企业档案管理的问题与解决方案

窦美莹

摘 要：随着我国经济的快速发展，各个领域都获得了较大的发展，我国众多企业也都取得一定的进步与发展，但是同时，也在面临着一些严峻的问题。尤其企业档案管理方面的问题最为突出，这些问题的存在极不利于企业档案管理工作的顺利进行，而且很有可能影响企业未来的发展。为此，针对这些企业档案管理问题，就需要有关企业领导者能够积极的采取有效地解决措施，进一步提高档案管理水平，尽量避免不必要的问题发生，更好的促进企业的良好发展。

关键词：档案管理；对策；企业

在如今企业经营发展的过程中，往往要求有关工作人员能够做好企业管理方面的工作，档案管理作为企业管理工作中的重要部分，也需要有关工作人员加以重视，积极的开展档案管理工作。然而，在实际进行档案管理的过程中，还是会出现很多问题，尤其在存档、利用等方面的问题比较明显。这就需要有关档案管理人员能够严格要求自己，学会利用先进手段加强档案管理，并提高档案服务意识，为相关管理者提供科学的决策，以更好的促进现代化企业的建设与发展。

1 企业档案管理的重要性

企业档案管理是企业管理中的重要内容，可以说，企业档案管理的水平也是企业实力的一部分，对于企业的经营效益以及未来的发展都有一定的影响。做好企业档案管理工作尤其重要的意义。首先，企业档案管理是企业长远发展的基础，它作为重要的企业软实力象征，它的水平之间与企业的发展有着很大的关系，对于人才的聘用以及选拔都会有很大的影响，而且档案管理工作也是知识与管理双重经验的积累，对于未来企业的发展起到积极的促进作用。其次，企业档案管理工作的有效开展还能为企业带来活力，尽最大的程度去创新，尤其一些高新技术的应用，更是使得档案管理系统愈加完善，能够对于企业数据的处理等起到良好的作用，进而真正满足时代发展的需求。最后，档案管理工作的开展，还能方便工作人员进行参考一些资料，从而进行科学的决策，事实上，档案管理确实是企业管理的重要部分，因为企业的生产活动中的数据记录等都离不开档案管理工作的开展，而工作人员能够通过查阅这些数据等为管理者提供参考意见，而且在面临重大的決策过程中，也能更好的进行数据分析，使得决策更为合理、科学、可靠。由此可见，做好企业档案管理尤为重要。

2 企业档案管理中的问题

2.1 档案管理意识不强烈

在企业档案管理的过程中，还是会存在问题，而管理意识方面的问题最为明显，大多管理者的管理意识都较为欠缺，甚至对于自身的工作内容以及责任都不能加以明确，这就使得档案管理工作难以进行有效的开展。尤其在新时代的背景下，档案管理工作愈加的向着信息化的方向发展，一些高科技的手段都在融入应用。但是很多管理人员的思想意识还有待提高，而且素质能力也有所欠缺，这就很难满足新时代企业档案管理的要求，难以具有规范性，档案管理的水平一直得不到有效的提高，这些都具有局限性，不利于档案管理工作的创新发展。

2.2 档案管理不深刻

档案管理中的问题还在于其管理的认识不深刻，一些企业虽然在档案管理方面能够予以重视，并且懂得利用先进的技术等进行管理。然而，这些档案系统的应用往往只是停留在对于信息的简单记录，查询以及浏览等方面，不能进行深度挖掘新功能，使得档案管理系统的功能过于单一，难以真正做到与时俱进，需要管理者能够提高这方面的重视程度。

2.3 档案记录闲置率高

有的企业对档案进行了统计和记录，但已有的设施和条件却不能对已有的档案记录进行高效的读取和利用。说明档案记录的方式和形式并不能为大众所服务，应开发出一种方便大众查阅利用的档案记录形式。

2.4 档案保密工作不到位

在企业已完成的档案数据管理中，数据可以上传到网络终端上，也可以以电子档案的形式发送至多个网络终端，并且也可以以电子文档的形式经过优盘拷贝传送至其他企业，这些传播形式都会对企业的安全问题造成极大的威胁。所以，在档案管理存档时，应根据现阶段企业的特点对档案管理制度进行相应的完善，对档案管理人员定期进行培训，提高安全意识。

3 加强档案管理的有效对策

3.1 提高档案管理意识

提高档案管理意识是必然的要求，只有提高档案管理意识，才能真正推进企业档案管理工作的有效开展，进而为各类经济活动的开展提供有效的决策。而这就对于企业档案管理人员提出了更高的要求，企业档案管理人员的素质以及能力是人们关注的重点，这就需要有关企业部门能够加强档案管理者的教育培训，提高他们的档案管理意识，并且还要使得他们的知识水平以及技能水平得到真正的提高，满足企业档案管理工作的要求，进而加强档案信息的管理。

3.2 确保档案信息的安全性

档案管理人员在进行档案管理时一定将档案的安全性放在第一位，在档案传送及移交时，对于不同的用户对象要给与不同的权限，对于重要的信息，除了管理人员之外都不能有修改的权限，对于非重要的数据信息，公司人员具有拷贝的权限。

3.3 将档案信息时刻为企业服务

现阶段企业档案信息的存储形式多种多要，在调取时也会十分方便，所以档案管理人员在信息传播时，应抓住企业信息需求量大的特点，利用及时有效的手段对信息进行处理，并首先开展档案方便管理的工作，并根据不同的要求，采用相关的服务形式提供企业档案数据，较好的服务企业管理。

3.4 建立企业档案安全信息共享局域网

利用现代网络的优势，在不同部门之间通过建立局域网络，将企业档案安全的、可以共享的数据信息，在企业内部的局域网络中实现共享。并且在共享的同时应尽量实现共享的多元化。多元化对于企业来说是一种共同的趋势，并且符合企业运行的特点。在公司中，档案数量繁多，并且存储的介质也不统一以及档案的重要性也不尽相同，所以在不同的部门、用途、重要性上具体定义档案的类别，然后根据安全评价之后，再进行档案信息的局域网的共享。

3.5 提高档案的利用率

企业中进行档案整理、管理、共享都是为了档案的利用，更好的服务于企业的管理。所以档案管理人员应适应现代化企业的要求，努力学习科学文化知识，掌握处理电子文件、电子档案的技术，正确对档案进行分类、利用现代设备对其进行编制，提高信息的检索效率，最大程度的开挖档案的潜在价值。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，人们的思想认识水平也有了较大的提高，近几年，越来越多的人开始认识到管理工作的重要性，尤其针对一些企业领导者而言，对于管理有关的工作更为关注。而档案管理就是其中的工作内容之一，做好档案管理工作也有着重要的意义。这就需要有关管理者能够提高档案管理的认识，并且能够具备一定的服务理念，加强档案管理方面的创新，避免档案的安全性受到威胁，进而保证档案资源能够得到有效的利用，从而满足企业发展的要求，真正实现企业档案管理水平的提升。

参考文献

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