浅谈办公室文书档案的管理及常见问题

高彩平

摘  要：现代企业管理中，办公室文书档案管理属于重要一部分，其管理质量直接影响企业的综合管理水平。然而从当前辦公室文书档案管理情况看，存在的问题仍较为突出，包括管理问题、人员素质问题等，这些均要求采取有效的管理改进措施。本次研究将对办公室文书档案管理基本特征分析，明确当前办公室文书档案管理常见问题，提出办公室文书档案管理改进建议。

关键词：办公室文书档案;管理;问题;改进建议

作为现代企业管理中的重要组成部分，文书档案涉及各部门运营管理内容。尽管当前企业管理中对办公室档案管理给予足够重视，但实际管理中存在的问题仍较为突出，其直接影响各类文书档案优势发挥，如通过快速查询档案内容了解部门运营情况等，限制企业整体运营管理水平的提高。如何在办公室文书档案管理上加强，成为目前企业管理中需考虑的主要内容。因此，本文对办公室文书档案管理相关研究，具有十分重要的意义。

一、办公室文书档案管理基本特征

办公室文书档案管理区别于一般管理活动，其包含多方面特征，主要表现为：第一，以资料的收集与保存为重点。办公室文书档案中，包括的内容较多，如关键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。第二，文书工作部分。文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。所以档案管理工作应将文书工作作为基础，其影响极为明显。第三，文书档案载体多样性。文书档案包含的内容较多，如会计档案、新设备档案、科技档案、党群管理，而在保存载体上，有责任书、合同、协议、录像、录音、照片或电子档案等[1]。

二、办公室文书档案管理常见问题

（一）文书档案管理衔接问题

文书档案管理涉及的部门较多，各部门均设置有相应的文书档案管理岗位，岗位人员需充分了解文书档案内容，便于后续文书档案整理、查阅，为部门决策管理提供参考依据。同时，现代企业发展中，一般也设置具体的文书档案管理部门，该部门负责对所有部门文书档案做整体把握，需系统整理所有文书档案。如何保证企业整体与部门间的文书档案管理衔接，是影响文书档案管理效果的关键，但目前大多企业这种管理脱节情况极为常见，甚至在文书档案书写方式上不统一，更无从谈及提高企业文书档案管理整体水平。

（二）电子文书与纸质文书档案管理问题

电子文书档案是企业办公室文书档案的常见形式。近年来办公自动化趋势下，文书档案管理中电子文书档案所占比重越来越高。但需注意的是，尽管相比纸质版文书，电子文书管理更加容易，但电子文书相关数据不具备安全性、可追溯性，很可能出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。而对于纸质文书档案，其管理效率与安全性一直倍受关注。例如，许多纸质文书档案内容与电子版内容重复，直接造成管理人员工作量增加，且资源被浪费[2]。

（三）文书档案管理人员素质问题

现代企业文书档案管理与传统管理形式不同，不再局限于文档收集层面，更强调专业性、技术性。特别是文书档案载体上，既有纸制形式，同时包括电子存储形式，这就要求管理人员在综合素质上加强，不断提高专业技术能力，在原有的收集整理能力基础上，还需对计算机基础操作、数据库操作能力。但目前大多企业负责办公室文书档案管理的人员多为兼职人员，如人力资源管理部门负责整理，或由其他文职职务进行管理，致使文书档案管理水平降低。

三、办公室文书档案管理改进建议

（一）文书档案管理部门衔接合作

针对当前办公室文书档案管理中存在的问题，首先要求在文书档案管理部门衔接合作上加强。企业文书档案管理部门应立足于企业实际，在管理中强化与各级分部门间的衔接，强化各部门人员之间的沟通。同时注意，在文书档案管理中，应注意提高规范化水平，如文书表格格式、字体字号、文件格式以及纸张选择等各方面均应保持一致。对于文书档案的收发，及时进行登记整理，确保所有文书档案资料的统一完整，并做归类放置，便于后续翻阅核查。

（二）电子文书与纸质文书档案管理

对于电子文书档案管理，可考虑引入电子签名技术，做好文书档案格式校验工作，在提交电子文书中需通过授权验证，保证安全性。在浏览、查阅电子文书档案中，可利用加密认证、权限设定方式，避免出现数据被复制或篡改情况。对于原始文档信息，需做好备份，保证原始文档信息的真实性。而在纸质文书档案管理上，应注意对电子文书档案与纸质文书档案进行合理分配，保证资源分配合理性，同时在相关规章制度上完善，通过制度约束，使文书档案的完整性得到保障[3]。

（三）文书档案管理人员素质强化

人员素质的强化是文书档案管理工作的关键。企业应通过多种方式在人员素质上加强，如定期开展培训活动，强化人员在文书档案方面的收集能力，同时加强在计算机操作能力上的培养。同时，需在培训活动中加强人员的责任意识、团队意识训练，可提供过列举反面实例使人员认识到文书档案管理的重要性。另外，可考虑将文书档案管理效率与人员绩效挂钩，提高人员工作积极性[4]。

结束语：

办公室文书档案管理水平是影响企业整体管理的关键。实际开展办公室文书档案管理中，应正确认识文书档案管理的特征，立足于当前办公室文书档案管理常见问题，注重文书档案管理部门的衔接合作，强化电子文书与纸质文书档案管理，并强化文书档案管理人员综合素质。这样才能提高办公室文书档案管理水平，为企业发展提供坚实的保障。

参考文献：

[1]刘萍.办公室文书档案收集与归档工作的相关分析[J].科技风，2018（34）：55.

[2]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，2018（31）：131+133.

[3]孙爱民.办公室文书档案收集与归档工作管理措施[J].办公室业务，2018（20）：117.

[4]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：27+38.