办校”的转变，是大学改革的基本趋势.采取学校宏观管理、学院自主运行的校院两级管理体制改革，即学校根据院系的规划和发展情况进行资源配置，院系自主调配资源，同时将财务、资产、人才培养等审批权，下放二级学院.这个改变，在很大程度上简化了报销审批流程.老师们只需要在本学院内就可完成报销的签批手续，省却了找各级领导签字审批的时间.

4.制定报账员管理办法，加强对报账员的培训

在各部门、二级学院设立报账员，负责所在部门、学院预算编制、制度宣传、报销单据提前预审，由学校财务处对其进行业务培训和指导，这对规范财务管理，提高财务工作效率，有着不可忽视的作用.财务部门应制定报账员管理办法，明确报账员工作职责、工作程序，并建立报账员考核机制，加强对报账员的培训，定期举办财务政策变更宣讲会，财会知识讲座，普及报账制度及流程，继而提高二级报账人员的专业知识，从而提高财务工作效率.

5.依托信息化技术，建设智能财务平台

随着高校资金量的不断增加，经济业务日趋复杂，财务人员基础性工作量大幅增加.加强高校财务信息化建设，搭建智能财务管理平台(图1)，利用网络资源可有效解决财务报销中排队问题，提高财务人员工作效率，缓解报销人员与财务人员的矛盾.通过网上申报系统、网上报销系统、网上审批系统、银校互联平台与账务系统、学生收费系统、工资管理系统、个人收入发放系统的互通互联，报账人员可以在任何时间、任何地点登录系统，按照要求录入报销信息，上传单据，各级领导可在手机、电脑上完成单据签批，待财务人员对原始凭证审核无误后，款项直接发放至报销人员预留的银行卡中，整个报销过程，报销人员无须排队等待，节约了老师们大量时间.同时结算人员不需要在网银中录入结算信息，降低了人工差错率，减少了因结算信息录入错误而产生的发错款情况.通过网上查询系统与账务系统、学生收费系统、工资管理系统、个人收入发放系统的互通互联，广大师生可随时随地查询自己的经费使用情况、学费收缴情况、收入发放情况，做到心中有数、一目了然.

图1

6.加强学习交流，不断提高财务人员胜任能力

财务工作是一项政策性很强的工作，处理各项业务的依据就是各项财务规章制度，财务人员应该认真学习，吃透文件、吃透规章制度，而不能经验主义、望文生义.财务部门应建立财会人员定期学习交流机制，加强财务人员业务培训和团队交流学习，主动学习制度变化，主动跟进经费管理的热点、破解经费管理的难点，进而提升财务人员自身业务水平.同时，财务人员要加强同其他部门单位多交流沟通，要了解并理解学校的相关业务，知道学校发生的大事，了解的越多越透，抓住业务的本质，处理财务业务时越能找到最恰当的方法.通过学习交流，提升财务人员的业务能力、综合素质，强化财务人员全局意识、创新意识，不断提高财务人员胜任能力.

7.合理配置人员，建立财务人员定期轮岗机制

合理配置各岗位人员，以解决岗位间工作量的不均等现象.增加财务人员，以缓解财务人员少、工作量过大的矛盾，从而提高工作效率，加快报销速度.建立财务人员定期轮岗机制，既是内部控制的需要，又可使财务人员全面熟悉各项业务.

三、结束语

随着高等教育的快速发展，高校经费“报销难”已成为制约高校财务管理服务学校发展的一个瓶颈.解决高校经费“报销难”的问题，在一定程度上是提升高校财务管理水平，深化业财融合，疏通高校内部治理通道的一个有效手段.通过建立多渠道信息沟通机制，解决信息不对称问题；通过提高财务人员服务意识、业务水平、工作效率，进一步提高财务人员胜任能力；通过改革管理体制，简化经费审批程序；借助现代信息化技术，搭建智能财务平台，实现财务运作效率的大幅提升，切实解决财务人员与报销人员之间的矛盾，进而提高财务运作效率，财务管理水平.