应用办公自动化系统提高医院感染管理质量*

——张京利 王力红 马文晖 赵 霞 赵会杰 韩 叙

办公自动化(OA)系统是信息化时代背景下现代化组织不可或缺的行政管理及办公工具[1]。医院使用OA系统可将工作人员从繁琐复杂、无序的工作环境中解脱出来。据调查，借助OA系统可明显提高护理管理工作效率[2]；将OA系统与医院信息系统(HIS)和医院物资供应链管理系统集成，可优化医用材料管理流程[3]；需要多科室多人协作配合的工作流程,通过现代化的OA，实现工作流的自动化[4]；以OA系统为依托的不良事件上报平台，使不同岗位的医务人员上报各类不良事件例数明显增加，通过分析整改，促进了全院质量体系改进[5]；借助OA系统进行医院感染知识培训，使全员培训参与率由82.9%提高至98.1%[6]。

首都医科大学宣武医院作为三级甲等综合医院，内部组织结构复杂，管理流程众多，许多工作存在交叉，需要多部门协同。医院感染管理工作涉及全院医疗、护理、医技、总务后勤、基建、教学、科研等诸多方面，关乎医患双方安全[7]。该院在如何充分利用OA系统助力医院感染管理，提高工作效率和质量，以更好地保障患者安全方面进行了有益探索。

1 在OA系统中设置医院感染管理项目

该院OA系统的主要功能包括：通知公告及公示信息，即时消息，收发文管理，流程管理，部门功能分区展示，会议管理，在线调查及考试等，同时已开发了OA移动端(苹果手机、安卓手机、苹果PAD)。与微信和电子邮箱等其他网络信息化手段相比较，OA系统具有覆盖性广、及时性、高效性、标识性、主动性、保真性、权威性、工作流程自动化、信息查询精准性、灵活性等优势。

面对庞杂的医院感染管理工作，院感处与信息技术科充分沟通协作，综合考量OA系统的优势及各类别医院感染管理工作的特点，梳理出OA系统可助力医院感染管理工作的项目主要包括：发布感控信息公告，设置医院感染督查结果反馈流程，设置消毒剂准入审批流程，设置专属文件柜供全员随时查阅下载相关资料，进行医院感染管理法规及知识在线考试等。

(1)发布感控信息公告。授权院感处专人在公告栏中发布感控相关重要通知及新制定/修订的制度，实现重要信息传递的及时性和广覆盖。

(2)设置医院感染督查结果反馈流程。医院感染管理借助OA系统形成网络闭环，见图1。其中，管理层(院感处主任和临床/医技科主任)的审批节点有开放的备注栏，均能书写备注进行交流。流程结束后，所有参与流程人员均自动备案。

图1 OA系统中医院感染督查结果反馈流程

(3)设置消毒剂准入审批流程。该流程由申请部门的感控干事启动，填写相关资料后自动流转至院感处主任审批→采购部门负责人审批→感控工作主管院长审批。流程结束后，所有参与流程人员均自动备案。

(4)设置院感处专属文件柜。在院感处专区设置不同标签的文件柜，分别放置医院感染管理相关的国家法律法规、标准及规范，该院医院感染管理规章制度，医院感染管理法规及感控知识培训资料等，供职工随时查阅下载。

(5)进行医院感染管理法规及感控知识在线考试。在OA系统后台设立医院感染管理法规及感控知识题库。每次考试信息技术科均可按照院感处提交的需求灵活编制试卷生成程序。例如，每次在线考试时既可以生成相同的试卷，又可以系统随机生成不同的试题(包括院感处规定题库中的必选题和随机选择题)；既可以出单选题，又可以出多选题。提交考卷后，系统可按院感处预先提供的标准答案自动即时计算出考试成绩；同一次考试可按院感处预先要求给每人数次考试机会(按试卷的难易程度设置2次、3次或5次不等)。授权院感处专人开启/关闭考试通道，以及分科室统计考试结果(如考试率、合格率及未参加考试人员名单等)。

2 应用成效

在OA系统上设置“院感督查结果反馈流程”，从根本上解决了纸质反馈工作效率低、可追溯性差、整改效果不明显的问题，并大幅度缩短了反馈周期。医院感染专职人员只需要启动流程，检查结果就能实时发至临床感控干事，完成一个反馈闭环(其中包含4类人员5次填写和审批)。反馈周期从原来的纸质反馈无确定时间，到应用OA系统“院感督查结果反馈流程”后平均15天，部分科室甚至可在6天内完成。该流程是医院感染管理核心流程，所有督查发现的问题均需要经此流程反馈给相关科室，科室针对存在问题制定整改措施，院感处在下一个检查周期跟踪措施落实及整改效果，进而完成感控质量持续改进。信息技术与管理措施双管齐下，推进医院感染监测工作发展[8]。

该院在医院感染管理工作中联合应用医院感染实时监控系统和OA系统上的反馈流程，使医院感染漏报率由应用前的8.5%(2000年-2014年漏报率为5.5%～11.5%，中位数为8.5%)降低至2.58%(2015年2.83%，2016年2.48%，2017年2.44%，中位数为2.58%)，成效显著。

“消毒剂准入审批流程”每个审批环节均由相关部门领导使用密钥进行电子签章，电子备案资料具有与亲笔签字同等效力，节省工作人员时间，且可追溯。参加医院感染管理法规及感控知识在线考试者只要在规定时间段内(一般为1个月)通过内网/外网登陆OA即可完成考试并即时知晓考试成绩，设计重考次数不等，可促进医务人员对医院感染管理法规及感控知识的掌握。在公告栏中发布感控相关重要通知及新制定/修订的制度，既实现了重要信息传递的及时性和广覆盖，又节省了院感专职人员大量时间，使其能将更多精力投入到指导临床感控的专业工作中。院感处文件柜中的资料专人随时更新维护，既避免了资料上传的随意性、混乱以及不规范性，又保证了员工能够随时查阅下载最新资料。

3 体会

OA系统充分发挥作用的前提是全院职工每日及时登录，接受最新通知并且安排当天日常工作[9]。该院已明确要求全院各部门必须使用OA系统进行办公。

医院感染管理部门应高度重视OA系统平台作用，主动向信息技术部门提出各种OA系统助力感控工作的需求。应详细书写功能需求书，并与信息技术部门的项目负责人及工程技术人员充分沟通。充分利用OA系统的流程自动化功能，编制多个医院感染管理相关串行及并行工作流程，这不仅能大幅度提高院感管理的工作效率和质量，而且由于网络工作流程每一环节均有记录，所有参与流程的人员都自动备案，因此使医院感染管理资料较传统工作模式具有更好的真实性、完整性和可追溯性[10]。

目前，OA系统中各项流程仍处于收集、存储及查询数据的初始状态，尚不具备不同维度的数据统计、图表展示以及智能提醒功能。今后，应通过对原始记录数据的深度挖掘，实现各科室历次检查发现问题以及整改效果的多维度呈现。例如，系统可按时间轴自动呈现出某一科室在不同的检查周期存在的问题，若连续两个检查周期存在同一问题，则表明该问题整改不到位，系统将智能提醒感控专职人员在下一个检查周期重点检查并追根溯源；若属于科室主观行为导致则加大处罚力度；若是因硬件或人力支持不到位所致，则与相关职能部门沟通协调解决。